Skolsekreterare till Komvux Malmö

Ref: 20201932 Arbetsuppgifter
Komvux Malmö söker en driven skolsekreterare! Tjänsten är en visstidsanställning på 10 månader med start snarast enligt överenskommelse.

Som skolsekreterare ingår du i en större grupp av administratörer som tillsammans ansvarar för hantering och utveckling av alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Under de senaste åren har en ny administrativ organisation tagit form och det finns nu två administrativa team som båda arbetar mot samtliga verksamheter inom Komvux Malmö. Det ena teamet ansvarar för bl.a. reception, medborgarservice, Sfi-anmälan, fakturahantering, ärendehantering och arkiv. Det andra teamet ansvarar för elevadministration, provsamordning och schemaläggning. Det är inom det elevadministrativa teamet som den utlysta tjänsten ingår.  

De huvudsakliga arbetsuppgifterna kan variera över tid och innebär både rutinarbete och utvecklingsarbete. En del av arbetet kommer att vara löpande inom teamets ansvarsområden, främst inom elevadministration. Exempel på löpande arbetsuppgifter är hantering av betyg och betygskataloger, dagliga ändringar i schemat, registrering av kurser och elever i verksamhetssystemet, rapportering till exempelvis CSN, SCB och UHR samt kontakt med lärare och rektorer i frågor som rör utbildningsadministration.

Vidare kommer du att ha ett övergripande ansvar för några ansvarsområden. Därför är det av största vikt att du har goda projektledaregenskaper och att du har förmåga att skifta fokus mellan olika arbetsuppgifter och prioritera dem inbördes. Rollen innefattar även att utveckla, digitalisera och kvalitetssäkra arbetet med de administrativa processerna, både självständigt och tillsammans med övriga medlemmar i teamet. Slutligen ingår även viss ärendehantering i uppdraget såsom registrering, diarieföring och arkivering samt intern och extern service, t.ex. daglig kontakt med elever och personal.

Kvalifikationer
Vi söker dig med en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng samt minst ett års erfarenhet av en administrativ roll. Du har erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system och mycket god datorvana. Det är ett krav att du har dokumenterad erfarenhet av att självständigt ha utvecklat administrativa processer, gärna digitala, och att du har erfarenhet av att leda projekt. Vår verksamhet är komplex och det är därför nödvändigt att du har mycket god förmåga att snabbt sätta dig in i stora mängder information och utifrån den kunna planera, genomföra och följa upp arbetet. Du behöver även kunna lära dig ett flertal olika administrativa system på kort tid. 

Som person är du serviceinriktad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och gillar att arbeta med flera varienrande uppgifter samtidigt, allt från kvalificerade till enkla frågor. För att lyckas i rollen som skolsekreterare är det viktigt att du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap. Du ska också trivas med många kontakter och ha intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränga dig för att leverera lösningar. Du tar stort självständigt ansvar för planering, genomförande, uppföljning och kvalitetssäkring av arbetet, både inom eget ansvarsområde och för verksamheten som helhet. Även under mer intensiva perioder har du förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Då du ingår i ett större sammanhang tillsammans med administratörer inom vuxenutbildningsområdet vill vi att du har ett positivt förhållningssätt samt ett stort intresse av att samarbeta med andra för helhetens bästa. Vi tar stor hänsyn till att dina yrkesmässiga och personliga kompetenser kompletterar övrig personal i teamet.

Tjänsten förutsätter att du har god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Varmt välkommen med din ansökan! 

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!  

Vill du veta mer om oss? Besök: https://malmo.se/Komvux-Malmo

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1500 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform: Visstidsanställning, 10 månader
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Övrigt
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta ovan nämnda kontaktpersoner.