Systemintresserad resesamordnare

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Har du erfarenhet av att arbeta med reseadministration och självbokningssystem? Vill du vara en del av en spännande myndighet i tillväxtfas? Då kan du vara den vi söker!

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?

I rollen som resesamordnare på FOI är du mellanhanden mellan resenären och resebyrån. Du är ”super-user” av självbokningssystemet och systemet för reseutlägg och felsöker, kontrollerar loggar och hanterar systemuppdateringar/-ändringar och filinläsningar. Du agerar kontaktperson mot externa leverantörer och resebyrån. En viktig del av uppdraget innebär att du bevakar utvecklingen inom området, utformar interna riktlinjer, upprättar dokumentation och utbildar medarbetare och chefer inom FOI i frågor som rör resor. I rollen ingår även löpande arbete som reseräkningshantering, stöd till verksamheten rörande resebeställningar, reseräkningar och tjänster som rör tjänstereseförsäkring, betalkonto/fakturor samt arkivering.

Du deltar i myndighetsövergripande projekt och samarbetar med övriga funktioner inom avdelningen. Rollen består till stor del av självständigt arbete men i nära kontakt med reseadministratör och kollegor inom Personalenheten.

Har du den kompetensprofil vi behöver ? 

Vi söker dig med lägst gymnasieutbildning samt minst fem års erfarenhet av arbete inom reseområdet. Du har god vana av att arbeta i rese- och självbokningssystem och har erfarenhet av systemadministration. Du har bistått med stöd till verksamheten i resefrågor och hanterat såväl interna och externa kontakter. Då du kommer att ha kontakter inom Sverige och utomlands krävs det att du har goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.

Meriterande är om du har utbildning inom reseområdet, erfarenhet av arbete i affärsresebranschen samt arbetat med reseräkningar, traktamenten och utlägg, kortadministration och avstämningar.

I rollen som resesamordnare ser vi att du är initiativtagande och självgående. Då arbetet ibland kan innebära att hantera snabbt uppkomna situationer krävs att du är flexibel, stabil och kan leverera god kvalitet och service. Du har god samarbetsförmåga och kommunicerar på ett tydligt och pedagogiskt sätt med medarbetare, chefer och externa partners. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi dig?

På FOI bidrar du med din kunskap i en verksamhet som bidrar till ett starkare totalförsvar och samhälle. Tillsammans med dina kollegor hittar du lösningar på komplexa frågor i din yrkesroll i den stödjande verksamheten eller som expert inom ett forskningsområde. Ditt arbete på FOI gör att våra uppdragsgivare som till exempel Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att ingå i sektionen Lön och Resor som är en del av Personalenheten och tillhör avdelningen Forskningsstöd. Läs gärna mer om vad vi gör: https://foi.se/om-foi/organisation/forskningsstod.html . Tjänsten är placerad i Kista och resor till våra övriga verksamhetsorter förekommer.

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Vi arbetar medvetet för en hållbar och inkluderande arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att  jobba hos oss.  

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 26 oktober!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta sektionschefen för Lön och Resor. Fackliga företrädare är Fredrik Ringblom (Saco-S) och Eva Larsson (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.



Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes