Verksamhetsassistent till verksamhetsområde Akutsjukvård

Sjukhusen i väster är en förvaltning inom Västra Götalandsregionen och består av fyra sjukhus – Alingsås lasarett, Angereds närsjukhus, Frölunda specialistsjukhus och Kungälvs sjukhus. Vi ansvarar också för uppbyggnad och drift av Högsbo närsjukhus. Cirka 3000 medarbetare arbetar varje dag hos oss för att ge en god och säker specialistsjukvård av högsta kvalitet.



Verksamhetsområde Akutsjukvård innefattar akutmottagningarna, ambulanssjukvården och bårhusen på Alingsås lasarett och Kungälvs sjukhus samt en bemanningspool vid Alingsås lasarett.

Verksamheten har ca 300 medarbetare. Verksamhetsledningen består i nuläget av tio chefer, stabsfunktioner inom HR, ekonomi och verksamhetsutveckling.

Din roll
I din roll som verksamhetsassistent får du arbeta i en omväxlande och stimulerande roll där ingen dag är den andra lik. Du handlägger ärenden självständigt och du arbetar och planerar de administrativa uppgifterna inom verksamheten. Du är en viktig del av verksamheten och är en självklar del i vår ledningsgrupp, en grupp med god stämning och korta beslutsvägar. Din närmsta chef är verksamhetschefen som du stöttar och bistår i det dagliga arbetet genom att arbeta proaktivt och ligga steget före i det administrativa arbetet. Du kommer också arbeta med support i olika riktningar och till olika chef- och medarbetargrupper beroende på aktuellt behov. Du har en viktig roll i vår kommunikation såväl internt som externt.

Arbetsuppgifter
Arbetet som verksamhetsassistent är ett omväxlande arbete. Du kommer att ha ett nära samarbete med, och vara ett administrativt stöd, åt såväl verksamhetschefen som övriga i verksamhetens ledningsgrupp. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

- att självständigt handlägga ärenden på uppdrag av verksamhetschefen
- att vara sekreterare i ledningsgrupp, lokal MBL- och Skyddskommitté och i andra möten inom verksamhetsområdet
- att bistå verksamhetschefen med underlag för utredningar, rapporter och statistik samt presentationsmaterial, fakturahantering och personaladministration
- att vara verksamhetsområdets arkivredogörare vari ingår hantering av diariet och att svara på frågor kring dokumenthantering
- att vara verksamhetsområdets dataskyddskontakt
- att ansvara för verksamhetsområdets arbete med styrande och stödjande dokument
- att fortsätta bygga upp och uppdatera verksamhetens intranät
- att bistå övriga i ledningsgruppen med administrativa uppgifter

Du kommer också att få särskilda ansvarsområden kopplade till just din specifika kompetens och profil.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som bedöms likvärdig. Du ska ha erfarenhet av administrativt arbete, gärna från offentlig verksamhet. Du är van datoranvändare med erfarenhet av olika system och applikationer som tex personaladministrativa systemet Heroma och fakturasystemet Raindance/Marknadsplatsen, gärna även diariesystemet Public 360 och SharePoint och du har grundläggande kunskaper om allmänna handlingar.

För att passa i rollen tror vi att du är van vid att arbeta självständigt, samtidigt som du har förmåga att se helheten. Du är strukturerad och har god organisatorisk förmåga och du arbetar serviceinriktat. Du kan planera i förväg samtidigt som du kan tänka om och hitta andra lösningar när det behövs. Du har självklart god IT-vana och trivs med att arbeta framåtriktat i ett högt tempo. Det är viktigt att du trivs med att ha många kontakter och kan ge ett gott bemötande.

Stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper, där förändringsbenägenhet, god kommunikation, samarbetsförmåga och flexibilitet är viktiga inslag.

Övrigt
Urval och intervjuer sker löpande.

Välkommen med din ansökan!

Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.


Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion


Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.


Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.