Utbildningsadministratör

Avdelning
MTC:s utbildningsavdelning, som ingår i institutionens centrala administration, består idag av tre medarbetare.

Arbetet leds av grundutbildningsansvarig på institutionen. Vi som arbetar på utbildningsavdelningen strävar efter att ge korrekt administration på ett serviceinriktat sätt till våra studenter, lärare och handledare. Vi söker nu en vikarie för vår utbildningsadministratör som tar tjänstledigt i 6 månader. Goda möjligheter till fast tjänst efter vikariat.

Arbetsuppgifter
Arbetet innefattar administration av främst kursverksamhet inom grundutbildning och forskarutbildning. Du kommer att ansvara för att ge administrativt stöd till studenter, lärare och handledare.

Det innebär bland annat att:

- registrera och rapportera kurser och resultat i universitetets databas för studiedokumentation LADOK
- uppdatera websidor och blanketter tillsammans med IT-administratör i lärplattformen Canvas
- kontinuerligt dokumentatera med hjälp av MS Excel och Word
- assistera vid schemaläggning av kurser inom grund- och forskarutbildningen, samt bokning av undervisningssalar i TimeEdit
- uppdatera maillistor till handledare och studenter
- delta i institutionens utvecklings- och planeringsarbete inom grundutbildning och forskarutbildning, tex utveckla kursadministrativa rutiner
- rådgiva samt besvara frågor från, och ge information till lärare och studenter rörande examinationsprocesser, lagstiftning och regler i utbildningsfrågor
- förbereda intyg till lärare och studenter
- arkivera
- delta i planering och organisering av möten/konferenser
- delta i möten rörande utbildning och föra protokoll
- godkänna fakturor
- hantera kursutvärderingar

Kvalifikationer
Att arbeta på Karolinska Institutet och MTC ställer stora krav på medarbetarna. För att självständigt kunna utföra arbetet förutsätts egenskaper som noggrannhet, servicevilja, god kommunikations- och samarbetsförmåga samt ett lösningsorienterat förhållningssätt.
Grundläggande för tjänsten är dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete. Det är en fördel om du har arbetat på högskola/universitet eller med annan utbildningsverksamhet tidigare. Det är även en merit om du inom utbildningsområden har kunskap om regelverk och förordningar.
För att lyckas i rollen är du en erfaren ansvarsfull administratör med sinne för struktur och ordning. Du kommer att ha ett flertal olika datasystem som verktyg i ditt arbete, så det är nödvändigt att du har bred systemvana och har lätt att lära dig nya system. Goda kunskaper i Office-paketet är ett krav.
Du gillar att ge service och ha mycket kontakt med människor. Då Karolinska Institutet och MTC är en internationell miljö med människor från många länder måste du ha goda kunskaper i att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska. Det är viktigt att kunna förhålla sig till och bemöta människor med olika bakgrund.
Då du dagligen kommer att ställas inför frågor av skiftande karaktär krävs det att du är van att ta egna initiativ, är flexibel och har lätt att ställa om mellan olika arbetsuppgifter. Du är bra på att löpande söka information och kunskap inom området, samt informera studenter, lärare och handledare om gällande regelverk och rutiner.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet med visionen att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. I Sverige står Karolinska Institutet för den enskilt största andelen medicinsk akademisk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Varje år utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.
Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.
Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.