Utvecklingsorienterad administratör

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade
arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning - kommunal vuxenutbildning inklusive utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna och yrkeshögskola.

Arbetsmarknadsförvaltningens administrativa stab har ansvar för nämndsekretariat, registratur och arkiv, hr-administration och ett samlat administrativt stöd till förvaltningens direktör, stabs- och avdelningschefer, hr-administration och administrativa och praktiska uppgifter på förvaltningens huvudkontor. Inom staben arbetar vi ständigt med att utveckla och effektivisera processer och arbetssätt och alla medarbetare i staben har där en viktig roll genom att aktivt delta i utvecklingsarbetet och i att arbeta mot stabens gemensamma mål. Administrativa staben består av sju medarbetare och en stabschef. Vår arbetsplats är förvaltningens huvudkontor i Slakthusområdet, nära tunnel- och tvärbanestationerna ”Globen\".



Arbetsbeskrivning

Du jobbar brett med administration kopplat till stabens uppdrag och inom detta kan du även ha ett specialområde beroende på erfarenhet och kvalifikationer.

Du har ett nära samarbete med förvaltningens ledningsgrupp och andra chefer och där fungerar du som ett administrativt stöd för att underlätta chefernas arbete.

I rollen ingår bland annat att samordna och planera möten och konferensarrangemang, skriva protokoll och minnesanteckningar samt att hantera fakturor och inköp. Du kan få i uppdrag att sammanställa och sprida information och att ansvara för samarbetsytor. Du får en roll som innebär att du både arbetar nära förvaltningens verksamheter, samtidigt som du får en gemensam plattform med andra administratörer där du aktivt deltar i utvecklingen inom stabens olika uppdrag.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

- gymnasieexamen
- goda IT-kunskaper där du aktivt har arbetat i Officepaketet samt andra webbaserade program
- erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation
- minst två års dokumenterad erfarenhet som administratör
- erfarenhet av att skriva protokoll
- erfarenhet av att hålla ihop processer som t ex hantering av återkommande möten med tillhörande förberedelser, genomförande och uppföljning
- minst två års erfarenhet av att arbeta med administrativt stöd till ledningsgrupp eller chef

Då tjänsten bland annat innebär att skriva protokoll och minnesanteckningar behöver du ha god förmåga att formulera dig i tal och skrift. 

Meriterande för tjänsten

- gymnasieexamen eller eftergymnasial utbildning inom administration
- erfarenhet av arbete inom vuxenutbildning

Som person är du självgående med förmågan att driva dina egna processer vidare. Du har god förmåga att samarbeta och arbeta i grupp. Du har känsla för service med intresse och vilja att hjälpa andra. Du är lyhörd och har möjlighet att göra egna bedömningar och ta egna initiativ, men stämmer av när det behövs. Du ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet i verksamheten. Du är strukturerad och planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du arbetar efter verksamhetens gemensamma mål och har fokus på resultat.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Vi erbjuder dig:

- ett självständigt och utvecklande arbete där du får möjlighet att vara med att påverka
- en sund och god arbetsmiljö då vi är måna om att våra medarbetare ska kunna kombinera yrkesliv och privatliv på ett bra sätt
- vinter- och sommararbetstid
- flexibel arbetstid
- 1 friskvårdstimme/vecka
- friskvårdsbidrag
- möjlighet att köpa förmånligt årskort till Stockholms stads simhallar inkl. gym

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholms-stad

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. 

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.