Verksamhetssamordnare till avdelningen Data och styrning

Arbetsförmedlingen IT - En av de mest snabbväxande it arbetsplatserna
Vilka är vi

Arbetsförmedlingen tar nu sikte på 2026 - en reformerad myndighet med ett tydligare fokus.

För oss på IT betyder det såväl omfattande utveckling av externa digitala tjänster som utveckling av våra interna digitala lösningar. Med tekniken transformerar vi myndigheten – i grunden.

Avdelningen Data och styrning har det övergripande ansvaret för data och information på Arbetsförmedlingen, samt ansvar för it-gemensamma basplattformar. Avdelningen stöttar även hela myndighetens it-verksamhet i informations- och it-säkerhetsfrågor.

Vidare ansvarar avdelningen för teknisk styrning via arkitektur och förutsättningar för systemutveckling. I ansvaret ingår även utveckling och drift samt livscykelhantering för produkterna inom avdelningen.

För att vi ska vara framgångsrika och lyckas med vårt uppdrag har vi en stark tro på att leverera iterativt och att lära oss på vägen. Vi har basen i Scrum och inspireras av SAFe-ramverket.

Vem söker vi
Som ledningsstöd/Verksamhetssamordnare på avdelningen kommer du att koordinera och administrera ledningsgruppen och stötta avdelningschefen. Du är en mycket viktig medlem i vår ledningsgrupp och är en sammanhållande och drivande kraft. Du ser till att vi håller det vi lovat och du gör våra gemensamma resultat tydliga. Du kommer jobba både ”högt och lågt”.

Rollen ställer höga krav på såväl din kommunikativa förmåga som din förmåga att samarbeta. Arbetet kräver att du är drivande, har helhetsperspektiv och att du ”ligger steget före”.

Vi är en stor organisation och enkel, tydlig kommunikation är väldigt viktig därför består en stor del av arbetet av att kommunicera inom avdelningen och med övriga intressenter.

Du är ett nära stöd till Avdelningschef, men jobbar också nära enhetschefer. Arbetet bedrivs tvärfunktionellt med tät kontakt med övriga avdelningar.

Vi är i ständig förändring och du kommer att kunna forma rollen tillsammans med avdelningschefen löpande. Exempel på dina arbetsuppgifter:

- Bistå med underlag/analys av verksamheten för att säkerställa effektiv användning av resurser
- Fungera som ett nära administrativt stöd till avdelningschef och enhetschefer. Det innebär bland annat att hantera inkommande ärenden, mötesbokningar, beställningar och övriga administrativa uppgifter.
- Hålla ihop avdelningsmöten och avdelningskonferenser och se till att logistiken klaffar.
- Ansvara för den interna kommunikationen inom avdelningen med hjälp av nyhetsbrev, SharePoint och Confluence.
- Stötta avdelningen med frågor kring samverkan, arbetsmiljö, kvalité och lokalfrågor.
- Bistå med diarieföring, skriva protokoll och ta fram underlag till olika typer av presentationer.
- I arbetsuppgifterna ingår också att förvalta och utveckla berörda SharePoint-sidor.
- Representera avdelningen inom relevanta fora och nätverk

Kvalifikationer
Vi söker dig som har följande kvalifikationer:

- Högskole- /Universitetsutbildning om 180 hp (120p gamla systemet) alternativt tre års erfarenhet av liknande roll
- Tidigare erfarenhet av arbete som kräver samordning av uppdrag 
- Van användare av Office-paketet och har en hög digital kompetens
- Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Meriterande
- Tidigare erfarenhet av arbete i stab och/eller ledningsfunktion och/eller liknande roll 
- Erfarenhet av att producera enkla kommunikationsmaterial för publicering tal, skrift & sociala medier
- Erfarenhet av- och förståelse för IT och digitalisering
- Har erfarenhet av att samverka med externa samarbetspartners

Vem är du
Vi söker dig som vill vara med och bidra till skapandet av ett högpresterande ledningsgruppsteam. Du gillar att vara med där det händer och tycker att det är kul när det är fullt upp. Du är driven och hjälper oss tänka nytt, hålla ordning och får saker att hända!

Du är serviceinriktad och tar rollen som samordnande och pådrivande gentemot andra, såväl inom avdelningen som med övriga samverkanspartners. Du har ett proaktivt och lösningsfokuserat arbetssätt samt erfarenhet av att arbeta självständigt.

Du trivs i ett arbete där det periodvis är ett högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att du har hög digital kompetens.

Vi kommer att lägga större vikt vid personlig lämplighet än vid längden på din erfarenhet!

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring 

Vårt erbjudande
Anställningsformen är tillsvidare, heltid, med 6 månaders provanställning för dig som inte redan är anställd på myndigheten. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort Solna.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Arbetsförmedlingen har en stor IT avdelning med många spännande roller. Om du är intresserad av andra IT roller hos oss kan du klicka https://arbetsformedlingen.se/om-oss/jobba-hos-oss/jobba-med-it-hos-arbetsformedlingen


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2023-01-15.

Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet samt betyg/intyg som styrker kraven för tjänsten.

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer om vår
rekryteringsprocess på vår hemsida https://arbetsformedlingen.se/om-oss/jobba-hos-oss

Urvalstest kan förekomma i vår rekryteringsprocess och vi kommer ge dig mer information om
processen via e-post efter ansökningstiden gått ut.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.