Skolsekreterare till Komvux Malmö

Ref: 20201606 Arbetsuppgifter
Komvux Malmö söker nu en skolsekreterare. Tjänsten är en visstidsanställning på 12 månader med start i början/mitten av augusti. Intervjuer kommer att genomföras under v 31. 

Som skolsekreterare hos oss ingår du i en större grupp som tillsammans ansvarar för hantering och utveckling av alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Under de senaste åren har en ny administrativ organisation tagit form och i dagsläget finns två administrativa team som båda arbetar mot samtliga verksamheter inom Komvux Malmö. Det ena teamet ansvarar för bland annat reception, medborgarservice, Sfi-anmälan, fakturahantering, ärendehantering och arkiv och det andra teamet ansvarar för elevadministration, provsamordning och schemaläggning. Den utlysta tjänsten finns i det elevadministrativa teamet. 

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan variera över tid och innebär både rutinarbete och utvecklingsarbete. En del av arbetet kommer att vara löpande arbete inom teamets ansvarsområden, främst inom elevadministration. Exempel på löpande arbetsuppgifter är hantering av betyg och betygskataloger, registrering av kurser och elever i vårt verksamhetssystem, rapportering till exempelvis CSN, SCB och UHR samt kontakt med lärare och rektorer i frågor som rör utbildningsadministration. Du kommer att ha ett övergripande ansvar för något eller några ansvarsområden, därför är det av största vikt att du har goda projektledaregenskaper. Du kommer också att utveckla, digitalisera och kvalitetssäkra arbetet med de administrativa processerna, både självständigt och tillsammans med övriga medlemmar i teamet.  I uppdraget ingår även ärendehantering, såsom registrering, diarieföring och arkivering samt intern och extern service, t ex daglig kontakt med elever och personal. 

Kvalifikationer
Vi söker dig med en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng, samt minst ett års erfarenhet av en administrativ roll, gärna inom skolverksamhet. Du har erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system och mycket god datorvana. Det är meriterande om du har dokumenterad erfarenhet av att självständigt har utvecklat administrativa processer och om du har erfarenhet av projektledning. Likaså är det meriterande om du tidigare representerat en verksamhet både internt och externt.

Som person är du serviceinriktad, stresstålig och har en god samarbetsförmåga.
Du är strukturerad och gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor. För att lyckas i rollen som skolsekreterare är det viktigt att du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap, men trivs också med många kontakter och du har ett intresse, en vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du tar stort självständigt ansvar för planering, genomförande, uppföljning och kvalitetssäkring av arbetet, både inom eget ansvarsområde och för verksamheten som helhet. Även under mer intensiva perioder har du förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. 
Du har mycket god svenska, både skriftligt och muntligt. Du behärskar även engelska språket i tal och skrift.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan! 

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden! 

Vill du veta mer om oss? Besök: www.malmo.se/Komvux-Malmo

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tidsbegränsad anställning, 1 år
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Omgående

Övrigt
Om du har sökt tjänster i Malmö stad tidigare så kanske du märker att du till denna tjänst söker på ett nytt sätt, via ett nytt rekryteringssystem. Vi byter rekryteringssystem för att de ska var enklare för dig att söka våra tjänster. Om du har sökt i vårt tidigare system Visma Recruit, och vill återanvända din ansökan i denna rekrytering kan du logga in på ditt konto i Visma Recruit och ladda ner ditt tidigare CV och personliga brev.

Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner.