Transcom söker Office Administrator

Transcom Worldwide är en global Kundservicespecialist. Vi är 29,000 medarbetare på 62 contactcenter i 26 länder, där vi förmedlar kundservice på 33 språk till över 400 kunder. Transcom Sverige grundades 1995 i Karlskoga av Kinnevik-koncernen. Idag finns Transcom representerade på sex orter i Sverige; Borås, Karlskoga, Örebro, Eskilstuna, Stockholm och Umeå. Transcom finns i hela världen och ger kundservice till stora välkända varumärken. Vi söker alltid duktiga kollegor som passionerat och innovativt bidrar till excellent customer experience.


Har du erfarenhet av receptionistyrket och har god administrativ vana? Har du ett gott bemötande, är serviceinriktad och lämnar ett positivt intryck till besökare och medarbetare? Då är det här tjänsten för dig!

Som Office administrator ansvarar du för att ge såväl intern som extern service. Du kommer vara vårt ansikte utåt och ansvara fullt ut för vår reception här på Transcom. Du tar emot och välkomnar besökare, svarar i telefon, bokar konferensrum inför möten och ser till att kontoret ser representativt ut. Vidare så ingår det i denna roll ett stort ansvar för kontakten med våra lokala leverantörer samt hantering av leverantörsfakturor.

Du kommer även att:

-Verka som ett administrativt stöd åt vår CCM och HRM
-Genomföra förhandlingar med lokala leverantörer
-Boka resor och hotell
-Ansvara för de flesta inköp på siten, såsom kontorsmaterial och möbler, i samarbete med CCM
-Vara arbetsledare till vaktmästare
-Samordna säkerhets- och skyddsbehoven på Transcom Eskilstuna samt genomföra utbildningar inom detta område.
-Vara ett samordnande stöd till hela verksamheten.
-Kontrollera och hantera avvikelser av fakturor från samtliga leverantörer

Samtidigt är du ansvarig för att upprätthålla en trivsam och professionell miljö på kontoret och se till att receptionen lever upp till förväntningarna avseende funktion, utseende och bemötande.

Personliga egenskaper och kvalifikationer:

Som person är du noggrann, social och har ett gott öga för detaljer och service samtidigt som du njuter av att vara flexibel i en snabb och föränderlig miljö. Du har en styrka i att du får alla att känna sig välkomna och sedda. Du trivs med att lösa dina uppgifter på rätt sätt, är snabb i dina prioriteringar, ansvarstagande och bra på att hålla deadlines samt att du har en förmåga att hålla igång många processer samtidigt. Eftersom du arbetar med flera funktioner inom verksamheten är det viktigt att du kan samarbeta, vara flexibel och lyhörd.

Till denna tjänst söker vi dig som har erfarenhet av liknande tjänst, har arbetat med bokföring av fakturor samt gärna vill ge såväl intern som extern service. Det är viktigt med goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som i skrift samt meriterande med andra språk. Vi ser även att det är meriterande med kunskaper i ekonomi-/affärssystem. Du är van att arbeta i MS Officepaketet och har framförallt mycket goda kunskaper i Word, Excel, Powerpoint och Google mail. Du innehar B-körkort.

Tjänsten är ett vikariat beräknat på 2 år