Utbildningsadministratör och receptionist tillsvidare 75% SOL-centrum

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och fler än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Humanistiska och teologiska fakulteterna har åtta institutioner och bedriver en stor och varierad verksamhet inom forskning och utbildning som i vid mening syftar till att förstå människan som kulturell och samhällelig varelse. Vi har ca 700 anställda och ca 4 000 helårsstudenter.

Språk- och litteraturcentrum (SOL) är Sveriges största institution med inriktning på språk, språkvetenskap, litteraturvetenskap och områdesstudier. SOL erbjuder ett stort antal fristående kurser som kompletteras av ett växande antal programutbildningar på grundnivå och avancerad nivå. Med sina 33 ämnen och ungefär lika många forskarutbildningar bildar SOL en solid enhet med bredd och djup i utbildning och forskning och utmärks av såväl nationell som internationell synlighet. SOL leds av en styrelse där prefekten är ordförande. Därutöver finns två biträdande prefekter med särskilda verksamhetsansvar. SOL har cirka 250 anställda och 3000 studenter, varav ett hundratal är forskarstuderande.



Språk- och litteraturcentrum söker en utbildningsadministratör och receptionist, 75%, för en tillsvidareanställning.

Tillträde 1 februari 2021, med placering 35% vid Språk- och litteraturcentrum och 40% vid Driftsenhet SOL. Provanställning kan komma att tillämpas.

Receptionen på SOL är en del av Driftsenhet HT, som ansvarar för den gemensamma servicen och de gemensamma lokalerna på LUX och i SOL-husen. SOL-husen bildar tillsammans med grannen LUX ett nytt HT-campus. De institutioner som finns i SOL-husen är Språk- och litteraturcentrum (SOL) samt Institutionen för kommunikation och medier. Även fakultetens Arbetslivsforum och Internationella kontor samt Humanistlaboratoriet och HT-biblioteken finns i byggnaden.

Arbetsuppgifter
I arbetet som utbildningsadministratör ingår att ge service till både studenter och lärare, särskilt i samband med programantagning, kurser och examination.

Arbetet innefattar service och förekommande administration, som kan bestå av:
• information och service till studenter
• daglig telefon- och expeditionstid
• Ladok-administration (registrering, betygsrapportering, intyg m.m.)
• att förutom Ladok, arbeta i andra administrativa system som Canvas, Primula, W3D3, NyA, Ubas och Lubas
• administration kring antagning till kurser och program
• att svara på frågor (på både svenska och engelska) från studenter, om bl a behörighet och ansökningsförfarande
• administration kring tentamina (kontakt med skrivvakter, arkivering m.m.)
• utskick av informationsmaterial till studenter
• administration kring kursplaner och litteraturlistor
• kontakt och stöd till studenter i behov av pedagogiskt stöd
• att vara sekreterare
• arkivering
• hantering av intermittenta anställningar.

I arbetet som receptionist ingår bland annat
• information och service till studenter, lärare och allmänhet
• att svara på frågor (på både svenska och engelska) från studenter, lärare och allmänhet, via telefon, mail eller över disk
• utlämning av skrivna tentor
• försäljning av kompendier och parkeringsbiljetter.

Receptionspersonalen är också en del av utrymningsorganisationen i SOL-husen. Arbetsuppgifterna kan variera under året och även andra allmänna göromål i husen kan förekomma.

Kvalifikationer
• Krav:
• högskolestudier, gärna inom humaniora
• god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift, på svenska såväl som på engelska
• goda datakunskaper i Microsoft Word och Excel
• det är mycket viktigt att du är noggrann och strukturerad
• du bör vara flexibel och ha initiativförmåga
• med anledning av att arbetstempot tidvis är högt måste du vara stresstålig
• erfarenhet av utbildningsadministration och studentservice inom Lunds universitet
• erfarenhet av administration av kurser och program
• erfarenhet av att arbeta med studenter i behov av pedagogiskt stöd
• erfarenhet av arbete med Ladok, Canvas, NyA, Ubas, Lubas, Primula, W3D3 och andra av universitetets administrativa system.

Eftersom tjänsten är mycket utåtriktad och innefattar betydande inslag av kontakter med och service till studenter, lärare, forskare, doktorander och allmänheten, lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det är med andra ord mycket viktigt att du är serviceinriktad, noggrann, strukturerad och har god samarbetsförmåga. Vi ser gärna att du är van att arbeta i Ladok3.

Ansökan ska bestå av en kort personlig presentationstext (max två A4), cv (max två A4) samt eventuella intyg och tjänstgöringsbetyg som intygar relevant arbetslivserfarenhet, personlig lämplighet, kommunikativ förmåga och administrativ skicklighet. Namn och kontaktuppgifter på två referenspersoner ska anges i ansökan. Eventuella frågor besvaras av biträdande prefekt med ansvar för utbildning på grund- och avancerad nivå Marianna Smaragdi (marianna.smaragdi@klass.lu.se,) eller utbildningskoordinator Helena Nilsson (helena.nilsson@litt.lu.se, tel 046-222 93 80).

Beslut om tillsättning fattas av biträdande prefekt Marianna Smaragdi efter samråd med utbildningskoordinator Helena Nilsson.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.