Utvecklingssekreterare

Ref: 20211184

Arbetsuppgifter
Tjänsten som utvecklingssekreterare innehåller olika delar, varav en stor del av din tjänst är som huvudregistrator. Du fungerar även som processledare, superanvändare och utbildningsansvarig för utbildningar i dokument- och ärendehantering. Tjänsten innebär både strategiskt och operativt arbete. Som huvudregistrator är du ett viktigt verksamhetsstöd i förvaltningens hantering av allmänna handlingar. Du arbetar med dokument- och ärendehantering kopplat till process och IT-stöd, ansvarar för utvecklingen av kontorets diarium, att upprätthålla en effektiv och rättssäker diarieföring samt är systemansvarig för kontorets dokument- och ärendehanteringssystem (Platina). Tjänsten innebär ett huvudansvar för förvaltningens registratur där posthantering, diarieföring, fördelning av inkommande handlingar samt utlämnande av handlingar är viktiga delar. En annan viktig del i arbetet är att tillsammans med övriga medarbetare ständigt förbättra rutiner och processer. Det är ett självständigt arbete där du bedömer och hanterar allmänna handlingar i enlighet med regelverket och interna bestämmelser. Du arbetar nära dina kollegor inom enheten men har även andra kontaktytor, såväl internt som externt. Tjänsten kan även komma att innefatta administrativt stöd till Stadsbyggnadsnämnden.

Enheten Arkiv och kansli består av 13 medarbetare och en enhetschef som ansvarar för utveckling och stöd inom förvaltningens dokument- och ärendeprocess – från initiering till arkivering. Dokument- och ärendehantering handlar om hur förvaltningen ska hantera allmänna handlingar, till exempel hur vi ska registrera, lämna ut och arkivera allmänna handlingar. Enheten utgör stadsbyggnadsnämndens kansli och svarar för sekreterarskap, juridiskt stöd och koordinering av stadsbyggnadsnämndens arbete. Enheten ansvarar för kontorets arkivhållning, informationssäkerhet och informationsförvaltning. Enheten utgör även en viktig servicefunktion för Malmöborna genom arkivets kunddisk. Enheten ansvarar för den digitala och analoga post- och diariehanteringen, överklaganden och delgivningar. Till enheten söker vi nu en utvecklingssekreterare tillika huvudregistrator för en tidsbegränsad anställning.

Kvalifikationer
För att vara aktuell för tjänsten har du erfarenhet av registratorsarbete och administration i offentlig förvaltning och vi ser att du har kännedom om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Du har en samhällsvetenskaplig högskoleutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren anser likvärdig. Arbete i dokument- och ärendehanteringssystem är något du är van vid, har du dessutom utbildat i dokument-och ärendehantering eller arbetat med utveckling av ärendeprocesser är det meriterande. Du har mycket god kunskap i svenska, såväl i tal som i skrift, samt är van användare av Officepaketet. Tidigare erfarenhet av rollen som huvudregistrator och dokument- och ärendehanteringssystemet Platina är en fördel. Likaså om du arbetat som nämndsekreterare eller med nämndsadministration.

Du har god kommunikations- och samarbetsförmåga. Struktur, noggrannhet och ordningssinne är en förutsättning för ett professionellt utförande av arbetsuppgifterna. Du kan arbeta självständigt såväl som i grupp. Du har god problemlösningsförmåga och tar egna initiativ för att lösa de frågor som dyker upp. Du trivs med att ha många kontakter och uppgifter igång samtidigt.

Om arbetsplatsen
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Stadsbyggnadskontoret är en myndighet för plan-, bygg- och lantmäterifrågor. Förvaltningen arbetar med översiktlig planering, detaljplanering, fastighetsbildning, bygglov, mätning och kartläggning. Stadsbyggnadskontoret arbetar för Malmöborna, byggmarknadens olika aktörer och övriga verksamma i Malmö. Tillsammans med andra förvaltningar skapar vi förutsättningar för en stad som är hållbar och attraktiv att bo och verka i. Stadsbyggnadskontoret är en dynamisk och kreativ arbetsplats, med lokaler mitt i Malmös centrum. Vi är 230 medarbetare och drygt 20 chefer, fördelat på fem olika avdelningar.  

Sedan ett år tillbaka är vi inne i en utvecklingsresa med ambition att bli det bästa stadsbyggnadskontoret 2023. Som ett led i den resan omorganiserar vi våra stödfunktioner, och har därför inrättat en ny avdelning för lednings- och verksamhetsstöd. Avdelningen består av fyra enheter; Ekonomi- och utveckling, HR, Kommunikation samt Arkiv och kansli. Den aktuella tjänsten är placerad på Arkiv och kansli som bildas den 1 juni.

Information om tjänsten
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Tillträde enligt överenskommelse. Anställningen gäller till och med 2022-08-31.

Övrigt
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.