Verksamhetschefssekreterare

Verksamhetsområde rehabilitering och smärtcentrum

Med 8 600 anställda, ca 800 vårdplatser och omfattande öppenvård är Akademiska sjukhuset ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är Akademiska leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige.

Här på Akademiska sjukhuset tror vi att ärlighet varar längst. Så svart på vitt: Vi vet att tempot är högt och att vi är i behov av fler kollegor. De tjänster som vi erbjuder kräver mycket, men vi som arbetar här vet att jobbet också ger så mycket tillbaka. På Akademiska sjukhuset har du nära till specialistkunskap, forskning, utbildning och engagerade kollegor. Vi arbetar kontinuerligt med förbättring och utveckling, och strävar efter att vara en hälsofrämjande arbetsplats med gott ledarskap och flexibla arbetssätt.

Vår verksamhet
Rehabilitering och smärtcentrum ansvarar för länslogopedin, rehabiliteringsmedicin och smärtcentrum samt organiserar stora delar av sjukhusets arbetsterapeuter, fysioterapeuter, kuratorer, logopeder och dietister. Inom verksamhetsområdet finns det ca 400 medarbetare och en chefsstab bestående av tiotalet chefer. I staben finns det även två administratörer och en vårdutvecklare. Chefssekreteraren och administratörerna i staben är direkt underställda verksamhetschefen.

Ditt uppdrag
Uppdraget är primärt att ge verksamhetschefen stöd i de administrativa processerna. I rollen som verksamhetschefssekretare kommer du att ha en spännande och samordnande funktion där du ofta har flera uppgifter på gång samtidigt. Du kommer att ingå i olika ledningsgrupper tillsammans med verksamhetsområdets chefer. Som chefssekreterare är du insatt i alla våra administrativa flöden och ser möjliga förbättringar i arbetssätt och processer. Vidare kommer du att ha en samordnarfunktion i staben och delta i olika projekt, ibland i rollen som projektledare. Du kommer i nära samarbete med verksamhetschefen och staben utveckla de administrativa processerna inom verksamhetsområdet.

Arbetsuppgifterna är mycket varierade och du förväntas självständigt driva ditt arbete och du fyller en viktig funktion som en nyckelspelare inom verksamhetsområdet. Många av arbetsuppgifterna kommer ad hoc. Som chefssekreterare hos oss kommer du bland annat

• Ta fram underlag gällande tex budget och produktion
• Hantera mail, kalenderinbjudningar, administrera kurser
• Onboarda ny personal, i allt från kontrakt till behörigheter
• Samla in information och förbereda presentationsmaterial samt skriva rapporter enligt gällande riktlinjer
• Stödja chefer med de administrativa processerna och dokumenthantering
• Fungera som mötessekreterare vid tex facklig samverkan

Dina kvalifikationer
Vi söker dig som har en relevant akademisk utbildning samt erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och av arbetsuppgifterna som beskrivs för tjänsten. Du ska ha god kompetens gällande kvalitetsutveckling och förbättringsarbeten, gärna inom servicetjänster. Du behöver även ha mycket goda kunskaper i officepaketet, sharepoint och IT-system, diarieföring samt kunskap i webblayout. Meriterande är kunskap i SAS viya och Visio. Vidare har du en förmåga att formulera dig i svenska språket i skrift och är van att skriva olika texter, så som tex mötesprotokoll vid olika typer av möten.

Din kompetens
Den här tjänsten passar dig som ser dig själv som en "doer", en prestigelös person som har ett brinnande intresse för att ge god service. Du är flexibel och gillar att arbeta i en arbetsmiljö som innehåller många olika uppgifter samtidigt. För att lyckas i denna roll ser vi att du är välorganiserad, lösningsorienterad och resultatinriktad.

Vi erbjuder
Vi erbjuder en tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning om högst 6 månader kan komma att tillämpas.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Tf Verksamhetschef Cathrine Göransson, 018-611 26 70

Facklig kontaktperson nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan. Intervjuer kommer att hållas löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökansdatum.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.