Vår kund söker Executive Assistant / VD-assistent!

Arbetsplats: Du kommer arbeta som närmaste person till VD för ett internationellt tillväxtbolag med ca 120 anställda med huvudkontor i Stockholm innerstad. OBS! Du anställs direkt av bolaget.
Arbetsuppgifter: I denna befattning kommer du att jobba personligt dedikerad som det närmsta I stödet till att bolagets VD uppnår både bolagets och personligt uppsatta mål. I din roll kommer du underlätta och utveckla arbetssätt för att VD ska kunna prestera på topp. Du ska ha en helhetssyn och arbeta efter bästa förmåga, dels för att utföra dina arbetsuppgifter men även för att stötta, engagera och vara inspirerande.
I dina arbetsuppgifter ingår det att planera VD:ns kalender så planeringen följer uppsatta mål och prioriteringar. Detta sker på daglig, vecko, månads och årsbasis. Dina sysslor består bl.a. av:


Bokningar/Planering
- Prioritera möten
- Boka möten med medarbetare
- Se till att hjälpa VD:n med vardaglig logistik
- Boka resor (flyg, taxi, hyrbil, tåg)
- Boka konferensrum
- Boka luncher
- Boka restauranger
- Boka konferens


Administration
- Ta fram rapporter, sammanfattningar och annat material inför möten
- Hålla kolla på anteckningar från föregående möte samt om någon annan ska sammanställa material inför kommande möte.
- Sammanställa och skicka mötesprotokoll till styrelse/aktieägare etc
- Påminna om olika typer av actions inför olika möten, förberedelser etc


Daglig kontakt med medarbetare som behöver tid med VD:n
- Gällande möten
- Actions som påverkar VD


Ekonomi
-Redovisa kvitton
-Attestera fakturor
-Tidrapportering olika projekt


Övrigt
- Upprätta presentation, drafts åt VD
- Sammanfatta och rapportera/kommunicera veckovis till berörda personer
- Korrekturläsa rapporter texter och dylikt
- Göra alla typer av ärenden av både professionell och privat karaktär
- Initiera, hantera och slutföra projekt av olika karaktär


Kvalifikationer: Du har tidigare vana att arbeta framgångsrikt som assistent eller likvärdigt arbete. Du är van att bygga framgångsrika relationer på olika nivåer, är noggrann, flexibel men samtidigt duktig på att verkställa. Vi ser att du har god vana av Office-paketet samt är lättlärd i nya system.
Personliga egenskaper: Du är en positiv, proffsig och driven person med ett lättsamt sinne och ett omhändertagande sätt. Du förstår betydelsen av ett professionellt flexibelt och servicemedvetet bemötande. Du är strategisk och lösningsorienterad. Som person är du utåtriktad, stresstålig och har lätt för att skapa goda relationer.
För att trivas i rollen tar du egna initiativ och får saker gjorda. Trots att du har ett starkt resultatfokus tummar du aldrig på noggrannhet och struktur. Du talar och skriver god svenska och har lätt för att kommunicera.
Välkommen med din ansökan (CV & personligt brev) till liv@workmint.com som även via mail svarar på eventuella frågor.