Stockholms stad söker Systemförvaltare – verksamhet

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stockholms stads ambitioner är höga gällande att ta till vara på digitaliseringens möjligheter. Som en del av stadens utvecklingsarbete har kommunfullmäktige tagit beslut att införa standardiserade arbetssätt och gemensamt systemstöd för ärende- och dokumenthantering i hela staden.

Syftet med att införa gemensamma arbetssätt och ett gemensamt systemstöd är att förbättra servicen till medborgarna, skapa en effektivare handläggning, säkerställa väl underbyggda beslut, samt öka säkerheten för att rätt information och handlingar distribueras till rätt personer.

Införandet av nytt arbetssätt och nytt systemstöd pågår och sker i projektform inom program eDok. Programmet ansvarar för att ta fram nya arbetssätt, upphandla systemstöd och implementera detta hos tre piloter. Resultatet av programmet ska sedan lämnas över till förvaltningsorganisation. Inom ramen för förvaltningen ligger både breddinförande av systemstöd eDok i hela staden, och förvaltning av det standardiserade arbetssättet och systemstödet. Program eDok leds av Stockholms stadsarkiv. Förvaltningsorganisationen är för närvarande placerad i Stadsledningskontoret men kommer, under förutsättning av fattande av politiskt beslut, att förläggas i Stadsarkivet.

Stockholms stad omfattar 30 förvaltningar och 15 bolag med ca 40 000 anställda. eDok beräknas ha upp till 10 000 aktiva användare.

Vi söker nu en systemförvaltare för verksamhetsnära förvaltning som vill vara delaktig i ett av stadens stora utvecklings- och IT-projekt. Förvaltningsteamet kommer inledningsvis att utgöras av ytterligare två resurser, en förvaltningsledare och en systemförvaltare-IT.




ARBETSUPPGIFTER
Rollen som systemförvaltare-verksamhet kommer att vara ett ansvarfullt och omväxlande arbete, där din helhetssyn och erfarenhet kommer att vara en viktig del för att effektivt kunna vara en del i uppsättningen av förvaltningen för eDok.

Som ansvarig för den verksamhetsnära förvaltningen kommer du bland annat att ansvara för de verksamhetsnära komponenterna i eDoks förvaltning, stötta förvaltningsledaren i att styra och planera förvaltning genom behovsfångst hos verksamheterna som använder eDok, delta i breddinförandet av eDok i staden samt fånga, analysera och formulera krav på IT-stödet ur ett verksamhetsperspektiv. I rollen ingår även att leda uppdrag och utredningar ur ett verksamhetsnära förvaltningsperspektiv, att säkra användbarheten ur ett användarperspektiv, bl.a. genom information och utbildning och utgöra användarstöd.

Du kommer även medverka vid framtagande av nya processer, rutiner, mallar, dokumentation och utbildningsmaterial, ansvara för att dessa är uppdaterade samt olika typer av säkerhetsnivåer (PuL och sekretess). Du arbetar med att tillgodose verksamhetens behov av förändringar i arbetsprocesser och systemstöd eDok. Vidare är du även delaktig i att säkerställa att utveckling sker enligt ställda krav och gällande lagstiftning. I rollen kan det komma att ingå processansvar för stadsgemensamma processer som t ex remisshantering.

Då detta är en ny roll kommer du ha goda möjligheter att påverka ditt arbete.



KVALIFIKATIONER
Du har minst en treårig högskoleutbildning eller har förvärvat motsvarande kunskaper på annat sätt samt har erfarenhet av att arbeta med förvaltning och förvaltningsmodeller (gärna PM3) och minst 3 års erfarenhet av att arbeta i stora organisationer. Vidare har du flerårig erfarenhet av att arbeta i liknande införandeprojekt och då gärna på beställarsidan. Du har erfarenhet av att utbilda användare och kompetens inom förvaltning, behovsanalys och kravhantering samt god vana av processkartläggning, informationsmodellering och processansvar.

Det är meriterande om du har en bakgrund som arkivarie eller registrator med kompetens inom styrning av ärende- och dokumenthantering eller har förvärvat motsvarande kunskaper på annat sätt. Det är även meriterande om du har erfarenhet av plattformen Platina samt om du tidigare har arbetat inom en politiskt styrd organisation.

Vi kommer lägga särskild vikt vid följande kompetenser:
Som person är du van vid att hantera olika typer av människor och har lätt för att samarbeta. Du är trygg i dig själv och är självständig i din roll med en god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är van vid att leda grupper och har lätt för att få med dig alla till att arbeta mot uppsatta mål och resultat. Vidare är du utåtriktad, och har en god pedagogisk förmåga. Du är lyhörd för organisationens behov och kan balansera den mot andra aktörers krav och söker konstruktiva lösningar utifrån olika intressenters perspektiv. Du ser på sakers långsiktiga betydelse och vidare konsekvenser och anpassar dina handlingar till detta.

Vill du vara delaktig i ett av stadens stora utvecklings- och IT-projekt?

Varmt välkommen med din ansökan!




ÖVRIGT
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.