Verksamhetsförvaltare dokumenthantering - en dokumentstrateg

Om tjänsten
Vi söker dig som har ett genuint intresse av informationshantering och erbjuder ett utmanande arbete med ansvar för vår dokumenthanteringsprocess.

Inledningsvis ligger utmaningen i att skapa sig en övergripande förståelse av vår verksamhet, vilka dokument som hanteras var i organisationen och vilka intressenter som berörs av respektive dokumentgrupp. Utifrån denna förståelse kommer du att ta fram och vidareutveckla rutiner och riktlinjer för dokument- och informationshantering som tillgodoser både interna och externa behov och som ger ett effektivt och strukturerat dokumentflöde.

Inom trafikförvaltningen finns ett internt nätverk bestående av medarbetare som arbetar med dokumenthantering inom särskilda specialistområden, exempelvis diarium/registratur, styrdokument, avtal, projektdokumentation. Som verksamhetsförvaltare dokumenthantering kommer du vara huvudsakligt ansvarig som teamledare för detta nätverk och utgöra verksamhetens dokumentstrateg.

Nyligen infördes Platina som vårt huvudsakliga dokument- och ärendehanteringssystem. Parallellt med införandet pågår också ett arbete med att utforma ett gemensamt arbetssätt för hela trafikförvaltningen med syfte att skapa ett organisationsminne som vi alla förstår och kan hitta i. I rollen som verksamhetsförvaltare dokumenthantering ingår därför också ett ansvar som objektspecialist för Platina, vilket innebär att du stöttar medarbetare som har administrationsfrågor i systemet och fungerar som trafikförvaltningens representant vid samråd med andra landstingsverksamheter.

I framtagning av rutiner och riktlinjer måste du ta hänsyn till de lagar och förordningar som omfattar offentlig verksamhet samtidigt som du arbetar med serviceförmedlingen genom hela dokumenthanteringsteamet.

Din utbildning och erfarenhet
Vi söker dig som har högskoleutbildning i arkivvetenskap eller annan relevant inriktning. Du har tillägnat dig kunskap och förståelse för dokumentationsflöden och arkivstrukturer och har erfarenhet av arbete med registrering och gallringsutredningar, gärna ifrån offentlig verksamhet. Vi ser utbildning och erfarenhet av digitala dokumenthanteringssystem och e-arkiv som meriterande. Rollen ställer krav på att du har god kännedom om arkiv- och offentlighetslagstiftning.

Som person är du utåtriktad och kommunikativ och trivs i en serviceinriktad roll med många kontakter. I denna förvaltande roll är det viktigt att samordna de personer som arbetar med våra dokument och även förmedla information om hur dokument- och informationshantering ska fungera till resten av organisationen och berörda externa parter. Vidare är du strukturerad och ordningssam med ett genuint intresse av informationshantering.

Det här är en tjänst för dig som vill arbeta strategiskt med dokumenthantering, underlätta och effektivisera vårt arbetssätt och som samtidigt sporras av tanken om att den information som vi hanterar idag kommer utgöra en del av Stockholmsregionens historia.

Information och ansökan
Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta HR-specialist Susanna Björk på tfn. 08-686 3645.

Fackliga kontaktpersoner för SACO är Richard Björk, tfn: 08-686 3779 och för Vision (SKTF) Mona Tallberg, tfn: 08-686 1665.

Vänligen skicka in din ansökan så snart som möjligt, intervjuer kommer att ske löpande.

Välkommen med din ansökan!