Verksamhetschefssekreterare

Verksamhetsområdet thoraxkirurgi och– anestesi

Med 8 600 anställda, ca 800 vårdplatser och omfattande öppenvård är Akademiska sjukhuset ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är Akademiska leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige.

Här på Akademiska sjukhuset tror vi att ärlighet varar längst. Så svart på vitt: Vi vet att tempot är högt och att vi är i behov av fler kollegor. De tjänster som vi erbjuder kräver mycket, men vi som arbetar här vet att jobbet också ger så mycket tillbaka. På Akademiska sjukhuset har du nära till specialistkunskap, forskning, utbildning och engagerade kollegor. Vi arbetar kontinuerligt med förbättring och utveckling, och strävar efter att vara en hälsofrämjande arbetsplats med gott ledarskap och flexibla arbetssätt.

Vår verksamhet
Verksamhetsområdet thoraxkirurgi och– anestesi är en högspecialiserad enhet som tillhandahåller hjärt- och lungkirurgi inklusive intensivvård. Vi utför cirka 1200 större operationer per år och arbetet kännetecknas av teamkänsla kring patienterna och mellan avdelningarna inom verksamheten. Verksamhetsområdet består av tre sektioner; thoraxkirurgi, thoraxanestesi och perfusion samt tre avdelningar; thoraxoperation, thoraxintensivvårdsavdelning 50B1 (TIVA) och thoraxkirurgvårdsavdelning 50D. Vi har ett starkt fokus på att utföra en högkvalitativ vård till både form och innehåll.

Vi har just nu en t f verksamhetschef och ser fram emot att rekrytering blir klar med ordinarie verksamhetschef för att kunna blicka framåt.

Ditt uppdrag
I rollen som verksamhetschefssekreterare kommer du att ha en spännande och samordnande funktion där du ofta har fler uppgifter på gång samtidigt. Uppdraget innebär primärt att ge verksamhetschefen stöd i de administrativa processerna och assistera verksamhetschef med bl a uppdaterad kalender och e-post. Som verksamhetschefssekreterare är du insatt i alla administrativa flöden och ser möjliga förbättringar i arbetssätt och processer. Organisatoriskt är du direkt underställd verksamhetschefen och kommer att arbeta nära övrig administration inklusive verksamhetsutvecklare, forskningssjuksköterskor och akademiska företrädare. Utöver egna administrativa funktioner har verksamheten även stöd av Akademiska sjukhusets vårdadministrativa service (VAS). Du kommer också att ha en samordnarfunktion i staben.

Du har en sekreterarfunktion i samband med ledningsgruppsmöten, samverkan och andra möten på ledningsnivå som kräver minnesanteckningar eller protokoll. Du fungerar även som verksamhetsområdets handläggare samt registrator i sjukhusets allmänna-, patient- och forskningsdiarium, samt handlägger och samordnar patientklagomål, Lex Maria- och patientnämndsärenden.

Du sköter hantering av fakturor, beställning av inköp, bokning av resor samt planering av temadagar, kurser och regionmöten. Du arbetar proaktivt med stöd och service för att möta både verksamhetens och ledningsgruppens behov och uppdrag. I din roll kommer du även handlägga administrativa formalia vid nyanställning av chefer och läkare.

Arbetsuppgifterna är mycket varierande och du förväntas självständigt driva ditt arbete och du fyller en viktig funktion som nyckelspelare inom verksamhetsområdet.

Dina kvalifikationer
Du har en eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har tidigare erfarenhet av arbete som sekreterare och du uttrycker dig väl i såväl tal som skrift på svenska och har stort intresse av samarbete med olika människor och funktioner. Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet, en bred och grundläggande administrativ kompetens samt god datorvana och du kan enkelt sätta dig in i andra IT-program. Du har fallenhet för att självstävständigt kunna strukturera och prioritera dina arbetsuppgifter. Det är meriterande om du har bakgrund som chefssekreterare på högre nivå.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper med fokus på serviceanda, noggrannhet och en positiv och lösningsfokuserad attityd.

Din kompetens
Vi söker dig som är prestigelös, gillar variation, är bra på att hantera stressiga situationer och är serviceinriktad. Du sätter värde i att ha en avgörande roll och betydelse för att allt flyter på bra inom verksamheten. Du är självgående, har integritet och kan hantera sekretessfrågor. Din förmåga att arbeta strukturerat och kvalitetsmedvetet är mycket god. Arbetsuppgifterna och den dagliga kontakten med människor ställer krav på att du har god samarbetsförmåga, är lojal och har hög servicekänsla. Du har förmåga att ligga steget före med till exempel kommande deadlines, mötesbokningar och underlag.

Som verksamhetschefssekreterare ingår du också i ett sjukhusövergripande nätverk där du dels får information och utbildning av olika slag, dels ges möjlighet till utbyte med andra i samma roll.

Vi erbjuder
Vi erbjuder en tillsvidareanställning på 100%. Provanställning om högst sex månader kan komma att tillämpas.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
T f verksamhetschef Per Elowsson, tel. 018-617 50 25
Bitr verksamhetschef Maria Holwaster, tel. 018- 611 40 82
Facklig kontaktperson, nås via växeln tel. 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan. Rekryteringen kan komma att ske fortlöpande så vänta inte med att skicka in sin ansökan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.