Skolsekreterare till Höglandsskolan

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Höglandsskolan är en ganska liten, trivsam och trevlig F-9 skola med ca 480 elever och mycket höga kunskapsresultat.

Skolans årskurser är fördelade på en klass i varje årskurs F-3 och tvåparalleller i årskurs 4-9. Höglandsskolan grundades 1931 som en privat skola med en pedagogisk vision och estetisk profil som skolan till stora delar har än idag. På skolan arbetar vi för att behålla och utveckla skolans öppna och förtroendefulla klimat. Skolans arbetssätt skapar positiva mötena mellan eleverna i de olika åldrarna och gagnar en trygg, stimulerande och kreativ miljö för elevernas allsidiga utveckling som vi är måna om. Skolan har många traditioner som genomsyrar läsåret vilket skapar samhörighet, trivsel och trygghet. Höglandsskolan har ca 60 anställda fördelat på skola, fritids, vaktmästeri, och skolkök. Skolans ledning består av rektor, två biträdande rektorer, administrativ chef och i viss mån skolsekreteraren, alla med ett nära samarbete. Skolan genomsyras av hög arbetsmoral, delaktighet, ansvar, trivsel och stolthet för Höglandsskolan. Höglandsskolan ligger vid Höglandstorget i Bromma med naturen runt omkring och nära kommunikationer.

 

Arbetsbeskrivning
Höglandsskolan är en liten skola och vi är måna om att skolan ska fungera på bästa sätt såväl från ledning som från administration. Detta för att underlätta för den pedagogiska verksamheten likväl som för våra brukare och andra de som söker till oss. Skolsekreteraren är en viktig del av skolans verksamhet för att ge service och stöd till personal i administrativa frågor. Skolsekreteraren är även en första kontakt på skolan för vårdnadshavare och utomstående. För att passa för arbetet som skolsekreterare behöver du ha ett trevligt bemötande och vara serviceinriktad. Du behöver vara mån om att ta ansvar för och sätta dig in i skolsekreterarens olika arbetsuppgifter, samt arbeta lösningsorienterat med ett pedagogiskt tänk. Det är nödvändigt att kunna samarbeta likväl med skolledning som övrig personal. Skolsekreteraren har en central roll på skolan och är en viktig del av skolans verksamhet där du deltar aktivt på ledningsmöten. Känner du att ovanstående egenskaper passar in på dig är du välkommen till en skola med gemensamma mål, hög trivsel och en mycket god anda att fortsätta arbetet med skolans höga kvalitet.

Tjänsten som skolsekreterare innefattar bland annat:
• Elevadministration: Ansvar för barn och elevregistret (BER) med elevadministration, skolpliktsbevakning, språkval, fritidshemsplaceringar samt hantering av ledighetsansökningar, nationella prov och betyg.

• Personaladministration: Ansvar för personaladministration i lönesystem, personalsystem, tidrapporter, anställningsavtal samt protokollskrivning och introduktion till ny personal.

• IT-administration. Ansvar för GDPR i samarbete med skolans ledning samt behörig beställare i Serviceportalen och administrering av tjänstekort.

• Vikarieanskaffning: Ansvar för vikarieanskaffning för skola och fritidshem. Vilket innebära att arbetsdagen startar kl 07.

• Antagningsadministration: Ansvar för skolans antagningsprocess under Söka skolaperioden samt löpande in och utskrivningar av elever.

• Modersmål och studiehandledning: Ansvar för administrering av modersmål och studiehandledning.

• Diarieföring och arkivering: Ansvar för skolans diarieföring och arkivering

• Servicefunktion: Ansvar för posthantering och brevutskick, besöksmottagning, telefon, internt och externt informationsflöde, uppdatering av relevanta dokument, distribuering av statistik samt konferensfika, uppvaktningar och trivselaktiviteter för personal.

Ansvara för skolans trivsel, fika till konferenser, blommor vid födelsedagar, utsmyckning vid högtider etc samt trivsel i gemensamma lokaler.

Övrigt förekommande arbetsuppgifter som kan uppstå under läsåret.

Kvalifikationer
Vi söker dig som trivs i skolans flexibla miljö, kan prioritera bland dina arbetsuppgifter och fatta snabba beslut. Du är lyhörd, har god samarbetsförmåga och ett trevligt bemötande även i stressiga situationer. Du har ett driv att lära dig nya arbetsuppgifter, kommer snabbt in i din roll som skolsekreterare och utför dina arbetsuppgifter noggrant och med hög kvalitet. Du har förmågan att se hur ditt administrativa arbete påverkar vardagen för personal och elever på skolan samt hur ditt arbete hänger ihop med verksamheten på kort och lång sikt.


Övrigt

Tidigare erfarenhet som skolsekreterare eller annan adekvat erfarenhet är meriterande. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Under rekryteringen kommer vi att fästa stor vikt vid personlig lämplighet.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.