Utredningssekreterare till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20230273

Arbetsuppgifter 
Vi på avdelningen för hållbarhet och nämnd söker en ny kollega! Detta uppdrag passar dig som är samhällsintresserad och som vill arbeta inom skola och utbildning - ett område där det händer mycket spännande just nu. 

Som utredningssekreterare kommer du bli väl insatt i förvaltningens helhetsuppdrag och frågor som rör gymnasieskola, vuxenutbildning, självförsörjning och social hållbarhet. Du kommer bland annat att genomföra olika utredningar, bereda ärenden till nämnd och förvaltningsledning, ta fram beslutsunderlag och svara på remisser. En annan viktig del av ditt uppdrag är att tillsammans med förvaltningsledningen ansvara för förvaltningens arbete med intern kontroll, där du har en samordnande funktion. Du ansvarar för att ta fram metoder för granskning samt säkerställer att granskningar genomförs och återrapporteras i tid. Vidare samordnar och ansvarar du för att förvaltningen årligen genomför riskanalys gällande intern kontroll. I staden finns ett övergripande nätverk för intern kontroll där du kommer vara förvaltningens representant. Du kommer även att vara förvaltningens kontaktperson i ett antal kommungemensamma projekt. Vilka projekt det är kan variera över tid med det kan exempelvis vara stadens visselblåsarfunktion eller stadsövergripande översyn av reglemente.

Då vi är en relativt liten avdelning, på ca åtta personer, hjälps vi åt och samarbetar för att utföra vårt gemensamma uppdrag. Vid frånvaro kommer du att ersätta nämndsekreteraren vid nämndens sammanträden och arbetsutskott. Du kommer också att ha ett nära samarbete med nämndsekreteraren i arbetet kring kvalitetssäkring och samordning av ärendeprocessen. I uppdraget ingår att vara administrativt stöd till förvaltningsdirektören. Det kan exempelvis handla om att ta fram och förbereda underlag och sammanställningar, vara behjälplig med kommunikation samt möteskoordinering.

För att lyckas i rollen som utredningssekreterare behöver du vara väl insatt i nämndens, förvaltningens och avdelningens ansvarsområden och roller samt ha ett helhetsperspektiv på ditt eget uppdrag och ditt bidrag i sammanhanget. Du är trygg i din professionella roll, tillmötesgående och hjälpsam samtidigt som du har integritet och fokus på kvalitet. Du bidrar till att skapa goda samarbeten som leder avdelningen framåt. Då rollen är bred och du har flera parallella ansvarsområden krävs struktur och att du planerar ditt arbete effektivt.  

Kvalifikationer
För den här tjänsten krävs:


• En kandidatexamen (180 hp) inom ett område som är relevant för tjänsten 
• Erfarenhet av arbete inom verksamhetsområdet eller av liknande arbete
• Att du är språkligt skicklig och van att både analysera och producera text
• God digital kompetens och vana att arbeta i olika verksamhetssystem 
• Mycket god svenska i tal och skrift 

Det är meriterande med:


• Erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation eller inom statlig myndighet
• Erfarenhet av utredningsarbete

Om arbetsplatsen
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse 

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.