Utvecklingsinriktad administratör med IT-fokus

Är du en klippa på IT och vill utvecklas i din roll som administratör? Är du intresserad av ett varierat arbete där du varvar administration med service och support? Då kanske du är vår nya kollega.

Om rollen
I rollen som administratör driver och utvecklar du det administrativa arbetet och ger hela organisationen administrativ service. Du ansvarar för bolags- och styrelseadministration i moderbolag och dotterbolag vad gäller dokumentation, styrelsemöten, avtal, gemensamma inköp och GDPR-administration och du har centrala administrativa uppgifter i sälj- och projektprocesserna. Du kommer också ge stöd i IT-frågor och agera superuser i Office, SharePoint och Salesforce.

Som administratör ger du administrativt stöd till VD och ledningen och är sekreterare på styrelsemöten och i andra sammanhang. Du har ett helikopterperspektiv över ledningsgruppens och styrelsens aktiviteter, årshjul och planering.

I rollen ingår också att arbeta med interna och externa möten, driva och stötta i sociala interna aktiviteter och evenemang och ta fram olika typer av underlag t ex beslutsunderlag, rapporter och presentationer.

Du arbetar brett i din roll och har kontakt med hela verksamheten.

Din bakgrund
För att lyckas i rollen har du

• Relevant utbildning eller kunskap/arbetslivserfarenhet som kan ses som likvärdig
• Minst tre års dokumenterad erfarenhet av självständigt arbete i en central administrativ funktion, t ex som administratör, VD-assistent eller sekreterare
• Mycket god vana att arbeta med datorer och IT-system
• Mycket goda IT-kunskaper och särskilt goda kunskaper i Microsoft Office 365 på den nivån att du kan hjälpa andra med vanliga problem
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Det är meriterande om du tidigare arbetat i Salesforce.

Dina personliga egenskaper
Vi söker en erfaren och digital administratör. Du vill alltid ligga steget före, har en positiv attityd och en hög grad av servicekänsla. Du bemöter människor i din omgivning på ett professionellt och trevligt sätt. Du trivs med att få bidra med strategisk planering varvat med mer handfasta administrativa uppgifter. Att förbättra, strukturera och löpande arbeta med att organisera är något du drivs av. Med ditt strukturerade arbetssätt och ditt analytiska sinne får du saker att hända. Din förmåga att prioritera, planera och möjliggör både ditt och andras arbete. Du är van att kommunicera och att uttrycka dig väl i text på intranät och i guider till användare. Du har en mycket god förmåga att arbeta självgående, en stor drivkraft och initiativförmåga. Du är en förändringsinriktad person som motiveras av att utvecklas. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vad vi erbjuder dig
Vi erbjuder dig varierande arbetsuppgifter med stora möjligheter till utveckling och att prova egna idéer. Du kommer att vara spindeln i nätet och ge stöd till hela vår spännande verksamhet. Vi arbetar i en kreativ och utvecklande miljö där alla har en stor del eget ansvar och goda möjligheter till personlig och professionell utveckling. Som medarbetare på IVL blir du del av en arbetsplats som värdesätter mångfald, samarbete, innovation och engagemang. Här finns en härlig gemenskap med såväl idrottsklubb, konstförening, fester, pubar och andra aktiviteter. Vi sitter i aktivitetsbaserade lokaler. Hos IVL får du möjlighet att arbeta med ditt hållbarhetsengagemang på riktigt!

Om IVL
IVL Svenska Miljöinstitutet AB (IVL) bedriver forskning och konsultverksamhet inom hela miljö- och hållbarhetsområdet. Våra konsultuppdrag vilar på vetenskaplig grund, vår forskning präglas av tvärvetenskap och systemtänkande. Kundkretsen återfinns inom alla branscher, myndigheter och organisationer. Basen för verksamheten är Sverige och Europa men kunderna finns i hela världen, inte minst i Kina där IVL har haft verksamhet i över 30 år. IVL har kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Beijing, Mumbai och Fiskebäckskil.

Koncernen omsätter 420 mSEK. Stiftelsen Institutet för Vatten- och Luftvårdsforskning (SIVL), är ensam ägare av IVL och tillsammans med näringslivet och statens myndigheter etableras samverkan i viktiga frågor inom området miljö och hållbar utveckling. I våra styrelser sitter representanter från både näringsliv och statens myndigheter.

Hos IVL arbetar över 350 ingenjörer, kemister, marinbiologer, geologer, beteendevetare, statsvetare och kommunikatörer och många fler. Vi omvandlar vetenskap till verklighet, miljöproblem till möjligheter och linjära processer till cirkulär ekonomi. På så sätt driver vi på omställningen till det hållbara samhället.

Mer information
För ytterligare information kontakta IT-chef Peter Lindén på 010-788 68 69.

Omfattning: Heltid, Tillsvidareanställning

Placeringsort: Stockholm

Vi kommer att utvärdera ansökningar och intervjua kandidater löpande under ansökningsperioden.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

IVL Svenska Miljöinstitutet grundades 1966 av staten och näringslivet gemensamt med syfte att bedriva forskning kring industrins luft- och vattenvårdsfrågor. I dag är vi ett miljöinstitut som fokuserar på långt mycket mer än så. Gemensamt för alla våra uppdrag är ett samspel mellan såväl ekologiska som ekonomiska och sociala perspektiv.

Våra kärnvärden är trovärdighet, framsynthet och helhetsyn. Vår vision är ett hållbart samhälle. Vi driver på omställningen till det hållbara samhället genom att omvandla vetenskap till verklighet, miljöproblem till möjligheter och linjära processer till en cirkulär ekonomi.