VD-assistent

VD-assistent till fastighetsbolag vid Slussen
Om företaget
Slussgården är ett fastighetsbolag med kontors- och affärslokaler i fyra kvarter på Södermalm i Stockholm. Vi äger också Högberga Gård på Lidingö. Vi sköter all vår förvaltning själva och har även en avdelning som förser våra hyresgäster med alla de servicetjänster de kan tänkas behöva. Som ytterligare en service för både våra hyresgäster och externa besökare har vi nyligen öppnat en studio- och konferensavdelning på Hornsgatan. Då vårt kontor ligger vid Slussen, i direkt anslutning till våra fastigheter, kan vi ge en personlig service till våra hyresgäster.
Om rollen
Just nu pågår det flera spännande projekt i våra kvarter och därför behöver vår VD en assistent som kan stötta honom i det administrativa arbetet. Rollen som VD-assistent är nyinrättad och syftet är att du i rollen ska underlätta det dagliga arbetet för vår VD.
Vi söker dig som har rätt kompetens och erfarenhet för att kunna ge ett professionellt stöd till VD. Du brinner för att planera och genomföra uppgifter med hög kvalitet och service, och ha ordning på detaljerna. I din roll ansvarar du för att självständigt driva ditt arbete framåt och ta dig an nya arbetsuppgifter. Du kommer att samordna och driva egna uppdrag och detta kommer att ställa krav på god samarbets- och kommunikativ förmåga.
I rollen kommer du ansvara för administrativa förberedelser kopplade till VD:s dagliga arbete, främst i förbindelse med bolagsledning och styrelse. Du kan också komma att assistera i andra områden inom bolaget, som t.ex. att anordna interna och externa projekt, events och möten.
Då rollen är ny kan innehåll och ansvarsområden i rollen komma att ändras över tid beroende på VD:s behov samt din kompetens och intressen.
Personliga egenskaper
Då rollen är omväxlande och med tidvis högt tempo behöver du vara flexibel och kunna prioritera mellan olika arbetsuppgifter.
Du trivs med att ta egna initiativ och gillar att självständigt ta dig an nya arbetsuppgifter.
En framgångsfaktor för att lyckas i rollen är att du har ett systematiskt och strukturerat arbetssätt och en förmåga att tänka långsiktigt och ligga steget före. Du är alltid tydlig och transparent, håller vad som lovas, agerar professionellt och är affärsmässig i alla lägen.
I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper.
Konkreta arbetsuppgifter
• Utgöra ett administrativt stöd vid planering av möten för ledningsgrupp, styrelse och projektgrupper där du skapar kallelser, agendor och löpande uppdaterar deltagare inför möten.
• Organisera och boka möten.
• Förbereda och sammanställa olika former av underlag och presentationer till möten.
• Ta fram, bearbeta och justera olika typer av underlag.
• Upprätta protokoll och minnesanteckningar.
• Planera och boka in årliga större företagsevent och resor.
• Ta hand om allehanda uppgifter som dyker upp ad-hoc.
Utbildning och erfarenhet
• Minst fem års erfarenhet av arbete som VD-assistent eller liknande professionellt ledningsstöd.
• Grundläggande kunskaper inom ekonomi samt kännedom om viktiga grundläggande juridiska och etiska krav är meriterande.
• Mycket god kommunikativ förmåga.
• Goda kunskaper i programmen som ingår i Officepaketet.
Välkommen med din ansökan så snart som möjligt eftersom vi gör löpande urval och intervjuer. Mejla din ansökan till jobb@slussgarden.se