Socialförvaltningen söker nämndsekreterare

Salem är den nära kommunen. Här är det nära till beslut och påverkan, nära till rekreation i naturreservat och lokal service. Stockholm når du på 30 minuter med bil eller tåg. Vi har 17 000 invånare och närmare 1000 anställda. Vårt arbete genomsyras av värdeorden samarbete, tillgänglighet, engagemang och nytänkande.

Våra verksamheter visar ofta mycket goda resultat. Ditt arbete är viktigt och bidrar till att kommunen blir ännu mer attraktiv att bo och leva i. Vi erbjuder våra medarbetare ett brett friskvårdsutbud, en rökfri arbetstid och flexibla arbetstider där det är möjligt. Vi strävar också efter mångfald och jämställdhet.

Om arbetsplatsen
Socialförvaltningen erbjuder råd, stöd och service till äldre, personer med funktionsnedsättning, barn, ungdomar, familjer, nyanlända samt personer med beroendeproblematik. Vi bedriver också förebyggande och uppsökande arbete. Socialförvaltningen är organiserad i Individ och familjeomsorgen (IFO), myndigheten för äldre och funktionsnedsättning och utförardelarna inom äldreomsorgen, funktionsnedsättning och IFO som arbetsmarknadsenhet och öppenvård.

Planering- och utvecklingsenheten arbetar med förvaltningsövergripande frågor och utgör ett stöd för politiker och förvaltningens verksamheter. Enheten utreder, bereder och sammanställer ärenden inför de politiska sammanträden som den också administrerar. Enheten utgör också stabsfunktion till förvaltningsledningen vad gäller ledning, styrning och uppföljning – inklusive kvalitet, patientsäkerhet och systematisk arbetsmiljöarbete. Här ingår bland annat registrator, arkivering, och systemförvaltning. 

Tjänsten som nämndsekreterare och handläggare är centralt placerad på socialförvaltningen med placering i kommunhuset vid Salems centrum.

Arbetsuppgifter

Du förbereder inför och dokumenterar vid nämndsammanträden och vid individutskottet. Tjänsten innebär att du har en nyckelroll när det gäller samordning och administration av ärendeprocessen till nämnd. I tjänsten ingår bland annat att:


• ansvara för dokumentationen i anslutning till presidieberedning, nämndmötena samt individsutskotten samt förberedelser, utskick av handlingar och protokollskrivande
• planera och kvalitetssäkra ärendeberedningsprocessen
• granska beslutsunderlag inför nämnd och individutskott
• ge stöd till politikerna i nämnden kring arvoden, hantering av handlingar och andra praktiska förutsättningar för att genomföra möten
• handlägga/utreda ärenden på uppdrag av socialnämnden eller förvaltningsledning
• klagomåls- och synpunktshantering

I uppdraget ingår hantering av nämndens diarieföring av handlingar och ärenden samt utlämnande av allmänna handlingar. Nämndsekreterare ansvarar för arkiveringen av nämndens dokument.

Salems kommun använder sig av Lex som diarieföringssystem och stöd i den politiska beslutsprocessen. Du är också ansvarig för att kommunicera besluten till myndigheter och handläggare.

Vi ser gärna att du är intresserad av digitalisering och dess möjligheter där ditt stöd och kompetens kommer väl till pass vid uppbyggnad och implementering av ett E-arkiv. I rollen ingår också att fungera som expert inom registratur och arkivfrågor och förstå hur du ska organisera, stötta och öka kunskapen inom organisationen. 

Kvalifikationer
För att lyckas i rollen har du: 


• samhällsinriktad högskoleexamen eller annan högskoleexamen som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation - kommun, region eller statlig myndighet
• erfarenhet av att strukturera, planera och organisera större processer som involverar olika aktörer samt att hålla uppsatta tidsramar
• god digital kompetens och förmåga att tillägna dig nya system som arbetsredskap
• god förmåga att arbeta både i grupp och självständigt samt att växla mellan praktiskt och strategiskt arbete
• lätt för att uttrycka dig i tal och skrift

Det är meriterande om du har: 


• kännedom om kommunlagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen
• erfarenhet av nämndadministrativt arbete 
• erfarenhet av digital nämndprocess och E-arkiv

Som person är du stabil och serviceinriktad och har förmåga att behålla professionalitet även under utmanande omständigheter såsom korta tidsramar. Du är en noggrann och problemlösande administratör, med stor förmåga att arbeta självständigt. Rollen kräver att du är strukturerad och duktig på att planera, organisera och prioritera. Du är bra på att både sätta upp och hålla tidsramar. Du skall ha känsla för service, vara initiativrik och ha lätt för att samarbeta. Det är också viktigt att du är kommunikativ och uttrycker dig väl, både muntligt och skriftligt. Socialförvaltningen är en förhållandevis liten organisation vilket gör att arbetsuppgifterna kan variera och att alla hjälps åt med det som behöver göras. 

Vi ser gärna att du har ett brett samhällsintresse.

Anställningsvillkor
Tillsvidare, heltid

Tillträde enligt överenskommelse

Sista ansökningsdatum 2022-04-20

Obekväm arbetstid i form av kvälls sammanträden förekommer vid några tillfällen under månaden.

Intervjuer sker löpande under ansökningsperioden


För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Salems kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Det är dessutom viktigt att Du fyller i din ansökan noggrant då dina meriter kommer att viktas mot andra sökande.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Salems kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.