VD-assistent med kontorsansvar till Vectura Fastigheter

Om Vectura Fastigheter

Vectura kombinerar nyskapande med erfarenhet och kunskap. Vi börjar alltid med människan och skapar lösningar tillsammans med våra hyresgäster, kommuner och partners. Det är så vi skapar utrymme för nya framsteg och det är så vi bygger för Sveriges och hela mänsklighetens framtid i våra innovationskluster som GoCo Health Innovation City, Forskaren och the Loop i Science Village utanför Lund.

Ditt uppdrag

Som vår nya VD-assistent kommer du vara en del av ett växande företag där du har möjlighet att påverka och skapa din egen roll, samtidigt som du är i händelsernas centrum där du supporterar VD samt säkerställer att skapa en trivsam miljö för alla medarbetare och besökare. Du kommer att agera som Vd:ns högra hand vilket innebär att du ansvarar för att organisera kalendern, boka möten, agera gatekeeper samt frigöra dyrbar tid för Vd:n. Dessutom kommer du att hantera dokument och presentationer samt driva projekt, vilket ger dig chansen att vara nyskapande och proaktiv. En annan viktig del i din roll är att säkerställa att vårt kontor är en trivsam och välkomnande plats. Du tar hand om besökare och levererar en förstklassig besökarupplevelse. Dessutom är du ansvarig för att upprätthålla kontorets höga standard. Det är en plats där din proaktivitet och service kommer att göra en verklig skillnad.

Rollens tyngdpunkt kommer ligga i att supportera VD samt ansvara för kontoret men den innefattar också administrativa uppgifter så som:

· Ansvara för VD:ns kalender

· Rese- och mötesarrangemang för VD

· Administrera ledningsgrupps- och styrelsearbete

· Hantera dokument på uppdrag av VD- styrelsedokument digitalt

· Ta fram presentationsmaterial i Powerpoint för VD

· Bidra till en hög servicenivå och god kontakt med besökare via växel och personliga bemötanden

· Ansvara för att kontoret är välskött, trivsamt samt bidra till kulturen på Vectura

· Inköp av kontorsmaterial, kontakt med fastighetsbolaget, städbolag mm.

· Planera och ansvara för frukostar

· Bevaka och ansvara för uppvaktning vid högtider, bemärkelsedagar och liknande

· Bistå i planering och projektledning av interna konferenser, sommar- och julavslutningar. 

· Andra ad-hoc uppgifter  

Din bakgrund och profil

Din roll kommer att kräva att du skapar rutiner och processer för att stötta VD:n och kontoret i den pågående tillväxtresan. Att kunna säga nej när det behövs och agera som en gatekeeper är viktigt, samtidigt som du behåller din professionalism och ödmjukhet.

För att vara framgångsrik i den här rollen behöver du kombinera pondus med emotionell intelligens. Du måste ha "skinn på näsan" och samtidigt vara professionell och ödmjuk i din framtoning. Integritet är avgörande när du hanterar företagets och Vd:ns känsliga information. Du har tidigare erfarenhet av en liknande roll som VD-assistent/ Exekutiv assistent samt från en serviceroll, och gärna från ett svenskt börsnoterat bolag. Du behärskar det svenska och engelska språket obehindrat i tal och skrift samt har en god digital förmåga. Ett starkt plus är om du har erfarenhet av internationella bolag samt har liknande branscherfarenhet.

Du är uppmärksam på detaljer samtidigt som du har förmågan att lyfta blicken och se helheten utan att tappa fokus. Vidare är du självgående, strukturerad, serviceinriktad och har en can-do attityd. Du är van vid högt tempo, har ett prestigelöst- och proaktivt förhållningsätt och är flexibel inför snabba förändringar. Slutligen är du effektiv och professionell i ditt arbetssätt, utan att tumma på kvalitet och noggrannhet.

Vill du veta mer om tjänsten?I den här rekryteringen samarbetar Vectura Fastigheter med Wise Professionals, The Pace. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis, stephanie.grammenidis@thepace.se. Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas omgående.

Är du redo för denna spännande utmaning?

Ansök nu och bli en nyckelspelare i Vectura's framgångssaga!