Utbildningsadministratör med ansvar för kursexpeditionen

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och 7 600 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Medicinska fakulteten är ett verksamhetsområde inom Lunds universitet, med ansvar för utbildning och forskning inom medicin, vård och hälsa. Utbildningen sker i nära samverkan med sjukvården och är väl förankrad i fakultetens starka forskningstradition. Fakultetens forskning spänner över ett brett fält inom experimentell grundforskning, patientnära klinisk forskning och hälsovetenskaplig forskning. Medicinska fakulteten, med drygt 1800 anställda och 2700 studenter i Lund, Malmö och Helsingborg, är en kunskapsintensiv mötesplats för studenter, lärare och forskare från hela världen.

Medicinska fakultetens kansli är en spännande och allsidig arbetsplats. Kansliet står för en samlad expertis i frågor som rör utbildning, ekonomi, internationalisering, kommunikation, ledningsstöd och HR-frågor. Kansliet strävar efter att vara en professionell och attraktiv arbetsplats, med en god arbetsmiljö i fokus.



Den Studieadministrativa avdelningen består i dag av 20 administratörer som jobbar med administration av läkarutbildningen.

Vi är en del av Medicinska fakultetens kansli och finns placerade i Lund, Malmö och Helsingborg. Vid kansliet arbetar vi ständigt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje och delaktighet för alla medarbetare. Vi ser fram emot att välkomna dig till vårt gäng!

Den Studieadministrativa avdelningen söker nu en driven utbildningsadministratör som även kommer att ha hand om kursexpeditionen. Anställningen är på heltid och tillsvidare med placering i Lund, provanställning kan komma att tillämpas. 

Arbetsuppgifter

Som utbildningsadministratör kommer du att arbeta med termin 1-3 på läkarprogrammet vid Medicinska fakulteten. Du kommer att ingå i ett team om 2-3 administratörer som jobbar tillsammans med administrationen runt termin 1-3. I arbetet ingår även ett nära samarbete med kursledning och lärare.

I arbetsuppgifterna ingår exempelvis:

- Bemanna kursexpeditionens disk på BMC mellan kl. 7.45-16.00
- Förberedelser och organisering av kunskapsprov, histologi- och anatomiförhör samt inlämningsuppgifter tillsammans med ansvarig examinator
- Löpande kontakt med studenter, kursledning och lärare
- Göra gruppindelningar och närvarolistor
- Hantering av dokument, grupper, föreläsningsmaterial och kommunikation i vår lärplattform Moodle
- Ekonomihantering, till exempel kontering av leverantörsfakturor
- Boka möteslokaler
- Beställa fika till möten
- Registrera resultat i Ladok

För närvarande används bland annat Moodle, Ladok, TimeEdit och Officepaketet i det dagliga arbetet. Andra administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma efter hand.

Mängden arbete går i vågor över året. Vid terminsstart och terminsslut är det hög belastning, vilket innebär att du måste vara beredd på ett högre arbetstempo. Arbetsmängden utjämnas med perioder av lägre arbetsbelastning.

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

- Avklarad gymnasieutbildning
- Erfarenhet av administrativt arbete
- Erfarenhet av serviceinriktat arbete, till exempel som receptionist eller motsvarande
- God förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal och skrift  

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har bra ordningssinne, god samarbetsförmåga och initiativförmåga. Arbetet som utbildningsadministratör med ansvar för kursexpeditionen innebär många sociala kontakter, därför är det viktigt att ha en utvecklad servicekänsla och förmåga att kommunicera på ett lyhört och smidigt sätt. Arbetet innebär att du ofta blir avbruten och du behöver ha god förmåga att snabbt kunna ställa om fokus, vara flexibel och stresstålig. Du behöver även ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta i administrativa system.

Meriterande för anställningen är:

- Vana av att arbeta i en miljö som kräver hög stresstålighet
- Vana av att arbeta med våra administrativa system; Moodle, Ladok och TimeEdit
- Erfarenhet av arbete inom högskolesektorn
- God vana av att arbeta i excel och word

Vi ser gärna att du har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet, och att du trivs med att arbeta i en miljö där det periodvis är högt arbetstempo.

Instruktioner för ansökan

Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersökta kvalifikationer, ett CV samt eventuellt examensbevis. Du kommer också att få svara på ett par urvalsfrågor.

Övrigt

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.