Vi söker administrativt chefsstöd till avdelningschef

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.



Vi är ca 600 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad.



Beskrivning
Länsstyrelsen söker två till tre administrativa handläggare till tre avdelningar; beredskapsavdelningen, samhällsbyggnadsavdelningen och avdelningen för verksamhetsstöd.

Du kommer att arbeta som chefsstöd direkt underställd en avdelningschef.

Beredskapsavdelningen är en avdelning under uppstart som kommer hantera beredskaps- och säkerhetsfrågor, samt bestå av tre till fyra enheter.

Samhällsbyggnadsavdelningen består av sex enheter inom verksamhetsområdena regional tillväxt, samhällsplanering, social hållbarhet och kulturmiljö.

Avdelningen för verksamhetsstöd ger internt stöd till övriga avdelningar samt till länsledningen och består av fem enheter inom HR, ekonomi, verksamhetsutveckling, service och registratur.

Din arbetsplats blir på vårt kontor i Malmö med viss möjlighet att arbeta på distans hemifrån. Anställningen är tills vidare med tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar sex månaders provanställning.

Arbetsuppgifter
Länsstyrelsen Skåne är i ständig utveckling vilket ställer krav på oss att snabbt kunna ställa om, se synergier och hitta förbättringar för att vara kostnadseffektiva och leveranssäkra.

Arbetsuppgifterna innebär att vara "spindeln i nätet" och att samordna verksamheter med hög utvecklingstakt. Du ansvarar för kvalificerade administrativa arbetsuppgifter. Som chefsstöd stöttar du avdelningsledningen med en effektiv planering och samordning i linje med interna riktlinjer och rutiner inom myndigheten.

Du administrerar ledningsgruppsmöten och avdelningsövergripande beslutsprocesser, sammanställer material och underlag, samordnar svar på remisser, säkerställer att uppdrag driver framåt enligt tidplan samt utvecklar administrativa rutiner och processer. Du är även behjälplig med enklare arbetsuppgifter så som diarieföring, konferensbokningar, protokoll, beställningar och andra mer praktiska uppgifter och det är viktigt att du trivs med bredden i uppdraget.

Du är placerad direkt under en avdelningschef, men arbetar avdelningsövergripande. Dels tillsammans med hela avdelningens ledningsgrupp bestående av avdelningschef och enhetschefer, dels tillsammans med övriga administrativa handläggare knutna till andra avdelningar på Länsstyrelsen.

Kvalifikationer
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har akademisk examen som vi bedömer relevant för området och har erfarenhet av att arbeta som chefsstöd. Du har bred erfarenhet av att arbeta kvalificerat med administrativa arbetsuppgifter. Vi vill att du har förståelse för lednings- och styrningsprocesser samt beslutskedjan i större organisationer. Du har erfarenhet av utvecklings- och förändringsarbete, gärna kopplat till administrativa rutiner och processer.

Du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Som van administratör behärskar du samtliga Office-program och har allmänt god digital kompetens. Du har erfarenhet av att arbeta i digitala system för ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering.

Som person har du ett professionellt förhållningssätt, är van att arbeta med ordning och struktur och har en förmåga att se helheten och på så sätt kunna prioritera bland dina arbetsuppgifter.

Du är en god kommunikatör och förstår vikten av ett bra bemötande och har lätt för att arbeta såväl självständigt som tillsammans med andra. Du har en hög servicekänsla och finner det motiverande att vara behjälplig i avdelningens administrativa arbete genom att lösa problem i det stora och lilla genom samarbete och samverkan.

 

Säkerhetsklassning
Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därför ställer vi höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Vissa av våra anställningar är säkerhetsklassade och kan även innebära en krigsplacering vid myndigheten, vilket innebär att säkerhetsprövning behöver genomföras innan beslut om anställning fattas. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585).

 
Övrigt
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

https://www.lansstyrelsen.se/skane/dataskydd

https://www.lansstyrelsen.se/skane/om-oss/om-lansstyrelsen-skane.html