VD-assistent

SVEALANDSTRAFIKEN – EN STOLT SAMHÄLLSBYGGARE

Svealandstrafiken är ett aktiebolag som ägs av Region Västmanland och Region Örebro Län. Vår uppgift är att planera och utföra linjelagd trafik med buss i båda länen och detta gör vi på uppdrag av Kollektivtrafikmyndigheterna i Västmanland och Örebro. Vi kör såväl stadstrafik som regiontrafik, antingen i egen regi eller via någon av de underentreprenörer som vi har avtal med. Vi är navet mellan våra ägare och resenärerna. All busstrafik bedrivs under två olika tjänstevarumärken som regionerna ansvarar för: VL i Västmanland och Länstrafiken i Örebro.

Vi har 1050 medarbetare och 325 bussar fördelat över båda regionerna. Mångfald är viktigt för oss och i vårt bolag finns medarbetare från jordens alla hörn. Även om vi har en bit kvar så är vi stolta över att vara bland de företag i branschen som har störst andel kvinnliga medarbetare.

VD-assistent
Söker du en koordinerande roll där du får visa att några av dina starka egenskaper är att du är flexibel, strukturerad och har hög integritet? Som VD-assistent hos Svealandstrafiken är du direkt underställd VD. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att vara;

• Organisera och boka möten
• - Upprätta kallelser, agendor, protokoll och mötesanteckningar
• - Förbereda och sammanställa olika former av underlag och presentationer till möten
• - Ta emot besökare och agera värd vid vissa besök
• Bokning av resor, hotell och konferenser
• Hantering av fakturor

Rollen som VD-assistent kombinerar vi med att du även kommer att arbeta som dokumentcontroller inom bolaget. Här blir dina arbetsuppgifter bland annat att;

• Hantera information som inkommer eller uppstår i bolaget på ett juridiskt korrekt sätt
• Ansvara för att registrera och diarieföra information i ärendehanteringssystem
• Ansvara för tillsyn och redovisning av arkivet enligt gällande regelverk
• Hantera inkommande post och mail
• Distribuera post/ärenden ut i organisationen
• Lämna ut offentliga handlingar vid förfrågningar (OSL)
• Ansvara för implementation av nytt diariesystem
• Förvalta befintligt och kommande diariesystem
• Utveckla processer och rutiner för diarieföring
• Stötta och utbilda chefer och medarbetare i dokument- och informationshantering

Gällande arbetsuppgifter kopplade till din roll som dokumentcontroller rapporterar du till vår ekonomichef.

Kvalifikationer

• Tidigare erfarenhet från rollen som VD-assistent eller liknande
• Du har goda kunskaper i Officepaketet med betoning på Word och Powerpoint. Då många möten sker via Teams ser vi gärna att du behärskar det också.
• Flera års erfarenhet av registratur och arkivhantering gärna i offentligt ägt bolag. Arkivarieutbildning och registratorsutbildning från högskola eller diplomerad registrator är meriterande
• Erfarenhet av IT-system avseende diarium/ärendehanteringssystem i tex Platina eller motsvarande
• Mycket god skriftlig och muntlig förmåga i svenska och god i engelska

För att lyckas i din roll är du en serviceinriktad, välstrukturerad person med hög integritet. Du har förmåga att ta initiativ och arbeta självständigt samt bidrar till ett gott samarbete på arbetsplatsen och i samverkan med andra aktörer. Du ska vara trygg i regelverket kring diarieföring och kunna kompetensutveckla övriga organisationen i detta. Då vi är inne i en digitaliseringsresa är det viktigt att du både har kunskap och vilja att bidra i detta förändringsarbete. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet för tjänsten.

Placering: Västerås. Bolagets totala verksamhet finns utspridd över Örebro län och Västmanlands län vilket innebär att rollen ställer krav på en hel del resor i tjänsten. B-körkort är därför ett krav.

Är det dig vi söker?
Välkommen med din ansökan i form av cv och personligt brev senast den 28 mars 2022.
Urval och intervjuer kan komma att ske löpande vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Vi undanber oss all form av rekryterings- och annonseringshjälp.