Utvecklingsledare ärendeprocess

Förvaltningen för funktionsstöd i Göteborgs Stad arbetar för att människor med funktionsnedsättning ska kunna leva självständiga liv med meningsfull sysselsättning, rik social samvaro och full delaktighet i samhället utifrån sina förutsättningar. Vi beslutar utifrån lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt socialtjänstlagen, och arbetar med boende, daglig verksamhet, sysselsättning, boendestöd, personlig assistans, olika former av avlastning, stöd och ledsagning.

Med ca 6 000 medarbetare är vi Sveriges största funktionsstödsförvaltning och vill vara med och utveckla kunskapsområdet och bidra till att rättigheterna om delaktighet och tillgänglighet gäller alla.

Här finns plats för dig som är bra på att inkludera andra, tänker nytt och som med engagemang skapar bättre vardagar för göteborgarna. Välkommen att bli en av oss! Du är Göteborg.

Följ oss gärna på LinkedIn: www.linkedin.com/company/goteborg-funktionsstod

ARBETSUPPGIFTER
Enheten för information- och ärendehantering inkluderar ärende- och nämndprocess, arkiv, juridik, dataskydd. Enheten ingår i Avdelningen stab, kommunikation och säkerhet. Stabens övergripande uppdrag är att vara ett stöd för ledningen när det gäller ledning och styrning av förvaltningen. Som utvecklingsledare enligt ovan ansvarar du för att stödja förvaltningens verksamheter i frågor rörande dokumenthantering, post och registrering av verksamhetsinformation.

Arbetsuppgifter
Att arbeta som utvecklingsledare innebär att du har en central roll i det normerande arbetet av ärendehanteringsprocessen vilket inkluderar offentlighet, insyn och allmänna handlingar både internt och externt. Du kommer ingå i en liten arbetsgrupp med stort gemensamt ansvar mot målet om en transparent förvaltning med kända och överblickbara ärendehanteringsprocesser.
I rollen som utvecklingsledare för ärendehanteringsprocessen är du ansvarig för inkommande flöden där du koordinerar, söker och utreder frågor som uppstår för att säkerställa informationshanteringen. Det är en dynamisk roll där du förväntas vara drivande i att förädla och förbättra processen samt möta förvaltningsledningens behov av en effektiv och överblickbar ärendeprocess. Du har intresse för och vilja att omvärldsbevaka och driva ständiga förbättringar för att möta nutiden och framtidens utmaningar.
Din roll kommer innehålla både strategiska delar och mer rutinmässiga, löpande arbetsuppgifter. Du ska trivas med att tillsammans med kollegor arbeta med registrering, skanning, diarieföring av ärenden och handlingar samt utlämning av allmänna handlingar inkluderande sekretessbedömningar. I ditt arbete ger du utbildning, råd och stöd till förvaltningens chefer och medarbetare inom ditt ansvarsområde.
Du kommer att ansvara för att:
• Ta fram utbildningsmaterial och löpande utbilda förvaltningens personal i frågor kopplade till ärendehantering och diarieföring
• Tillsammans med kollegor och verksamheter ta fram rutiner, riktlinjer och lathundar för funktionsstödsförvaltningens anställda gällande ärendehantering, posthantering och annan relevant dokumentstyrning
• Bedöma skyddsnivåer för personuppgifter inom ramarna för registreringsprocessen
• Följa upp och kontrollera att rutiner och riktlinjer inom ditt ansvarsområde efterlevs
• Delta i stadens digitaliseringsarbete i frågor som rör ärendehantering och ärenderegistrering
• Delta i projekt och arbetsgrupper i frågor som rör registratur och ärendehantering

KVALIFIKATIONER
Krav
• Akademisk utbildning/examen inom offentlig förvaltning, arkiv- och informationsvetenskap eller annan högskoleutbildning som arbetsgivaren anser likvärdig
• God kunskap om de lagar och förordningar som styr hanteringen av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning
• En väl utvecklad kommunikativ och pedagogisk förmåga
• God it-vana med allmänkunskap om och i olika systemmiljöer
• Minst ett par års erfarenhet av liknande arbete inom offentlig förvaltning

Meriterande
• Högskolepoäng inom juridik med inriktning mot offentlig förvaltning så som förvaltningslag, sekretesslag och tryckfrihetsförordning
• Kunskap inom arkiv- och informationsvetenskap
• Erfarenhet av arbete med digitala ärendehanteringssystem
• Vana av att arbeta i ärendehanteringssystemet Lotus Notes/LIS
• Erfarenhet av att ge råd, stöd och utbildning, gärna inom offentlighet, sekretess- och ärendehantering
• Erfarenhet av att driva arbete i projektform eller liknande uppdrag

För att lyckas i arbetet som utvecklingsledare behöver du kunna självständigt driva flera frågor samtidigt och växla mellan kvalificerade och mer rutinmässiga arbetsuppgifter. Med din analytiska förmåga skapar du dig en helhetssyn över en större verksamhet och kan ta fasta på möjligheter att tänka nytt så att de kan omsättas i praktiken samt leda till förbättringar. Du är bra på att inge förtroende, skapa goda relationer och tillit då du uppmuntrar till dialog, delaktighet och engagemang.

Vi kommer lägga stor vikt vid de personliga kompetenserna:
• Analytisk
• Kommunikativ
• Lyhörd
• Pedagogisk
• Utvecklingsorienterad


ÖVRIGT
Urval påbörjas under ansökningstiden.
I denna rekrytering kommer vi inte att efterfråga ett personligt brev som ansökningshandling. Istället kommer du som söker att få svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område.

Som en del av urvalsprocessen kommer vi att använda oss av arbetspsykologisk testning. De sökande som uppfyller kraven kommer få testen skickat till uppgiven e-post. Kontrollera därför även skräpkorgen i din mail.

Intervjuer för denna tjänst kommer att hållas digitalt på grund av rådande pandemi.

Göteborgs Stad arbetar aktivt för att främja lika rättigheter och möjligheter samt att motverka diskriminering. Vi värnar om våra medarbetares hälsa och erbjuder bl.a. friskvårdsbidrag, rabatterade träningskort och cykelförmån. Vi har rökfri arbetstid.

När du söker jobb hos oss tar vi endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem, i enlighet med GDPR.

Tillsättning sker under förutsättning att tjänsten inte behöver tas i anspråk i förvaltningens eller stadens omställningsarbete.

Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.