Studieadministratör

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Fakulteten för hälsa och samhälle
Fakultetens utbildning och forskning bedrivs inom fyra institutioner och en enhet med visionen att främja hälsa och delaktighet. Vid fakulteten utvecklas forskning som fokuserar på samhällsrelevanta problem och söker lösningar inom flera forskningsfält. Fakulteten utvecklar ledande professionsutbildningar som förser hälso- och sjukvård, socialt arbete och näringsliv med kompetent personal. Fakultetens utbildning och forskning finns på fyra platser i Malmö. De allra flesta medarbetare och studenter finns på Malmö sjukhusområde, där fakultetens kansli också finns, men fakulteten har också verksamhet på Universitetsholmen nära Malmö centralstation samt i Västra hamnen. Läs mer om Fakulteten för hälsa och samhälle här. 

En av våra studieadministratörer ska vara tjänstledig för att prova annan tjänst och vi söker därför en vikarie.

 

Innehåll och arbetsuppgifter
Som studieadministratör tillhör du det administrativa kansliet vid fakulteten. Kansliets medarbetare arbetar bland annat med studie- och utbildningsadministration på grund- och avancerad utbildningsnivå, forskningsadministration och ger stöd i nämndarbete. Som studieadministratör ingår du i en grupp med andra studieadministratörer som tillsammans utgör det studieadministrativa stödet till fakultetens institutioner. Du har mycket kontakter med studenter och lärare inom de kurser där du sköter administrationen.

 I arbetsuppgifterna ingår t.ex.:


• registreringar, registerutdrag och övrig administrativ hantering i olika studieadministrativa system
• uppdatering/publicering på olika informationsplattformar
• administration kring antagningar (reservantagning, antagning till senare de)
• administration kring kurs- och programuppföljningar
• utskick (t.ex. välkomstmejl till nya studenter)
• bistå med intyg till studenter
• administrativ hantering av ansökningar från studenter (t.ex. tillgodoräknanden, studieuppehåll och dispenser)
• delta i upprop
• sekreterare m.m. i etikrådet

Observera att de ovan beskrivna arbetsuppgifterna endast utgör exempel och att arbetsuppgifterna kan komma att förändras efter hand.

En viktig del av arbetet är också att ge service till framför allt lärare och studenter, vilket görs via besök, telefon och mejl.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en treårig gymnasieexamen, gärna med en administrativ eller teoretisk inriktning av något slag. Du har erfarenhet av arbete där administration och service utgjort de huvudsakliga arbetsuppgifterna. För att klara arbetet förutsätts att du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och det är ett krav att du behärskar både svenska och engelska flytande.

Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete inom högskole- och universitetssektorn. Det är även meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för området.

Utöver den formella kompetensen ska universitets medarbetare ha de personliga förmågor som behövs för att fullgöra anställningen väl och för att företräda universitetet på bästa sätt.

Eftersom du kommer ingå i en studieadministrativ grupp är det viktigt att du uppskattar att arbeta och utvecklas tillsammans med andra. För att trivas i rollen måste du även ha förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna, ha ett intresse för administrativa uppgifter och en utpräglad servicekänsla som anpassar sig efter verksamhetens behov. Vi befinner oss i en händelserik arbetsmiljö, där arbetsinnehåll, samarbetsparter och verktyg kan förändras över tid, vilket vi önskar att du finner positivt och stimulerande. Vidare måste du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna hantera en tidvis hög arbetsbelastning. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

 

Upplysningar
Stephan Gavare, administrativ chef, stephan.gavare@mau.se, 040-6657835

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

 

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2023-02-23 

Ansökan skall innehålla:


• Meritförteckning med din utbildnings- och arbetsbakgrund. Det är bra om det tydligt framgår vilka arbetsuppgifter du har haft i dina tidigare jobb.
• Personligt brev på max 1 sida, där du beskriver varför du söker tjänsten samt vad som gör dig till den mest lämpliga kandidaten
• Löneanspråk

 

Övrigt
Anställningen är ett vikariat på heltid t.o.m. 2023-09-30

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Löneanspråk ska anges i ansökan.

 
Tillträde
Så snart som möjligt.

 

Fackliga företrädare
SACO: saco-s@mau.se

SEKO: sekocivil@seko.lu.se  

OFR: naser.eftekharian@mau.se 

 

Välkommen med din ansökan!