Svenska Filminstitutet söker en Fastighetssamordnare

Svenska Filminstitutet är en samlande röst för filmen i Sverige och en mötesplats för upplevelser och insikter som stärker filmen i alla led. Filminstitutet bevarar och tillgängliggör det svenska filmarvet, verkar för att barn och unga har goda kunskaper om film och rörlig bild, stödjer produktion, distribution och visning av värdefull film samt representerar den svenska filmen internationellt. Genom en mångfald av berättelser skapas samtal och insikter som stärker individen och vår demokrati. Tillsammans möjliggör vi för fler att skapa, uppleva och berikas av film.

Svenska Filminstitutet har närmare 140 medarbetare fördelat på fem avdelningar - Filmarvet, Film och samhälle, Filmstöd, Kommunikation samt Verksamhetsstöd. Vårt uppdrag styrs av de av riksdagen beslutade sju filmpolitiska målen, vilket gör vår verksamhet mångfacetterad och komplex.

Fastighetsenheten som ingår i Verksamhetsstöd är delad i två delar, den ena är Fastighet som driver våra fastigheter och den andra är Internservice där vi ger service till både internt och till våra hyresgäster. Stiftelsen Svenska Filminstitutet äger Filmhuset som ligger på Gärdet i Stockholm, Filmarkivet i Rotebro och arkivet i Grängesberg.

Internt kommer du främst att samarbeta med dina kollegor i Fastighetsenheten. Du blir del av ett team om sju personer som arbetar som fastighetsskötare, fastighetstekniker, projektledare och Internservice. Rapportering sker till Filmhuschef (fastighetschef). Tjänstens huvudsakliga placering är i Filmhuset på Gärdet.

Arbetsuppgifter

Rollen som fastighetssamordnare handlar om att kontinuerligt och aktivt arbeta för att säkerställa att kärnverksamheten på Svenska Filminstitutet kan bedrivas på ett effektivt sätt. Det innebär att du ger råd och stöd till chefer samtidigt som du driver olika frågor som på något sätt är kopplat till lokaler. Dessutom är vi fastighetsägare och har ca 10 hyresgäster som vi stödjer och hjälper dem att få ut det mesta av våra fastigheter.

Som fastighetssamordnare på Svenska Filminstitutet har du ett ansvar för våra tre fastigheter, tekniskt och ekonomiskt, tillsammans med våra fastighetstekniker och fastighetsprojektledare. Det skapar i sin tur förutsättningar för att kunna planera och underhålla våra fastigheter på ett långsiktigt och hållbart sätt. Fastighetsbeståndet är i behov av löpande renovering, det innebär att du kommer arbeta med en del renoveringsprojekt och akuta åtgärder vid olika sorters skador samt inre och yttre underhåll. Utöver detta tillkommer sedvanliga arbetsuppgifter på Fastighetsenheten.

Dina erfarenheter och kunskaper

Vi söker dig som har erfarenhet av liknande arbete och administration. Du har antingen gymnasieutbildning plus arbetslivserfarenhet inom området som arbetsgivaren bedömer relevant alternativt en relevant eftergymnasial utbildning inom området. Det är meriterande med arbetslivserfarenhet inom fastighetsförvaltning, utbildning inom fastighetsförvaltning, kunskap inom hyreslagstiftning och erfarenhet av projektledning.

Du har erfarenhet av:

- Tekniskt stöd till fastighetschef och fastighetstekniker
- Att stödja hyresgäster vid byggprojekt, avflyttning och underhållsbesiktning
- Daglig kontakt med hyresgäster och andra kunder
- Uppdatering av underhållsplaner
- Budgetplanering för drift och projekt inom fastighet med fastighetstekniker
- Övergripande tillsyn av fastigheter och att komma med förslag på åtgärder med fastighetstekniker
- Att administrera avtalsdokument och övriga dokument
- Att sköta och uppdatera förteckning över avtal- och garanti-dokument
- Att bevaka myndighetskrav, skapa åtgärder med mera tillsammans med fastighetstekniker och Internservice
- Att sköta säkerhetssystem (drift, passage, brand och säkerhet)
- Att vara ansvarig för fastigheters IT-system och kontakt mot IT och underleverantörer
- Att arbeta med Outlook, Word, Excel och PowerPoint


Dessutom har du:

- B-körkort
- Mycket goda kunskaper i svenska, tal och skrift
- Goda kunskaper i engelska, tal och skrift


Meriterande kunskaper

- Projektledning
- Upphandling av varor och tjänster enligt LOU
- Bevarande av lokaler
- Kännedom om kylmagasin/arkiv och frysmagasin/arkiv
- Diarieföring av allmänna handlingar
- Fysisk säkerhet
- Kunna arbeta med ritningsverktyget CAD


Personliga egenskaper

- Strukturerad och ordningsam
- Förstår vikten av att samarbeta och vara en lagspelare, se teamet som en förutsättning för att utföra ett bra arbete
- Kommunikativ och serviceinriktad gentemot både kunder och kollegor
- Vara flexibel och behjälplig i andra delar av verksamheten vid behov
- Lösningsorienterad med förmåga att arbeta med förbättringsåtgärder



Ansökan

Svenska Filminstitutet vill vara en attraktiv arbetsplats som utmärks av en strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter då vi eftersträvar att bredda representationen i organisationen.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start snarast enligt överenskommelse.

Ansökan med CV och personligt brev ska vara oss tillhanda senast den 15 september 2022. Urval och intervjuer sker löpande. Rekryteringen har diarienummer SFI-2022-2483.

För ytterligare information om tjänsten, kontakta Johan Eek filmhuschef johan.eek@filminstitutet.se 08-665 11 62.Fackliga företrädare är Tomas Johansson, ST-Kultur tel 08-665 11 35 och Torkel Stål, SACO tel 08-665 11 40.

Observera att i princip allt material som inkommer till Filminstitutet blir allmän handling och kan komma att begäras ut. Filminstitutet är skyldigt att lämna ut alla allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess.