Skolsekreterare till Pauliskolan

Ref: 20210253

Arbetsuppgifter
Vi söker en skolsekreterare till Pauliskolan.

Som vår skolsekreterare blandas ditt administrativa huvuduppdrag med en social roll som arbetar nära såväl elever som kollegor och ledning. Du ingår i en grupp som ansvarar för alla administrativa processer inom Pauliskolan. Gruppen har övergripande ansvar för planering, uppföljning och utförande av administrativa uppgifter på uppdrag av sektionschef. Du kommer att ansvara för ett eller flera arbetsområden som kan variera över tid. 

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är:


• Elevadministration 
• Daglig kontakt och service till elever och personal på skolan
• Administrativt stöd till skolledning och sektionschef
• Statistikframtagning och analys, mindre utredningar och framtagande av beslutsunderlag
• Arkivering och diarieföring
• Ansvara för administrativ information internt på skolan
• Schemaläggning och planering


Ditt arbete kommer mestadels bedrivas från receptionen. I din roll blir du en viktig del av att se till att skolan får det administrativa stöd den behöver. Du ingår också i ett större sammanhang tillsammans med administratörer på Malmö stads övriga gymnasieskolor.

Kvalifikationer
Du har en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng exepmelvis inom ekonomi, offentlig förvaltning, personalvetenskap, beteendevetenskap eller statsvetenskap. Du har minst två års erfarenhet av en administrativ roll. Du har erfarnehet av att arbeta inom offentlig förvaltning, gärna inom skolverksamhet, och har således erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system. För tjänsten är det viktigt att du har mycket god datorvana, har snabbt för att lära dig nya program samt goda kunskaper i MS Office. Om du har kunskap i Extens, Raindance eller Platina är det en fördel. Det är meriterande om du har erfarenhet av service- och receptionsarbete, schemaläggning och planering, samt arkivering och diarieföring.  

För att kunna utföra arbetsuppgifterna inom denna tjänst på ett så bra sätt som möjligt behöver ditt arbetssätt kännetecknas av hög kvalitet och noggrannhet. Det administrativa ansvaret kräver att du kan strukturera, organisera och prioritera effektivt i ditt arbete, samt att du har ett analytiskt, lösningsorienterat förhållningssätt. Du gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor. Du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap, men trivs också med många kontakter och att svara på inkomna frågor. Eftersom du dagligen i ditt arbete är i kontakt med bland annat elever, kollegor och skolledning, så är det viktigt att du är tillmötesgående, har ett positivt bemötande samt har ett intresse av att samarbeta med och hjälpa andra.

Du har mycket god svenska, både skriftligt och muntligt. Du behärskar även engelska språket i tal och skrift.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan! 

Om arbetsplatsen
Pauliskolan är Sveriges första tekniska läroverk från 1853. Idag är skolan en av de modernaste bakom den klassiska fasaden är allt 2000tal. Den fleråriga satsningen på digitala verktyg i undervisningen bidrar till att vi är ledande inom ny pedagogik. Skolans devis är: Kunskap är makt - makt att forma din framtid.  Pauliskolan erbjuder de högskoleförberedande programmen naturvetenskap, samhällsvetenskap och teknik. Samt yrkesprogrammet barn- och fritidsprogrammet på gymnasie- och vuxenutbildningsnivå. I Pauliskolan ingår även Bernadottegymnasiet som är en profil på samhällsvetenskapligt program med inriktning mot uniformsyrken. Vårt fokus ligger på att väl rusta våra elever för att möta framtiden i fortsatta studier och arbete. 

Vill du veta mer om oss? Besök vår hemsida pauliskolan.malmo.se  


Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta ovan nämnda kontaktpersoner.