Västra hamnens skola söker skoladministratör

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Tillsammans gör vi skillnad!
Grundskoleförvaltningens övergripande uppdrag är att ge alla Malmös elever samma möjligheter att lyckas i skolan och nå goda resultat. Förvaltningen ska även skapa de bästa förutsättningarna för de medarbetare som möter våra elever och deras vårdnadshavare. Oavsett arbetsuppgifter så innebär ett arbete på grundskoleförvaltningen att göra skillnad för våra 24 000 elever. Tillsammans med 4 300 kollegor kan du vara med i skapandet av framtidens skola.



Västra hamnens skola är en skola med i nuläget 460 elever från förskoleklass till åk 9 och 60 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
I ditt uppdrag som skoladministratör har du en central och viktig roll i skolans reception (expedition). Du är ansiktet utåt och tar dagligen emot besök, hjälper och vägleder elever, pedagoger, föräldrar, myndighetspersoner etc som kommer eller ringer till skolans reception (expedition) i olika ärenden. Du har huvudansvar för den interna servicen på skolan och är behjälplig i allmänt förekommande kontorsgöromål. Du stödjer genom att sköta beställningar och bokningar av olika slag samt formulerar och distribuerar inbjudningar och infoblad mm.
I uppdraget ingår också att hantera elevadministration, vilket bl a innebär att registrera in- och utskrivningar, placeringar, betyg och andra elevresultat mm.
Du har ansvar för posthantering, diarieföring, registrering, arkivering och kan vara behjälplig i lokal ärendehantering kopplat till myndighetsutövning. Detta kan innehålla arbetsuppgifter som framtagning av olika typer av underlag för statistik, förberedelser av utskick av olika slag mm.
Inom ekonomiområdet ingår bl att hantera fakturor, göra konteringar, inköp och beställningar via ekonomisystemet Raindance.
Som skoladministratör ingår även uppdrag som rektorsområdets chefsstöd när det gäller personaladministration kopplat till HR-systemet Personec P. Kort-tidsbemanning innehållande bl a anskaffning av vikarier och administration kring detsamma i befintligt IT-system kan också ingå i uppdraget.


KVALIFIKATIONER
Det är ett krav att du som söker har gymnasieutbildning, eller motsvarande, samt har tidigare erfarenheter av att arbeta med administrativa arbetsuppgifter. Har du utbildning inom det administrativa området, gärna kopplat till ekonomi eller IT, är det meriterande. Även tidigare erfarenheter av arbete på skola eller i annan kommunal verksamhet ses meriterande.
Det är vidare nödvändigt att du som söker har en god datorvana och är kunnig i Officepaketet. Vi ser gärna att du sedan tidigare också har arbetat med dataprogram som: Extens, PersonecP, Raindance eller Platina.
Som person är du strukturerad, har en god samarbetsförmåga, ser ur ett helhetsperspektiv samt har en hög social kompetens.