Valmyndigheten söker administrativ assistent

Vill du arbeta tillsammans med oss för att säkra demokratiska och rättssäkra genomförda val? Har du erfarenhet av arbete med kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett omväxlande arbete som präglas av många kontaktytor och självständighet.

Vi söker dig som vill arbeta i en myndighet som har en viktig och central roll i den demokratiska processen.

Om jobbet

Valmyndigheten är central förvaltningsmyndighet för val och ansvarar nationellt för att planera, samordna och genomföra allmänna val och folkomröstningar. Myndigheten har också ansvar för att hantera uppgifter inom ramen för Europeiska unionens medborgarinitiativ.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som assistent är att biträda kansliet med administrativt stöd, ansvara för Valmyndighetens ingående post och e-post, diarieföring och arkivering. Du ansvarar även för beställningar, fakturahantering samt stödjer kanslichef med rese- och konferensbokningar. Vidare är du delaktig i att ta fram underlag för presentationer, analyser, utredningar och beslut. Du kan också komma att vara administrativt stöd i projekt med tillhörande ekonomiuppföljning.

Som assistent ansvarar du även för att administrera Valmyndighetens samarbetsrum i Sharepoint. Du ansvarar också för att boka möten och under vissa perioder svara i telefon. Vidare deltar du på möten och skriver minnesanteckningar. Du ansvarar även för Valmyndighetens internationella kontakter.

Arbetsuppgifterna spänner över ett brett fält och som administratör arbetar du i flera olika IT-system. Inför och under ett val är arbetet väldigt operativt och innebär mycket hantering av olika utskick och leveranser av valmaterial till kommuner, utlandsmyndigheter mm. Arbetet är självständigt, men kräver nära samarbete med all personal på Valmyndigheten och myndighetens chefer i synnerhet.

Skatteverket är värdmyndighet för Valmyndigheten och alla som arbetar för Valmyndigheten är anställda av Skatteverket med placering på Valmyndighetens kansli i Stockholm. Kansliet består av 20 medarbetare.

Vårt arbete präglas av en respekt och stolthet över det viktiga uppdrag vi har. Du planerar din egen arbetsdag och driver ditt arbete både självständigt och tillsammans med kunniga och engagerade kollegor. Vi erbjuder dig en flexibel arbetstid och det är viktigt för oss att skapa förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. 

Om dig
För att göra ett bra jobb och trivas hos oss på Valmyndigheten behöver du vara lyhörd, tänka nytt och ta ansvar. Du ska också leva upp till vår medarbetarpolicy.

I det här jobbet ska du:

- ha en utpräglad serviceförmåga och trivas med många kontaktytor
- vara analytisk, noggrann och ha ett strukturerat arbetssätt
- vara ansvarstagande, kunna ta egna initiativ och agera problemlösare
- ha god prioriteringsförmåga, vara flexibel och kunna anpassa dig efter nya förutsättningar
- ha hög integritet med förmåga att hantera konfidentiell information
- ha god samarbetsförmåga.

Du ska även ha:

- gymnasieutbildning
- flerårig aktuell och relevant arbetslivserfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
- it-vana med mycket goda kunskaper i Officepaketet
- mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Det är meriterande om du har relevant arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter där du stöttat en avdelning på en statlig myndighet. Det är även meriterande med kunskaper i Sharepoint.

Bra att veta
Anställningen är tillsvidare. Provanställning kommer att tillämpas.

Tester kan komma att användas i rekryteringsprocessen.

På val.se och skatteverket.se/jobb kan du exempelvis läsa om vårt uppdrag och vår inriktning, fördelarna med att jobba hos oss och hur det går till när du söker våra jobb.

Välkommen med din ansökan!

Vår övergripande ambition är att Valmyndigheten ska vara en öppen, pålitlig och utvecklingsinriktad myndighet som bidrar till ett högt förtroende för det svenska valsystemet.

 

Skatteverkets uppdrag är att bidra till att säkra finansieringen av den offentliga sektorn, bidra till ett väl fungerande samhälle och att motverka brottslighet. Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda och ge alla ett bra bemötande. Genom att använda digitaliseringens möjligheter vill vi underlätta för privatpersoner och företag i deras vardag. Tillsammans gör vi samhället möjligt.