Utbildningshandläggare - vikariat

Högskolan i Halmstad är en spännande arbetsplats för lärande, utveckling och forskning, i ständig interaktion med sin omvärld.

Vi rankas högt för vår samverkan med näringsliv och offentlig sektor, och är mitt i en spännande utveckling mot en ökad andel forskning. Högskolan i Halmstad är ett innovationsdrivande lärosäte och det ska avspegla sig i allt vi gör – i utbildning och forskning likaväl som i administration och kommunikation.

Vi söker en utbildningshandläggare med placering vid Utbildningsstöd. Anställningen är ett vikariat på 12 månader. Utbildningsstöd är en central avdelning inom Högskolans verksamhetsstöd som har ca 50 medarbetare och ansvarar för all studieadministration och studentsupport, både centralt och mot akademi. Avdelningen är organiserad i tre grupper: studiestöd, studentstöd och studieadministration.

Avdelningen bedriver studie- och karriärvägledning, pedagogiskt stöd, internationell utbytesverksamhet samt förebyggande hälso- och sjukvård. Vid avdelningen finns också allting som har med studieadministration och dokumentation att göra, såsom högskoleprov, antagning, schemaläggning, tentamenssamordning, tillgodoräknanden, kursplaner, studiedokumentation, systemadministration och examen. Avdelningen ansvarar också för Högskolans servicecenter som möter och hanterar ärenden från både personal, studenter och allmänhet.

Arbetsuppgifter

Utbildningsstöd arbetar med handläggning, service till studenter och lärare samt stöd till studenter. Inom utbildningsstöd finns systemägare och förvaltare för många av Högskolans verksamhetskritiska system: Ladok, NyA, KursInfo, QlikView, Move On mfl. I den här rollen är din uppgift att hjälpa verksamheten att utvecklas, öka digitaliseringen och se samband mellan den dagliga handläggningen och systemen. Du kommer också att arbeta med handläggning inom något av avdelningens områden och utgå i ditt arbete från den grupp där du anställs. Detta kan vara exempelvis arbete med kurs- och utbildningsplaner (skapa kurs- och programtillfällen och -planer i nära samarbete med Högskolans akademier) eller studiedokumentation (bl.a. kursregistrering samt uppföljningar och uppflyttning, provkoder, resultatrapportering och individuella studieplaner)

Vi söker dig som är mångsidig och kan arbeta både med löpande handläggning och parallellt utvärdera, planera, organisera och styra liksom identifiera nya processer kopplade till avdelningens akademinära stöd. Du kommer i din roll att arbeta med verksamhetsutveckling, arbetsprocesser och handläggningsrutiner och har som uppgift att knyta ihop tvärande processer inom verksamheten. Du kommer att ingå i ett team med handläggare men också arbeta nära flera funktioner inom det studieadministrativa området. Du har förmåga att fånga upp verksamhetens behov och se till att processerna och rutinerna stödjer dem. Du samverkar med Högskolans akademier och stödjer avdelningens akademinära arbete. Vi ser gärna att du har erfarenhet av projektledning.

Vad vi förväntar oss av dig:

Du ser möjligheterna i förändring och behåller lugnet i stressade situationer. Du har lätt för att förstå och sätta dig in i nya uppgifter. Vi söker dig som drivs av att hitta nya lösningar på problem och som har lätt för att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är kunnig inom handläggning, verksamhetsutveckling och delar med dig av din kompetens. Du fokuserar på kundens behov samtidigt som du ser till helheten. Du sätter upp realistiska mål och uppnår dessa. Du har en god kommunikativ förmåga och kan anpassa språket efter situationen. Du är pedagogisk och har lätt för att få fram ditt budskap.  Det är viktigt att du agerar självgående och initiativtagande.

Kvalifikationer
Vi söker dig som:

- har högskoleutbildning motsvarande kandidatexamen inom område som Högskolan bedömer lämpligt
- erfarenhet av att arbeta med administration på en myndighet eller offentlig verksamhet, gärna inom högskola eller universitet
- har mycket har goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
- ser användandet av digitala verktyg som en självklarhet för att utföra och utveckla ditt arbete

Tidigare erfarenhet och kunskaper av att driva projekt inom verksamhetsutveckling och/eller digitalisering är meriterande.

Viktiga förmågor


- Du har god förmåga att ge service, det vill säga få studenter och kollegor inom lärosätet att känna sig professionellt och trevligt bemötta.
- Du har god förmåga att samarbeta och kommunicera med alla människor på ett naturligt och okomplicerat sätt
- Du har en god administrativ förmåga, arbetar självständigt, systematiskt och strukturerat med dina arbetsuppgifter.
- Du har god förmåga att se förbättrings- och förändringsmöjligheter, driva utveckling av dessa samt sedan implementera. Både självständigt och tillsammans med andra kollegor
- Du har god förmåga att hålla presentationer på engelska och svenska för grupper av olika storlek
- Du bidrar till god stämning i arbetsgruppen. 
- Du är trygg med att göra självständiga bedömningar och ta beslut.

Som person bör du vara utåtriktad, självständig, noggrann, ha god samarbetsförmåga, vara bra på att organisera och strukturera ditt arbete. Stor vikt kommer att fästas vid den personliga lämpligheten.

Högskolan i Halmstad välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång.

Villkor
Individuell lönesättning, månadslön tillämpas.
Befattningen för anställningen kommer att vara Utbildningshandläggare.

Vi undanber oss all direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser.