Skolsekreterare till Komvux Malmö

Ref: 20223199

Arbetsuppgifter
Vi söker en vikarierande skolsekreterare till Komvux i Malmö med omfattning heltid på ett års vikariat. 

Som vår skolsekreterare blandas ditt administrativa huvuduppdrag med en social roll som arbetar nära såväl elever som kollegor och ledning. Du ingår i en grupp som ansvarar för alla elevadministrativa processer inom Komvux Malmö. Gruppen har övergripande ansvar för planering, uppföljning och utförande av administrativa uppgifter på uppdrag av sektionschef. Du kommer att ansvara för ett eller flera arbetsområden som kan variera över tid. Därför är det viktigt att du har förmåga och uppskattar att snabbt sätta sig in i nya arbetsmoment då ansvarsområden kontinuerligt kan förändras. Vi ser gärna att du tar initiativ till och leder mindre processer/projekt i verksamheten.

Du kommer att ingå i ett team på 18 personer som har ett gemensamt ansvar för elevadministrationen inom Komvux Malmö. Teamet är i sin tur indelat i flera mindre grupper som ansvarar för olika ansvarsområden.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är:


• Elevadministration
• Schemaläggning
• Provsamordning
• Handläggning av ärenden
• Daglig kontakt och service till elever och personal på skolan
• Utveckling och samordning av administrativa processer
• Projektledning inom teamets ansvarsområden.

 

Kvalifikationer
Du har en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng. Du har minst två års erfarenhet av en administrativ roll, gärna inom skolverksamhet eller inom offentlig förvaltning, och har således erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system. För tjänsten är det viktigt att du har mycket god datorvana och goda kunskaper i MS Office. Om du har kunskap i Extens, Raindance eller Platina är det en fördel. 

För att kunna utföra arbetsuppgifterna inom denna tjänst på ett så bra sätt som möjligt behöver ditt arbetssätt kännetecknas av hög kvalitet och noggrannhet. Det administrativa ansvaret kräver att du kan strukturera, organisera och prioritera effektivt i ditt arbete, samt att du har ett analytiskt, lösningsorienterat förhållningssätt. Du gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor. Du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap, men trivs också med många kontakter och att svara på inkomna frågor. Eftersom du dagligen i ditt arbete är i kontakt med bland annat elever, kollegor och skolledning, så är det viktigt att du är tillmötesgående, har ett positivt bemötande samt har ett intresse av att samarbeta med och hjälpa andra. 

Du har mycket god svenska, både skriftligt och muntligt. Du behärskar även engelska språket i tal och skrift.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan! 

Urval kommer att ske löpande men tillsättning kommer ske först efter sista publiceringsdagen.

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!  

Vill du veta mer om oss? Besök: www.malmo.se/Komvux-Malmo 


Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tidsbegränsad anställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse men senast 2/1-2023

Övrigt
Enligt skollagen krävs utdrag ur polisens belastningsregister innan anställning inom gymnasieskola och gymnasiesärskola. Du beställer utdraget via Polisens hemsida på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/skola-eller-forskola/

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.