söker en kontorsansvarig till vårt huvudkontor

Friends är en icke-vinstdrivande organisation vars uppdrag är att stoppa mobbning. Vi utbildar och stödjer skolor och idrottsföreningar i hela landet. Vår vision är ett samhälle där barn och ungdomar växer upp i trygghet och jämlikhet. Friends arbetar långsiktigt genom utbildning, rådgivning och opinionsbildning för att öka kunskap och engagemang hos vuxna och barn. Som stiftelse är vi politiskt och religiöst obundna och har ett 90 konto tilldelat av Stiftelsen för insamlingskontroll, SFI. Vi finns representerade i hela landet via våra regionkontor i Umeå, Stockholm, Göteborg, Linköping och Malmö, med 40 anställda. Kontorsansvarig Vi söker dig som brinner för att ge god service. Du är van att hantera kundkontakter på ett professionellt och trevligt sätt. Du har god förmåga att organisera och strukturera, planera och prioritera och har lätt för att ta egna initiativ. Har du tidigare erfarenhet av att effektivisera och förbättra administrativa processer är det ett plus. Rätt person kommer att få växa med ansvar. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter Som kontorsansvarig är du först och främst vårt viktiga ansikte utåt genom vår reception och växel. Tjänstens administrativa arbetsuppgifter innefattar bl.a. inköp av kontorsmaterial, posthantering, eposthantering såsom ansvar för koordinering av vår "info-mail" och uppdatering av register. Du blir kontaktperson gentemot våra olika leverantörer och ansvarar för dessa avtal. Vi tror att dina uppmärksamma ögon kan bidra till ytterligare utveckling och effektivisering inom vår administration. En annan del av arbetet innebär att vara administrativt stöd till vår verksamhetschef till exempel genom mötesbokningar, framtagande av underlag och presentationsmaterial. Arbetet är självständigt med eget ansvar. En del av arbetet kan ske utifrån långsiktig planering och en del av arbetet är mer svårplanerat med korta deadlines. Kvalifikationer & personliga egenskaper Tjänsten förutsätter att du har tidigare erfarenhet av att jobba med liknande uppgifter. Du har en slutförd gymnasieutbildning eller motsvarande samt några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du har en god datavana, främst från Officepaketets alla delar. Vi ser gärna att du har erfarenhet från någon typ av bokningssystem och/eller kundstödssystem. Du trivs bra med att arbeta självständigt men tycker även om att arbeta med andra och har en social förmåga. Du är nyfiken och inte rädd att fråga om hjälp när det behövs. Vi förutsätter att du formulerar dig mycket väl i tal och skrift och har god känsla för det svenska språket. Välkommen till vårt gäng på Friends!