Skolsekreterare till Komvux Malmö

Ref: 20222231

Arbetsuppgifter
Vi söker en skolsekreterare till Komvux Malmö. Tjänsten är en tillsvidareanställning med start enligt överenskommelse.

Som skolsekreterare hos oss ingår du i en större grupp av administratörer som tillsammans ansvarar för hantering och utveckling av alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Under de senaste åren har en ny administrativ organisation tagit form och i dagsläget finns två administrativa team som båda arbetar mot samtliga verksamheter inom Komvux Malmö. Det ena teamet, administrativ service ansvarar för bland annat reception, medborgarservice, Sfi-anmälan, fakturahantering, ärendehantering och arkiv och det andra teamet ansvarar för elevadministration, provsamordning och schemaläggning. Den utlysta tjänsten finns i teamet som arbetar med administrativ service.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan variera över tid och innebär både rutinarbete och utvecklingsarbete. En del av arbetet kommer att vara löpande inom teamets ansvarsområden, främst inom administrativ service. Exempel på löpande arbetsuppgifter är fakturahantering, besök, telefoni, mailhantering, registrering och handläggning av olika ärenden i våra verksamhetssystem samt kontakt med elever, lärare och rektorer i frågor som rör utbildningsadministration.

Du kommer utöver detta också ha övergripande ansvar för några ansvarsområden som kommer att förändras kontinuerligt vilket gör att du behöver uppskatta och ha förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsmoment.

Du kommer också att utveckla, digitalisera och kvalitetssäkra arbetet med de administrativa processerna, både självständigt och tillsammans med övriga medlemmar i teamet. I uppdraget ingår även viss ärendehantering, såsom registrering, diarieföring och arkivering samt intern och extern service, exempelvis daglig kontakt med elever och personal.

Kvalifikationer
Vi söker dig med en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng, samt minst två års erfarenhet av en administrativ roll.  Du har erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system och mycket god datorvana. Det är ett krav att du har dokumenterad erfarenhet av att självständigt ha utvecklat administrativa processer, gärna digitala, och att du har erfarenhet av processledning. Vår verksamhet är komplex och därför är det nödvändigt att du har mycket god förmåga att snabbt sätta dig in i stora mängder information och att utifrån den planera, genomföra och följa upp ditt arbete. Du behöver även kunna lära dig ett flertal olika administrativa system på kort tid. Det är meriterande om du har aktuell erfarenhet av administrativt arbete inom vuxenutbildning.

Som person är du serviceinriktad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor. För att lyckas i rollen som skolsekreterare är det viktigt att du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap, men du trivs också med många kontakter och du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du tar stort självständigt ansvar för planering, genomförande, uppföljning och kvalitetssäkring av arbetet, både inom eget ansvarsområde och för verksamheten som helhet. Även under mer intensiva perioder har du förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Då du ingår i ett större sammanhang tillsammans med administratörer inom vuxenutbildningsområdet vill vi att du har ett positivt förhållningssätt samt ett stort intresse av att samarbeta med andra för helhetens bästa. Vi tar stor hänsyn till att dina yrkesmässiga och personliga kompetenser kompletterar övrig personal i teamet.

Tjänsten förutsätter att du har en god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Intervjuer kommer kallas och hållas efter den 8 augusti. Varmt välkommen med din ansökan om du vill bli en del av Komvux Malmö!

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!

Vill du veta mer om oss? Besök: malmo.se/Komvux-Malmo

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

 
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.