VD-sekreterare till Uppsala

Vårt uppdrag:
Nu söker vi dig som har lång erfarenhet som VD-sekreterare/assistent och en fena på struktur och koordinering. Kunden är verksam internationellt och arbetar med snabbrörliga konsumentprodukter samt läkemedelsförstärkning. Du kommer att vara stationerad i Uppsala på kundens kontor. Uppdraget startar den 21 oktober 2024 och kommer pågå initialt under 6 månader.

Detta är ett konsultuppdrag och du blir anställd av Avanzera. Vi värdesätter starkt att du känner dig trygg i din anställning hos oss. Därför erbjuder vi alltid dig som medarbetare en marknadsmässig månadslön, pensionsavsättning, friskvårdsbidrag och anslutning till vårt kollektivavtal.

Arbetsuppgifter:
Du kommer agera administrativt stöd till Site Director och Site Leadership. I denna roll kommer du att driva utvecklingsprojekt samt förbättringsarbete relaterat till administrativa processer och strukturer. Du kommer främja positiv kommunikation mellan interna och externa funktioner/personer/aktiviteter/forum.

Exempel på arbetsuppgifter:
• Förmedla kommunikation mellan Senior Leadership och avdelningar/funktioner på anläggningen.
• Samla in och analysera data inom olika administrativa och policyrelaterade frågor.
• Ge olika typer av administrativt stöd; lösa problem på ett korrekt och snabbt sätt.
• Följa upp med personal vid behov för detaljerad information.
• Utveckla rekommendationer samt förbereda och presentera relaterade rapporter.
• Boka möten, underhålla och uppdatera dagliga kalendern, utarbeta korrespondens/kommunikation, skapa kalkylblad och presentationer.
• Hålla register/protokoll för interna styrelser/kommittéer, schemalägga möten, förbereda dagordning.
• Säkerställa att material och rapporter för signatur är korrekta och kompletta, korrekturläsa och kontrollera skrivna och andra material för noggrannhet, fullständighet och efterlevnad av standarder, policyer och rutiner.
• Arrangera resor samt mötes- och besöksplanering för Site Leadership/Platform Leadership vid behov.
• Utföra en mängd komplexa, högt ansvarstagande och administrativa stödfunktioner för Site Senior Leadership.


Din bakgrund:
Vi ser att du har följande kvalifikationer som erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder samt rutiner. Principer och metoder för god affärskommunikation. Kunskaper inom administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. Erfarenhet av MS Office och andra IT-system/verktyg som t ex. Teams, Adobe Acrobat, SharePoint. Vi ser gärna att du även har erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder. Du ska vara flytande i svenska och engelska tal och skrift.

För att lyckas i rollen som VD-sekreterare bör du ha förmågan att använda gott omdöme i en mängd olika situationer, stark skriftlig och muntlig kommunikation, administrativa och organisatoriska färdigheter och vara uppmärksamhet på detaljer. Du ska kunna upprätthålla en realistisk balans mellan flera prioriteringar samt anpassa dig flexibelt. Du ska ha förmågan att förutse behov och samla in, förbereda information för granskning och åtgärder. Upprätthålla sekretess och agera på ett lugnt och professionellt sätt. Det är viktigt att man har god samarbetsförmåga. Du ska vara självständig i ditt arbete och gärna ha goda ledaregenskaper (kunna leda workshops, hantera mindre projekt).

Om oss:
Avanzera har funnits sedan 1998 och är ett auktoriserat företag. Vi vet att varje person är unik och därför månar vi om att ditt nästa steg i karriären ska ge dig kunskap och erfarenhet som just du strävar efter. Vi lägger stor vikt vid personliga relationer och vill att du ska må bra och trivas i samarbetet med oss! Vi är din expert inom konsult- och rekryteringstjänster. Läs mer om oss på www.avanzera.se