Utvecklingssekreterare med inriktning på inköp- och upphandling

Ref: 20232154

Arbetsmarknads och socialförvaltningen gör inköp till sin huvudverksamhet för ca 800 miljoner årligen. Ramavtalen omfattar främst vård, boende eller arbetsmarknadsinsatser. För detta upphandlar förvaltningen egna avtal men nyttjar även Malmö stads och Skånes kommuners ramavtal. Förvaltningen har nyligen inrättat en inköpsenhet för att vidareutveckla sitt arbete med inköp, upphandling och avtalsförvaltning. I samband med detta centraliserar förvaltningen sitt arbete med upphandling och direktupphandling för större värden.

Vi söker nu två utvecklingssekreterare vars uppdrag bland annat omfattar att projektleda olika inköps- och upphandlingsprojekt. För dig som gillar variation och att ha många olika bollar i luften, är detta ett perfekt arbete!

Arbetsuppgifter
Tjänsterna är nya och det finns stor möjlighet att vara med och påverka både metoder och arbetssätt. Det är en omväxlande roll med många kontaktytor där du stödjer och vägleder chefer och verksamheter i deras inköpsbehov. Du är verksamhetens kontaktperson i inköpsfrågor och bidrar till att inköpen genomförs på ett korrekt sätt. Genom att driva olika inköps- och upphandlingsprojekt blir du en viktig resurs för att säkerställa att tidplaner hålls och att förvaltningen har upphandlade avtal.

Dina främsta arbetsområden är vägleda och stödja verksamheterna i deras inköp.  Du leder inköps- och upphandlingsprojekt från start till mål i nära samarbete med en upphandlare och berörda verksamheter. Du genomför även direktupphandlingar för större värden i samarbete med verksamheten på uppdrag av förvaltningens chefer. Ditt arbete inkluderar förstudier, behovsinventering, riskanalyser och projektplanering såväl som det faktiska genomförandet. Du initierar och leder styrgrupper och tar fram underlag för beslut. Du säkerställer att tidplaner hålls. En viktig del i uppdraget är att samordna och stödja implementeringen av avtalen när projektet är slutfört.

I arbetet ingår även andra arbetsuppgifter inom ramen för inköpsenhetens ansvarsområden till exempel intern kontroll, workshops, tjänsteskrivelser och olika uppföljnings- och inventeringsinsatser. Eftersom inköpsenheten och tjänsterna är nyinrättade kan arbetsinnehållet komma att utvecklas och förändras över tid. Medarbetarna på inköpsenheten har ett nära samarbete och gemensam ärendegenomgång är en viktig del i vårt kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Vi bygger, utvecklar och lär oss tillsammans.

Kvalifikationer
Högskoleutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten samt dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat med projektledning.

Meriterade


• Utbildning i projektledning på högskola, YH eller motsvarande
• Utbildning i LOU, direktupphandling eller upphandling
• Dokumenterad erfarenhet av att drivit upphandlings- och/eller direktupphandlingsprojekt
• Dokumenterad erfarenhet av att leda workshops
• Erfarenhet av arbete inom kommunal verksamhet eller offentlig sektor
• Erfarenhet av arbete inom socialtjänst eller arbetsmarknadsinsatser
• Erfarenhet av att ha arbetat med direktupphandlingsverktyg t ex Tendsign eller liknande

Arbetet kräver att du är driven, strukturerad och problemlösande med fokus på projektens slutresultat. Rollen innebär samarbete med olika funktioner och för att lyckas behövs en god förmåga att lyssna och att utveckla relationer. Du är en person som skapar engagemang och förståelse för det som ska genomföras. Arbetsuppgifterna förutsätter en förmåga att leda sig själv och andra i de uppdrag du driver och ansvarar för. Du strukturerar ditt dagliga arbete på egen hand och kan också planera om utifrån olika prioriteringar. Du trivs med att arbeta i grupp och ser arbetsuppgifterna som ett gemensamt uppdrag snarare än individuella processer.

Du har mycket goda kunskaper i det svenska språket, är van att uttrycka dig i skrift och arbetar obehindrat i Word, Excel, Outlook och andra Office-program. Du har en mycket god förmåga att i ett samtal kunna fånga behov och sedan konkretisera dessa i text. Du är intresserad av din omvärld och vill bidra till utveckling och förbättring.

Om arbetsplatsen
Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar 2500 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.

Ekonomiavdelningen består av tre enheter; Inköpsenheten, ekonomienheten och lokalenheten med totalt 27 anställda. Inköpsenheten är nyinrättad 2023 och kommer att bestå av fem personer; tre utvecklingssekreterare, en avtalscontroller och en enhetschef med strategiskt och operativt ansvar. Inköpsenhetens uppdrag är att styra, leda och stödja förvaltningens arbete med inköp, upphandling och avtalsförvaltning.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 2
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Första intervjuer planeras att genomföras vecka 39 och 40.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Innan anställning erbjuds behöver du visa upp examensbevis från efterfrågad utbildning och id-handling: pass eller nationellt id-kort.