Supportkoordinator till ansökningssystem för forskningsansökningar

Vetenskapsrådet söker en supportkoordinator som ska koordinera arbetet med användarsupporten i Prisma. Prisma är ett ansöknings- och ärendehanteringssystem som används för att ansöka om forskningsmedel, granska ansökningar, förvalta forskningsbidrag och diarieföra inkomna handlingar. Prisma ägs av tre statliga forskningsråd; Vetenskapsrådet, Formas och Forte och används av ytterligare några myndigheter. Idag har Prisma cirka 80 000 aktiva externa användare och hanterar över 10 000 ansökningar om forskningsmedel årligen. Låter det här spännande? Välkommen med din ansökan!

Rollbeskrivning och arbetsuppgifter
I rollen som supportkoordinator har du en viktig roll i att vara första kontaktpunkt när det gäller att hjälpa både externa och interna användare av Prisma. Prisma har två huvudsakliga delar, en intern ärendehantering baserad på Formpipe Platina och en egenutvecklad webbportal. Supporten ger stöd till användare i båda systemen. Användarna i systemet arbetar ofta mot skarpa deadlines och det är viktigt att de får snabb och effektiv hjälp när de kör fast i systemet.

Prisma har ett högt förändringstryck och levererar ny funktionalitet ungefär var sjätte vecka. Systemet förvaltas enligt modellen PM3 och utvecklingsarbetet drivs agilt enligt metodiken Scrum. Supporten är integrerad i ett team med förvaltningens övriga delar med systemutveckling, testning och kravanalytiker och deltar på förvaltningens gemensamma möten.

 I arbetsuppgifterna ingår att


• arbete i supportens första linje med att besvara frågor från externa och interna användare, detta utgör en stor del av arbetstiden
• upprätta och utveckla supportens rutiner och arbetssätt med fokus på förbättringar för både användare och support
• administrera och ta ansvar för supportens och förvaltningens verktyg
• delta i förvaltningens arbete och bidra med kompetens och insikter från supporten i utvecklings- och förbättringsarbetet
• koordinera supportpersonalens arbete och säkerställa att supporten är ändamålsenligt bemannad
• säkerställa att uppkomna fel dokumenteras och hanteras
• samspela med supportens andra linje och vid behov eskalera ärenden för rättning
• vara ansvarig för förvaltningen av Prismas supportwebb där exempelvis användarmanualer finns.

Vem är du?
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det är viktigt att du är servicemedveten och har ett professionellt, hjälpsamt och trevligt bemötande när du besvarar ärenden och att du kan förklara tekniska termer på ett pedagogiskt sätt till användare utan IT-vana. Då Prismaförvaltningen arbetar tätt tillsammans över alla roller och även gentemot verksamheten, och alla förväntas bidra med sin kompetens och erfarenhet till förvaltningsarbetet, är det viktigt att du har en god samarbetsförmåga och är relationsskapande. Du har också en drivkraft att utveckla supportens arbetssätt och rutiner för att effektivisera arbetet och ge bättre stöd till användarna.

 Utöver de personliga egenskaperna söker vi dig som har: 


• minst något års erfarenhet av supportarbete från en helpdesk/servicedesk eller motsvarande
• vana vid att kommunicera med olika typer av användare
• dokumenterad IT-vana och en förmåga att sätta dig in i olika typer av system 
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift

Det är meriterande om du har:


• erfarenhet som teamlead eller med annat samordnande ansvar
• erfarenhet av att arbeta i Jira service desk, Jira software och/eller Confluence
• kunskaper om best practice för supportverksamhet och/eller certifieringar inom support (exempelvis från HDI)
• erfarenhet av en agil utvecklingsverksamhet
• erfarenhet av att arbeta och skriva queries i SQL Server

Placering
Vi sitter på Hantverkargatan 11 i centrala Stockholm. Om arbetsuppgifterna tillåter finns möjlighet att arbeta på distans på deltid.

 
Anställningsform och tillträde
Vi erbjuder en tillsvidareanställning på heltid med 6 månaders provanställning. Vi ser gärna att du börjar så snart som möjligt, med hänsyn till eventuell uppsägningstid.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet är du välkommen att kontakta,

Mattias Pettersson, förvaltningsledare 08-546 44 107
Anna Vallstedt Haeger, enhetschef 08-546 44 269
Nour Gustafsson, HR-konsult 08-546 44 225
Maria Starborg, Saco-S 08-546 44 237
Anneli Fröjd, ST 08-546 44 333

Så ansöker du
Skicka in CV och personligt brev samt besvara urvalsfrågorna så utförligt du kan i vårt rekryteringssystem senast 20 februari 2024.

Märk ansökan med diarienummer 1.1.2-2024-00085.

Om oss
Vetenskapsrådet är Sveriges största statliga forskningsfinansiär. Vårt arbete handlar om att ge forskare goda förutsättningar att bidra till samhället med forskning av högsta kvalitet. Hos oss arbetar omkring 260 personer i moderna lokaler i centrala Stockholm och Göteborg. Vi hanterar ansökningar, utvärderar och följer upp forskningens villkor och kommunicerar om forskning.

Läs mer om vår arbetsplats och möt några av våra medarbetare på www.vetenskapsrådet.se.