Utredare med ledningsstödsuppgifter till Fysiska institutionen

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid nio institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 330 forskarstuderande och 700 anställda.

Fysiska institutionen är en av Lunds universitets största institutioner med cirka 350 anställda. Vid institutionen finns sju forskningsavdelningar och ett antal större centrumbildningar. Forskningen vid institutionen täcker ett brett spektrum av modern fysik.

www.fysik.lu.se



I takt med att institutionen utvecklar sin stödorganisationen förstärks nu kansliet med en resurs för utredning, handläggning och administrativt stöd till institutionsledningen och institutionens styrelse.

Tjänsten är både spjutspets avseende att ta fram beslutsunderlag och göra interna utredningar såväl som bredkompetens avseende mynidghetsutövande och administration inom en myndighet. Genom att skapa denna nya funktion som utredare skapas förutsättningar för långsiktiga och smidiga arbetsmetoder, tydligare uppföljning av arbete, beslut och myndighetsutövning samt ett tydligt strategiskt fokus för institutionsledningen.

Arbetsuppgifter
Befattningen som utredare innebär att du koordinerar, utreder och samordnar uppgifter till institutionsledningen och till institutionsstyrelsen samt arbetar som administrativt ledningsstöd till dessa. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat bestå av att:

- genomföra interna utredningar och ta fram beslutsunderlag till institutionsledning och till institutionens styrelse
- sammanställa material samt administrera och bereda ärenden utifrån institutionsledningens behov
- planera och strukturera institutionens arbete kring beslut och myndighetsutövning
- koordinera, samordna och kvalitetssäkra ärenden och handlingar till möten samt ansvara för mötesanteckningar, uppföljning och stöd kring val
- administrera institutionsledningens planeringar, bokningar samt funktions mailadresser
- ge stöd och service åt institutionsledning och institutionsstyrelse
- diarieföring och kompetensstöd i arkivfrågor

Tjänsten kräver engagemang, noggrannhet, omdöme och god förmåga att kommunicera.

I tjänsten ingår utöver de primära utredande och koordinerande uppgifterna även administrativa och förvaltande uppgifter, och du ska bidra till en kontinuerlig kvalitetssäkring och utveckling av rutiner och riktlinjer.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har relevant universitetsutbildning för tjänsten samt erfarenhet av administrativt arbete. Erfarenhet från ledningsstöd är meriterande. Du bör vara service- och lösningsinriktad. Arbetet sker periodvis i ett högt tempo och kräver att du har förmåga att arbeta med flera olika uppgifter samtidigt, därför bör du ha god samarbetsförmåga, vara driftig och stresstålig.

Du är ansvarsfull och ordningsam samt har öga för att se möjligheter till förbättring och effektivisering, där du bidrar till ett ständigt förbättrings- och förändringsarbete. Goda IT-kunskaper är en förutsättning och du bör ha erfarenhet av att arbeta med digital diarieföring och Office 365.

Du är en god kommunikatör och har en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på såväl svenska som engelska, då institutionen är en internationell arbetsplats. Du har förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter, är van att prioritera samt tar egna initiativ. Att hålla god ordning och reda, skapa tydlig struktur och kvalitetssäkrade processer är en naturlig del i ditt arbete.

Du är självständig, noggrann och ansvarskännande.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper som god samarbetsförmåga samt hög känsla för service.

Villkor
Tillsvidareanställning, 100 %
Provanställning kan komma att tillämpas.

Instruktioner för ansökan
Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.


Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.