Utbildningsadministratör

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 46 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Beskrivning av arbetsplatsen

Avdelningen HR Systemstöd & Kompetensutveckling är en av tre avdelningar som utgör sektionen HR och har som ett av flera uppdrag att ansvara för administration och utveckling av internutbildningar vid Lunds universitet.

Rollen som utbildningsadministratör består av två huvudsakliga ansvarsområden; administration av utbildningar inom programmet Career Development for Academic Staff samt administration av internutbildningar för medarbetare på Lunds Universitet.

Career Development for Academic Staff är en satsning som har till syfte att inspirera och utveckla forskande personal på olika nivåer. Målet är att de olika aktiviteterna ska ge forskarna verktyg
för att arbeta med sin egen professionella utveckling, både inom och utanför akademin. Satsningen finansieras med medel från olika intressenter inom Lunds universitet, vilket innebär att uppföljningar och sammanställningar av aktiviteterna är en viktig del av utbildningsadministratörens arbete. Målgruppen är forskare med olika bakgrund och på olika stadier i sin karriär, vilket gör att kommunikationen i många fall behöver anpassas beroende på vem mottagaren är.

Till tjänsten som utbildningsadministratör hör även att administrera delar av den löpande, interna kompetensutvecklingen som hanteras av Sektionen HR. Innehållsansvaret och ansvar för genomförandet av dessa utbildningar ligger på olika sektioner inom förvaltningen, men det rent administrativa, sammanhållande arbetet sker hos oss på Sektionen HR.

Inom ramen för denna tjänst kommer det erbjudas goda möjligheter till kompetensutveckling och då framför allt inom området online-utbildning. Detta är i linje med vår ambition att verka för en mer kvalitativ, modern och ändamålsenlig lärmiljö för universitetets medarbetare. 

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid och vid sektionen HR ger vi dig möjlighet till distansarbete upp till två dagar per vecka.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

De huvudsakliga arbetsuppgifterna är:

- hantering och publicering av utbildningstillfällen på den universitetsgemensamma plattformen Kompetensportalen
- bokning av lokaler, förtäring och t ex teknisk utrustning
- säkerställa att rätt information kommuniceras med deltagarna i utbildningarna
- i förekommande fall distribuera material till deltagarna
- planering och hantering av utbildningstillfällen i samråd med internlärare och kollegor på sektionen HR
- sammanställa underlag inför uppföljningar; t ex enkäter, antal deltagare, kostnader
- fakturahantering
- pedagogiskt och tekniskt stöd till internlärare och andra berörda medarbetare gällande Kompetensportalen i allmänhet och online-utbildningar i synnerhet.

Du ingår i arbetsgruppen för kompetensutveckling och arbetar löpande med frågor relaterade till systemutveckling och internutbildningar. En stor del av administrationen av kompetensutveckling sker ute i verksamheten, och i din roll ingår att vara kontaktperson och stötta dessa kursadministratörer.

Kvalifikationer

Krav för anställningen 

- Utbildning inom administration eller motsvarande, alternativt arbetslivserfarenhet som gett motsvarande kompetenser är ett krav.
- Systemstödet för utbildningsadministration av internutbildningar är Kompetensportalen och vi ställer som krav att sökanden till denna tjänst ska ha erfarenhet av att ha arbetat med utbildningsadministration i detta system.
- Eftersom arbetet huvudsakligen består av administration och av att ge service är erfarenhet av arbete där administration och service tillhör de huvudsakliga arbetsuppgifterna ett krav.
- Du måste ha goda kunskaper i både det svenska och engelska språket såväl muntligen som skriftligen eftersom målgrupperna för utbildningsinsatserna till stor del består av internationell personal.

Arbetet som utbildningsadministratör är till stora delar ett självständigt arbete men innebär även många sociala kontakter, varför det är viktigt att ha en väl utvecklad servicekänsla samt förmåga att kommunicera på ett lyhört och smidigt sätt

Meriterande för anställningen

Erfarenhet av utbildningsadministrativt arbete inom universitet eller högskola är meriterande.

Övrigt

Mängden utbildningsadministration är inte lika intensiv under hela året. Det är därför viktigt att du kan prioritera mellan arbetsuppgifter och fokusera på det område där behovet är störst. En del av arbetsuppgifterna kräver också ett mer långsiktigt förhållningssätt, t ex bokning av lokaler och planering av program.

Tjänsten är en tillsvidareanställning med tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska/bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska/bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.