Stabssekreterare

Halmstad är en expansiv kommun där vi arbetar för att våra 100 000 kommuninvånare ska trivas och få ut mer av livet. Här finns möjligheterna för dig som vill ha ett meningsfullt arbete och bidra med engagemang och nytänkande. Tillsammans med 9000 kollegor är du med och bygger hemstaden, kunskapsstaden och upplevelsestaden. Läs mer om oss https://www.halmstad.se/intro

Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens uppdrag är att genom utbildning, praktik och arbete öka individens förutsättningar för att hitta ett arbete och bli självförsörjande. Vi har bland annat kommunens största samlade utbud av gymnasieutbildningar samt kurser för vuxna.

På förvaltningskontoret jobbar förvaltningschef tillsammans med stödfunktionerna, HR, Kvalitet och Ekonomi. Tillsammans fungerar de som en central stödfunktion till alla utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter.

ARBETSUPPGIFTER
Söker du ett varierat arbete som bygger på service och samverkan? Älskar du att ge det där lilla extra som gör att just du blir oumbärlig? Då kan rollen som stabssekreterare hos oss vara något för dig.

Som stabssekreterare på utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förvaltningskontor har du en viktig roll i att stötta och avlasta förvaltningschefen och staben. Arbetsuppgifterna kan variera från dag till dag beroende på vad som behöver göras och prioriteras. För att trivas i rollen krävs att du är en flexibel och lättsam person samt att du är händig och orädd för att rycka in där det behövs. Detta gäller alla arbetsuppgifter- högt som lågt. I din roll ingår det att vara behjälplig där behovet finns.

Exempel på arbetsuppgifter är möteshantering, skriva minnesanteckningar och protokoll, boka lokaler samt hantera och attestera fakturor. Du får mandatet att sköta förvaltningschefens kalender med bokningar, kontakter, besök etcetera. För att skapa god överblick över arbetsområden behöver processer samordnas vilket ingår i din arbetsroll. Du är den förmedlande länken till förvaltningschefen och tillsammans kommer ni att ha kontinuerliga avstämningar varje vecka.

Övriga vanligt förekommande arbetsuppgifter är olika administrativa uppgifter, t.ex. samordning av övergripande förvaltningsintroduktion och inbjudan och anordnande av firande av förvaltningens "hedersjubilarer", beställning av kontorsmaterial samt ansvar för inköp av presenter och dylikt.

Arbetsuppgifterna är varierande och spänner sig över en stor bredd. Tjänsten kommer till viss del utformas efter den person som får tjänsten.

Du arbetar under förvaltningschefen som är direkt underställd kommundirektören.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning med inriktning administration alternativt mer än 5 års arbetslivserfarenhet av administrativt arbete med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, gärna inom skolförvaltning.

För att trivas som stabssekreterare är du servicemedveten, prestigelös och självgående. Du är positiv till förändringar och kommer med egna initiativ och kreativa idéer. Vidare har du ett noggrant, strukturerat och innovativt arbetssätt. Vi förväntar oss att du är trevlig, representativ och relationsbyggande. Arbetet är varierande och bygger på samverkan, så det är viktigt att du har god samarbetsförmåga och är beredd på att utföra såväl rutinartade som mer kvalificerade arbetsuppgifter.

Du är van vid att arbeta i olika system samt har goda kunskaper i svenska och kan uttrycka dig väl både i tal och i skrift.


ÖVRIGT
Vi värdesätter de kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att vederbörliga beslut tas.