Utvecklingsinriktad dokumentcontroller/arkivarie

Utvecklingsinriktad dokumentcontroller/arkivarie

Vill du vara med att utveckla våra dokument- och ärendeprocesser?

Nu har du möjlighet att bidra till Kungliga bibliotekets (KB:s) utveckling. Sedan drygt ett år pågår ett omfattande arbete med att utveckla KB:s organisation för att kunna möta forskningens och omvärldens förväntningar idag och i framtiden och angående dokument- och ärendehantering är KB är inne i en spännande period där vi strävar efter att få helt digitaliserade dokument- och ärendeprocesser. Som dokumentcontroller/arkivarie deltar du i detta arbete.

Arbetsuppgifter
Som dokumentcontroller/arkivarie säkerställer du att myndighetens allmänna handlingar registreras enligt enhetliga rutiner, givna regler och gällande bestämmelser. Du jobbar verksamhetsnära och utbildar medarbetare till att självständigt arbeta i myndighetens diariesystem W3D3 och stöttar i frågor om registrering, ärendehantering. Du är systemförvaltare för diariesystemet, vilket innebär att hantera behörigheter, systemadministration, support, uppgraderingar och kontakter med leverantör. 

I arbetsuppgifterna ingår utöver ovanstående:


• Posthantering, öppna, fördela och diarieföra e-post och papperspost
• Kontroll och kvalitetssäkring av ärenden
• Avslut och arkivering av ärenden
• Ordna och förteckna handlingar
• Lämna ut allmän handling
• Ansvara för JK-listan
• Vid behov uppdatera rutinbeskrivningar rörande ärendehantering
• Delta i kravställningsarbete
• Delta i arbetet att fördjupa processbeskrivningar och fastställa hanteringsanvisningar
•

Kvalifikationer och personliga egenskaper
För att lyckas i rollen behöver du:


• Relevant akademisk utbildning med inriktning inom arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande kunskaper som vi
bedömer likvärdiga.
• Goda kunskaper om offentlig förvaltning och om regelverket kring diarieföring, ärendehantering, offentlighet och sekretess.
• Goda kunskaper om IT-baserad ärendehantering
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• Erfarenhet av att hålla utbildning inom området 

Meriterande är


• Erfarenhet av systemadministration och systemförvaltning av dokument- och ärendehanteringssystem
• Delaktighet i införande av ärendehanteringssystem
• Kunskaper om informationssäkerhet och GDPR
• Arbetat i W3D3 eller något liknande dokument- och ärendehanteringssystem
• Arbetat i VisAlfa och VisualArkiv

Som person är du är du trygg, känner engagemang för arbetsuppgifterna och kan arbeta självständigt utifrån myndighetens gemensamma målbild. Du har en analytisk förmåga och ser informationshanteringen ur ett helhetsperspektiv. Du arbetar noggrant och kan självständigt planera och organisera ditt arbete. Din roll som dokumentcontroller innebär många kontakter i olika ärenden, vilket innebär att du har god förmåga att samarbeta, ta egna initiativ och ge god service. Stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper.

Anställning och tillträde
Det här är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månader provanställning. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Placering är i centrala Stockholm, Humlegården.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2022-05-12. Bifoga din aktuella CV. I denna rekrytering svarar du på två frågor istället för att bifoga personligt brev.

Kontaktpersoner
Vill du veta mer om jobbet välkommen att kontakta enhetschef Anders Bessier, 010-709 31 64. För anställningsvillkor och process kontakta HR-generalist Anna Sundquist, 010-709 31 40.

Fackliga kontaktpersoner är May Nilsson, ST-KB, 010-709 32 52 och Anneli Modén, SACO-KB, 010-709 34 35.

Enheten för säkerhet och juridik
Enheten ingår i avdelningen för verksamhetsstöd och består av ca 7 medarbetare.

Enheten ansvarar för att samordna, följa upp och utveckla KB:s ledningssystem för säkerhet. I detta ingår säkerhetsskydd, informationssäkerhet inklusive dataskydd, fysiskt skydd inklusive brandskydd, risk- och incidenthantering, personskydd samt kris- och kontinuitetshantering. Vidare svarar enheten för dokument- och ärendehantering samt bevarande och gallring av myndighetsinformation. I uppdraget ingår även juridiskt stöd.

Om Kungliga biblioteket
Kungliga biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek. Våra samlingar sträcker sig mer än tusen år bakåt i tiden och växer varje dag. Vi har allt från handskrifter, böcker och tidningar till musik, film och datorspel. KB bevarar och tillgängliggör vårt kulturarv och främjar samverkan mellan Sveriges bibliotek. Ytterst handlar uppdraget om demokrati, jämlikhet och fri åsiktsbildning. Dessutom är KB en arbetsplats för forskare, studenter och ca 340 medarbetare.

Vi erbjuder en arbetsplats som präglas av ansvar, öppenhet, tillit och lärande. Vi vill ge lika möjligheter för alla och värdesätter jämlikhet och mångfald i vår verksamhet.