Utbildningsadministratör inom forskarutbildning

Vill du bidra till medicinsk forskning av toppkvalitet?
Institutionen för neurovetenskap studerar olika aspekter av nervsystemets funktion, både under normala förhållanden och vid olika sjukdomstillstånd.

Forskningsprojekten behandlar ett brett spektrum av studier på molekylära och cellulära nivåer, nätverk av nervceller, samt organisationen av nervsystemet som helhet. Institutionen bedriver även utbildning i ämnena anatomi, histologi och neurovetenskap inom ett antal utbildningsprogram vid Karolinska Institutet. https://ki.se/en/neuro/department-of-neuroscience.

Undervisning är en grundläggande aktivitet vid institutionen, inom grund- som forskarutbildning. Varje år disputerar cirka 15 doktorander vid institutionen och många av de forskarstuderande har därefter utvecklat framstående karriärer inom den akademiska eller privata sektorn.

Vi är verksamma i det nybyggda forskningshuset https://ki.se/om-ki/biomedicumpå campus Solna, som huserar upp till 1500 medarbetare. Här arbetar vår adminstrativa enhet för HR, Ekonomi och Forskarutbildning tillsammans med fyra andra administrationer i ett gemensamt kvarter med öppet kontorslandskap och plats för upp till 50 kollegor. 

Tillsammans är vi ett glatt och positivt gäng om sex personer som har ett nära samarbete med såväl varandra som med Karolinska Institutets centrala förvaltning.

Vill du bli vår nästa administratör och stödja vår forskarutbildning?

Då är du välkommen att läsa vidare!

Din roll
Arbetet riktas i huvudsak mot att stötta vår forskarutbildning, men även andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma. Du arbetar tillsammans med forskarutbildningsansvarig vid institutionen och kommer att ge administrativt stöd till studenter, forskare och handledare. Det innebär bland annat att registrera och rapportera i studiedokumenteringssystemet LADOK, hantering av kursplaner i utbildningsdatabasen Selma, administration av kursinformation i lärarplattformen Canvas samt bokning av undervisningslokaler i programmet TimeEdit. Du kommer att vara behjälplig att besvara frågor och ge information till handledare och studenter rörande lagstiftning och regler i utbildningsfrågor (bl a Högskoleförordningen), administrera kring nya doktorander, halvtidskontroller, årliga uppföljningar, disputationer, tillgodoräknanden samt rapportering av aktivitet och försörjning. Arbetet kommer även innebära uppdatering av listor, blanketter, skriva intyg och administrera fakturor i UBW, osv.

Vi erbjuder ett omväxlande arbete en internationell miljö där såväl svenska som engelska är arbetsspråk. Det är viktigt att du kan arbeta med många olika projekt och arbetsuppgifter parallellt, samt att du är noggrann och drivs av att leverera ett kvalitativt arbete i kontakten med din omgivning.

Anställningen är inledningsvis på deltid (50%) men kan komma att utökas över tid om det passar såväl dina som verksamhetens behov.

Vem är du?
Du har som lägst en gymnasieutbildning, men gärna även relevant utbildning inom universitet/
högskola. För att självständigt kunna utföra arbetet förutsätts egenskaper som noggrannhet, servicevilja samt ett lösningsorienterat förhållningssätt. Grundläggande för tjänsten är dokumenterad erfarenhet från administrativt arbete. Det är en fördel om du har arbetat på högskola/universitet eller med annan utbildningsverksamhet tidigare.

För att lyckas i rollen är du en ansvarsfull administratör med sinne för struktur och ordning. Du kommer att ha ett flertal olika datasystem som verktyg i ditt arbete, så det är nödvändigt att du har bred systemvana och har lätt att lära dig nya system. Goda kunskaper i Office-paketet är ett krav. Då Karolinska Institutet är en internationell miljö måste du ha goda kunskaper i att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska. Du kommer dagligen att ställas inför frågor av skiftande karaktär som kräver att du är van att ta egna initiativ, är flexibel och har lätt att ställa om mellan olika arbetsuppgifter.

Eftersom rollen innehåller många kontaktytor är det viktigt att du är social och har stor samarbetsförmåga. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och lämplighet i denna rekrytering.

Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Solna

 https://ki.se/om-ki/tio-skal-att-valja-karolinska-institutet



Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan senast den 10 januari 2023.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss!