Verksamhetsspecialist med inriktning mot stabsarbete

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 380 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 900 000 fondbyten och skickar ut 7,8 miljoner orange kuvert. Vi är cirka 1600 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.

Vi gör pensioner enklare!

Produktionsavdelningen är Pensionsmyndighetens största avdelning med cirka 900 medarbetare. Avdelningen har det övergripande ansvaret för Pensionsmyndighetens administration av förmåner samt utbetalningen av dessa. I avdelningens uppdrag ingår även styrning, uppföljning och utveckling av verksamheten. Verksamheten bedrivs på åtta verksamhetskontor lokaliserade i Växjö, Halmstad, Karlstad, Luleå, Visby, Gävle, Söderhamn och Stockholm.

Enheten för utvecklingsstöd
Enheten är övergripande ansvarig för att utveckla avdelningens styr – och uppföljningssystem i sin helhet, att driva avdelningens förflyttning utifrån avdelningens verksamhetsstrategi samt att driva avdelningens utveckling utifrån verksamhetens syfte och utifrån ett systemsynsätt. Enheten är organiserad i två grupper som leds av varsin gruppchef. Enhetens ledningsgrupp består av enhetschef och gruppchefer och till enhetsledningen söker vi nu en verksamhetsspecialist med inriktning på stabsarbete, som vill vara med på en spännande utvecklingsresa mot att skapa en än mer behovsdriven verksamhet, där vår förmåga att leverera nytta till kund kommer att stå i fokus.

Som verksamhetsspecialist med inriktning på stabsarbete kommer du i huvudsak arbeta med frågor kopplat till enhetens övergripande besluts – och uppföljningsstruktur, bland annat genom att:

• bevaka och hantera enhetens funktionsbrevlåda, inklusive att arbetsleda vissa uppdrag samt sammanställa och vid behov kvalitetssäkra enhetens underlag,
• skapa strukturer för och ansvara för enhetens gemensamma former för dokumenthantering,
• ansvara för hantering och samordning av enhetens remisser,
• hantera enhetens chefers beslutsordning, inklusive kvalitetssäkring av besluts – och beredningsunderlag,
• ansvara för samordning av samt planering och strukturer för enhetens rapportering och uppföljning kopplat till exempelvis enhetens verksamhetsplan, regleringsbrevsuppdrag, risker med mera,
• ansvara för enhetens årshjul och enhetsledningens mötesstruktur – och planering, samt delta på och ansvara för protokollföring från enhetens ledningsgruppsmöten,
• vara enhetens främsta kontaktperson gentemot avdelningens enhet för ledningsstöd avseende bland annat enhetens uppföljnings – och rapporteringskrav,
• i övrigt ansvara för att enheten har en god struktur och stabsordning,
• tillsammans med övriga kollegor på enheten, vara med och utveckla enhetens styrning och uppföljning utifrån ett systemsynsätt och en tillitsbaserad styrfilosofi.

Du rapporterar till enhetschefen och ingår i enhetens ledningsgrupp.
Utbildning och erfarenhet:
Vi söker dig som har:
• Högskoleexamen med relevans för tjänsten
• Erfarenhet av stabsarbete i likhet med det som efterfrågas för tjänsten
• Erfarenhet av arbete med verksamhetscontrolling, uppföljning och rapportering inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av arbete med rapporteringsstrukturer, kvalitetssäkring av beslutsunderlag och samordning av kvalificerat utredningsarbete
• God kunskap i Exel, Word och Powerpoint
• Mycket goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift

Meriterande:
• Erfarenhet av utvecklingsarbete utifrån ett systemsynsätt och/eller agil metodik

Egenskaper:
För att trivas med arbetet behöver du:

• ha god förmåga att vara strukturerad och effektiv i en föränderlig omgivning
• ha en god analytisk förmåga, och förmåga att se både detaljer och helhet
• vara en god administratör
• vara flexibel och trivas med arbetsuppgifter av olika slag och karaktär
• vara driven, med en god förmåga att ta egna initiativ och att både självständigt och i samarbete med andra lösa problem
• ha en utmärkt kommunikativ och pedagogisk förmåga, samt förmåga att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer
• trivas med en roll som ”spindel i nätet” och att stödja cheferna med att identifiera och skapa förutsättningar för att driva enhetens uppdrag på ett effektivt sätt

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.

Övrigt:
Anställningen är tillsvidare, heltid, med tillträde snarast enligt överenskommelse. Placeringsort: någon av orterna där Pensionsmyndigheten har verksamhet. Arbetet kan innebära resor till våra kontor ute i hela landet. Pensionsmyndigheten och uppdraget skapar möjlighet för hybridarbete i överenskommelse med närmaste chef. Urvalstester kan komma att förekomma i rekryteringsprocessen. Vi tillämpar normalt sex månaders provanställning.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

För mer information:
För mer information om tjänsten kontakta enhetschef My Rabenius, telefon 010-454 28 96

Fackliga representanter:
Saco: Linda Modin, 010-454 33 36
ST: Helena Blomkvist, 010-454 28 53

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekyteringssajter och liknande.