VD assistent och kontorsansvarigvikariat

Vill du jobba i ett team och göra det möjligt för människor att förverkliga sina yrkesdrömmar – att få göra sin grej?


Vi som jobbar i teamet ser att man passar bra in om man är serviceminded, glad, personlig, ansvarstagande, prestigelös och omhändertagande (det vi internt kallar caretaking).


Vilka är vi?
Frilans Finans har sedan starten 1999 hjälpt fler än 55 000 egenanställda att fakturera utan att ha eget företag. Genom egenanställning kan man till exempel ta betalt för arbete som utförs vid sidan av sitt ordinarie jobb, testa om en affärsidé lyfter utan att starta företag, eller bedriva verksamhet utan att behöva lägga energi på administration och pappersarbete – man behöver bara göra sin grej!


Tjänsten
Vi söker nu en vikarie som VD assistent/kontorsansvarig för vårt kontor i Uppsala som kommer arbeta nära VD och ansvara för att avlasta VD i den löpande verksamheten samt frigöra VD:s tid till att få möjlighet att arbeta mer med affärsutveckling och visionsarbete. Som VD assistent ser du till att VD är uppdaterad i det som händer i organisationen och omvärlden. Du rapporterar till VD. Som kontorsansvarig ansvarar du för allt administrativt, men också praktiskt arbete, som rör vårt kontor för stationära medarbetare i Uppsala.


Arbetsuppgifter:
Besvara VD:s mejl och inbjudningar
Boka in och förbereda möten och åtaganden. Även delta vid möten.
Protokollskrivning
Koordinering av kalender- och reseadministration, hjälpa VD att planera kommande period
Organisera konferenser och event
Övergripande kontorsansvar för vårt kontor i Uppsala
Attestera och kontrollera fakturor ställda till VD samt tillhörande kontoret i Uppsala
Hjälp med formatering, översättning och annat administrativt åt VD
Kontroll att organisationen följer tidsplanering i ledning- och styrning
Sammanställning av dokument inför möten, aktivitetsplaner, med mera.
Hjälpa VD med uppföljning av initiativ
Stöd till ledningsgrupp
Kontroll av mejl för Egenanställningsföretagens Branschorganisation
Medlemsvärvning Branschorganisationen
Mötesplanering Branschorganisationen
Administrativt arbete för Branschorganisationen, så som postningar och uppdateringar på hemsidan
Deltaga vid mässor
Även andra arbetsuppgifter kan tillkomma



Sekretess och konfidentiell information
VD assistenten förbinder sig att under anställningens bestånd och även efter det att anställningen upphört, utan begränsning i tiden, att inte för någon utomstående avslöja konfidentiell information rörande bolaget och att inte för utomstående avslöja konfidentiell information rörande VD eller VDs familj. Med konfidentiell information avses här även information av privat natur, såsom aktiviteter, uttalanden eller händelser som rör VD och hans familj.


Att arbeta hos Frilans Finans
Under 2019 omsatte vi ca 1,2 miljarder kr men vi är fortfarande en familjär organisation med 45 stationära medarbetare och beslutsvägarna är korta och avstånden mellan avdelningarna likaså.


Vår organisationskultur genomsyras av viljan att hjälpa varandra och våra egenanställda och vi får energi från våra egenanställda och den nytta vår verksamhet skapar, för dem och för samhället. I Sverige, där vi är marknadsledande, börjar egenanställningen bli allt mer etablerad. I Norge börjar hjulen snurra allt snabbare och i Frankrike är vi på väg upp ur startblocken. Så vår resa har bara börjat…


Din personlighet och erfarenhet
Frilans Finans värdeord är caretaking, ansvarstagande, möjliggörande och premium tech and knowledge. Caretaking är något vi värderar speciellt högt då det står för hög serviceinställning, empati, noggrannhet och god kommunikation. För att lyckas hos oss ser vi därför gärna att du är bra på att samarbeta samt att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. För rollen som VD assistent och kontorsansvarig krävs det även att du har en god planering- och prioriteringsförmåga, är en skicklig kommunikatör (muntligt och skriftligt), driven, serviceminded, självgående, strukturerad och ansvarstagande.


Arbetslivserfarenheten tror vi består av liknande administrativa arbetsuppgifter från bolag som är i uppväxtfas. Vi ser gärna att du tidigare arbetat i en verksamhet med hög servicenivå. Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, samt har god datorvana, främst inom Office-paketet.


För att trivas i vår självstyrande och stödjande organisation så bör du trivas med att arbeta med stor självständighet och eget ansvar. Du bör också ha ett genuint intresse att få våra egenanställda och uppdragsbaserade arbetare på våra andra marknader att växa.


Övrigt
Möjlighet till att arbeta kvällstid och deltaga vid representation.


Start
Enligt överenskommelse, vikariatet startar januari 2021 och pågår i 12 månader


Omfattning
Heltid.


Geografisk placering
Tjänsten är placerad på Frilans Finans kontor i Uppsala. Resor till Stockholm kan förekomma. Resor förekommer till våra andra marknader.


Välkommen med din ansökan
Skicka in din ansökan, CV och personligt brev, till jobb@frilansfinans.se dock senast onsdagen den 4 november. Urval och intervjuer kommer att ske löpande så skicka in din ansökan redan nu.