Verksamhetssekreterare

Verksamhetsområde klinisk neurofysiologi, neurokirurgi och neurologi

Vår verksamhet
Vid verksamhetsområdet klinisk neurofysiologi, neurokirurgi och neurologi bedrivs specialiserad och högspecialiserad vård för patienter med sjukdomar och skador i nervsystemet. Vi arbetar med utredning och diagnostik samt medicinsk och kirurgisk behandling av såväl urakuta neurologiska och neurokirurgiska tillstånd som kroniska sjukdomar i nervsystemet. Vi erbjuder vård till patienter från sju regioner i Mellansverige och erbjuder nationell högspecialiserad vård inom vissa områden till patienter från hela Sverige. Det komplexa uppdraget skapar bra förutsättningar för våra medarbetare och verksamheten att utvecklas.

Inom verksamhetsområdet arbetar drygt 450 medarbetare fördelat på tre vårdavdelningar, en dagvårdsavdelning, en neurointermediärvårdsavdelning, en neurointensivvårdsavdelning, en operationsavdelning och tre öppenvårdsmottagningar. Vid verksamhetsområdet bedrivs parallellt med den kliniska verksamheten en hög aktivitet av forskning, utbildning och utveckling i nära samarbete med Uppsala universitet. Vårt mål är att vara nationellt och internationellt ledande när det gäller vård, forskning och undervisning inom neuro-området.

Ditt uppdrag
Som verksamhetssekreterare ger du administrativt sekreterarstöd åt verksamhetschefen och handlägger självständigt ärenden på uppdrag av verksamhetschefen. Du ska assistera chefen med uppdaterad kalender och e-post och bistå verksamhetschefen och läkarchefen med underlag för utredningar, rapporter, statistik, presentationsmaterial osv. Du har en sekreterarfunktion i samband med ledningsgruppsmöten, samverkan, sektionsmöten, läkarmöten och andra möten på ledningsnivå som kräver minnesanteckning eller protokoll. Du ska självständigt kunna skriva agendor, kallelser, mötesanteckningar och protokoll osv. Dessutom ska du sköta dokumenthantering i form av diarieföring, ärendehantering och lagring/arkivering inom verksamhetsområdet. Du sköter också hanteringen av fakturor av olika slag, beställning av inköp, bokning av resor samt planering av olika temadagar, kurser och regionmöten.

I din roll som verksamhetssekreterare kommer du även handlägga administrativa formalia vid nyanställning av chefer och läkare. Administration och registreringar i närvarosystem, schemaläggning av läkare och arbete med schemamallar kommer också ingå i uppdraget. Du fungerar som verksamhetsområdets registrator, där du därtill har i uppdrag att hantera hemsidan och publicera klinikens kvalitetshandbok. Du handlägger och samordnar ärenden och underlag som läkemedelsstudier, patientklagomål, Lex Maria, HSAN och patientnämndärenden. Du arbetar proaktivt med stöd och service för att möta både verksamhetens och områdeschefens behov och uppdrag.

Dina kvalifikationer
Du har en eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Gärna kvalificerad yrkesutbildning eller högskoleutbildning inom hälso- och sjukvårdsadministration, kommunikation eller motsvarande. Det är meriterande om du har bakgrund som chefsassistent på högre nivå med erfarenhet av att leda i egna projekt. Det är meriterande om du har erfarenhet av att skriva protokoll och att kalla till MBL- och samverkansmöten.

För att stötta verksamhetschefen ligger du alltid steget före med kontroll av e-post och vanlig post, bokningar, möten, underlag och kommande deadlines. Du uttrycker dig väl i såväl tal som skrift på svenska och engelska. Du har mycket goda kunskaper i Office-paketet och gärna också Sharepoint för att hantera exempelvis textdokument, presentationer, informationsbrev och månadsuppföljningar. Du har en bred och grundläggande administrativ kompetens samt god datorvana, och du kan enkelt sätta dig in i andra IT-program så som personalhanteringssystem och fakturahanteringssystem.

Det är viktigt att du känner dig bekväm med att skriva mötesanteckningar och att du kan granska och redigera underlag som andra tagit fram, så att de blir korrekta till innehåll och form. För att hantera patientrelaterade ärenden är det ett krav att du har åtminstone grundläggande kunskaper i journalsystemet Cosmic.

Din kompetens
Vi söker dig som är prestigelös, gillar variation, är stresstålig och serviceinriktad. Du sätter värde på att ha en avgörande roll och betydelse för att allt flyter på bra inom verksamheten. Du är självgående, har integritet och kan hantera sekretessfrågor. Din förmåga att arbeta strukturerat och kvalitetsmedvetet är mycket god. Arbetsuppgifterna och den dagliga kontakten med människor ställer krav på att du har god samarbetsförmåga, är lojal och har hög servicekänsla. Du har förmåga att ligga steget före med till exempel kommande deadlines, mötesbokningar och underlag. Som verksamhetschefssekreterare ingår du också i ett sjukhusövergripande nätverk där du dels får information och utbildning av olika slag, dels ges möjlighet till utbyte med andra i samma roll.

Vi erbjuder
En tillsvidaretjänst som verksamhetschefssekreterare 100% till VO Klinisk neurofysiologi, neurokirurgi och neurologi.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om dem här (https://www.regionuppsala.se/Global/Jobba%20hos%20oss/karri%E4rwebben/F%F6rm%E5nsbroschyr%20Region%20Uppsala_2019.pdf).

Vill du veta mer?
Tf. verksamhetschef Mats Ryttlefors 018-611 98 83
Helena Broberg, administrativ chef 018-611 1533
Enheten för administrativ service 018-611 88 00
Facklig kontaktperson nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.