VD assistent rekryteras till Norrlandsoperan

VD assistent rekryteras till Norrlandsoperan

NorrlandsOperan grundades 1974. Under åren har vi utvecklats från en regional operaensemble till ett scenkonsthus med regionalt uppdrag och mycket bred verksamhet. Det nya operahuset med teater och konsertsal invigdes våren 2002. I NorrlandsOperan ingår symfoniorkestern och avdelningar för opera, dans, musik samt Vita kuben, vårt rum för samtida konst. Vi har egna tillverkande verkstäder och ateljéer samt ett eget biljettkontor.
NorrlandsOperans uppdrag är att producera, främja, och utveckla scenisk och konstnärlig verksamhet. Ca 130 personer är anställda hos oss och vi genomför årligen ca 550 föreställningar och aktiviteter. Utöver egna produktioner gästas vi varje säsong av turnerande föreställningar. I vårt uppdrag ingår också att arrangera MADE samt Umeå Jazzfestival. Vår vision är att vara en spelplats för nya uttryck och vi strävar efter att låta så väl tradition som provokation utmärka det vi gör.
NorrlandsOperan ägs till 60% av Region Västerbotten och 40% av Umeå kommun.
Läs mer på www.norrlandsoperan.se

Arbetsbeskrivning
Vår nuvarande VD-assistent går i pension under hösten och nu söker vi dig som vill ta vid och stödja VD och övriga staben i deras vardag.
VD-assistenten har en mycket viktig roll i att stödja organisationen och verksamheten i det dagliga arbetet och kommer att arbeta främst med VD men också med administrativ chef samt personalchef.
Förekommande arbetsuppgifter är:
- Underlätta VD:s arbete genom att på ett professionellt och effektivt sätt bistå i det administrativa arbetet
- Planera och ha översyn av VD:s kalender samt mail och telefonkorrespondens
- Sekreterare i ledningsgruppen, kallelse, sammanställa dagordning/bilagor, ta fram underlag, skriva protokoll, boka lokal, ordna fika m.m.
- Sekreterare i skyddskommitté och skyddsrond
- Resebokare för VD, vissa gästbokningar avs. biljetter, hotell mm
- Sekreterare i övriga företagsövergripande möten utifrån behov.
- Administrera och koordinera möten för VD och vid behov för övriga ledningsgruppen
- Koordinera företagsövergripande evenemang såsom konferenser, informationsmöten, övriga större möten och event
- Registrator/ansvar för diarium och till detta förekommande arbetsuppgifter och ansvar
- Framtagande av statistik och analys av resultat
- Agera administrativt stöd gentemot stab
- Hjälp vid ansökningar av externa medel
- Ansvara för olika typer av projekt som VD initierat

Du rapporterar till VD

Vem är du?
Som person brinner du för service och trivs i en roll där du får vara en del av NorrlandsOperans centrala nav. Du bör vara både flexibel och prestigelös då arbetsuppgifterna är varierande.
Du har akademisk utbildning eller motsvarande i grunden och har erfarenhet från liknande arbetsuppgifter med gott resultat. Du är en kommunikativ person som har mycket god svenska och engelska i tal och skrift. Att du har goda kunskaper i office-paketet och erfarenhet från att jobba i olika administrativa system är viktigt för att klara av arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt.
Viktiga personliga egenskaper för att lyckas i rollen är stabilitet, personlig mognad, förmåga att prioritera och arbeta strukturerat samt att du är en relationsbyggande person med hög integritet. Du är duktig på att se processer och strukturer, har ett eget driv, stor initiativförmåga och vana att driva dina egna processer. Du är trygg, nyfiken och utåtriktad med en vilja att lära och hjälpa.

Erfarenhet från offentlig eller politiskt styrd verksamhet är meriterande