Verksamhetsspecialist dokument- och ärendehantering

Vill du arbeta för en digitaliserad och hållbar utveckling och få vara med i arbetet att säkerställa så att rätt digitala verktyg finns tillgängliga för Naturvårdsverkets medarbetare?

Som verksamhetsspecialist inom dokument- och ärendehantering blir du del vår Digitaliseringsavdelningen som ger stöd till Naturvårdsverkets verksamhet i den digitala omställningen. Digitaliseringsavdelningen består av fem enheter och du kommer att tillhöra Informationshanteringsenheten. På vår arbetsplats får du trevliga kollegor och ett närvarande ledarskap.

Vi samlas kring vårt uppdrag som syftar till att förbättra miljön för nuvarande och kommande generationer. Du kommer att välkomnas till ett modernt kontor och ett omväxlande jobb i en organisation med ett viktigt uppdrag.

Dina arbetsuppgifter
Som verksamhetsspecialist arbetar du med att förvalta, ge support och vidareutveckla vår Microsoft 365 och samarbeta med verksamheten i dokument- och ärendehanteringsfrågor så att rätt digitala verktyg finns tillgängliga för Naturvårdsverkets medarbetare.

I ditt arbete bevakar du förändringar i plattformen och de appar som är godkända samt bedömer hur de påverkar Naturvårdsverket på olika sätt.

Tillsammans med förvaltningsledare, servicedesk och leverantörer samverkar och samordnar du frågor kring effektiva och tydliga processer, användarupplevelse, informationssäkerhet, onboarding/offboarding och efterlevnad av regelverk.

Du hjälper till med support till användare som skapar stora dokument, till exempel skrivelser till regeringen. Då myndigheten har mallar i det centrala dokument- och ärendehanteringssystemet (iipax) ger du stöd vid att anpassa mallar till .rtf-filer samt kan arbeta med dokument i Adobe.

Ska krav:

-Minst 3 års erfarenhet av verksamhetsspecialistroll eller liknande av Microsoft 365 inklusive Office-programmen

-Goda kunskaper om tekniken och arkitekturen för Microsoft 365 inklusive Office-programmen

-Några års relevant arbetslivserfarenhet inom användarsupport och utbildning för slutanvändare.

-God kommunikationsförmåga muntligt och skriftligt på svenska.

-Erfarenhet av att utveckla och förvalta dokumentmallar

-Väl dokumenterade djupa kunskaper i Word, (inklusive formatmallar, byggblock, formulär)

-Goda kunskaper i tillgänglighetskrav

Meriterande: 

-Förmåga att stötta användare på ett pedagogiskt sätt.

-Gilla att jobba med nya tekniker och funktioner.

-Erfarenhet av att utföra IT-konsulttjänster

-Erfarenhet av Adobe samt iipax dokument- och ärendehanteringssystem

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du har ett systematiskt arbetssätt. Du analyserar komplexa frågor och kan bryta ner information i olika beståndsdelar, men också gå från del till helhet. Du är lösningsinriktad, arbetar självständigt och hittar vägar framåt där det inte alltid finns givna ramar. Du har god samarbetsförmåga, delar gärna med dig av dina kunskaper och idéer och tycker om att hitta lösningar tillsammans med andra. Då tjänsten innebär nära kontakter med många olika roller är det viktigt att du kan kommunicera frågor inom arkivområdet till medarbetare inom övriga delar av verksamheten.

Om anställningen  
Urval och intervjuer kommer att ske löpande. Anställningen är tillsvidare på heltid med placering i Stockholm alternativt Östersund. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Anställningen är en tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast den 17 augusti 2022.

Kontakt
Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta följande personer via växeln, tel.nr. 010-698 10 00.

Patrick Stenbacka, Enhetschef på Informationshanteringsenheten

Kontaktpersoner för ST och Saco.

Om Naturvårdsverket
Naturvårdsverket har en central roll i miljöarbetet och arbetar pådrivande, stödjande och samlande vid genomförandet av miljöpolitiken. Vi ansvarar för frågor som handlar om klimat och luft, mark, biologisk mångfald, förorenade områden, kretslopp och avfall, miljöövervakning samt miljöforskning. 

Naturvårdsverket eftersträvar en arbetsplats präglad av jämställdhet och mångfald. Vi ser att medarbetare med olika bakgrund och erfarenheter är en viktig förutsättning för detta.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring och undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.