Vi söker dig som vill driva digitaliseringen av Formas arkiv

Välkommen till Formas, ett forskningsråd för hållbar utveckling! Vi finansierar forskning och innovation och tar fram kunskapsunderlag som ska bidra till att uppfylla FN:s globala hållbarhetsmål och Sveriges miljömål. Vi har stort fokus på samverkan med forskare och olika samhällsaktörer, såväl i Sverige som internationellt.

Formas har i dagsläget ett digitalt ärende- och diariehanteringssystem men vi har fortfarande kvar vårt pappersarkiv. En av dina huvuduppgifter blir att driva arbetet med avveckling av pappersarkivet, utveckling av dokumenthantering och i ett senare skede påbörja arbete med e-arkivlösningar.

Rollen som arkivarie

Din uppgift är att arbeta med och utveckla digital arkivhantering inom Formas. Som arkivarie arbetar du med att förvalta, vårda och tillhandahålla arkivbestånden genom att utföra ordnings- och förteckningsarbeten, gallra, delta i leveranser och omflyttningar av material. Du sköter även vården av närarkiv och arkivdepå. Du arbetar tillsammans med vår registrator, vår avdelning för digital verksamhetsutveckling och övriga delar i organisationen. Formas är också värdmyndighet åt Klimatpolitiska rådet som startade 2018, vilket innebär att Formas hanterar även den myndighetens diarium och arkiv.

I dina arbetsuppgifter ingår att:

- Ansvara för arkivet i enlighet med den verksamhetsbaserade arkivredovisningen
- Stödja verksamheten i hantering av allmänna handlingar och informationshantering
- Leda arbetet för utarbetandet av interna föreskrifter och handledningar inom området
- Vara drivande i utvecklingen av arkiv- och dokumenthanteringsfrågor
- Vara backup för Formas registrator och bidra vid arbetstoppar
- Hålla utbildningar/informationsinsatser för Formas medarbetare och chefer i arkiv- och     dokumenthanteringsfrågor,
- Göra utredningar av olika slag

Vem är du?

För att bli framgångsrik i rollen ser vi att du har flera års erfarenhet av arbete som arkivarie i offentlig sektor och med mycket god kännedom om hur lagstiftningen reglerar arkivverksamheten. Du har relevant akademisk examen, där 60 hp/40 p arkivvetenskap ingår. Du har tidigare arbetat med digital långtidslagring av information och har intresse för och kunskap inom system- och IT-frågor. Det är viktigt är att du är kommunikativ och har en pedagogisk förmåga. Du kommer att skriva rapporter och hantera många kontakter varför det är viktigt att du behärskar svenska och engelska i både tal och skrift.

Vi ser det även som meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i Platina och har systemvetenskaplig kompetens, utbildning eller motsvarande.

Som person är du målinriktad, strukturerad och har lätt för att samarbeta. Du är kvalitetsmedveten, initiativrik och delar aktivt med dig av ny kunskap och idéer, så att verksamheten kan utvecklas. Tiden använder du effektivt och du arbetar systematiskt, organiserat och metodiskt. Du ser till att arbetet slutförs och följer upp resultatet.
Du har ett grundläggande intresse för system- och IT-frågor och tycker att det är roligt med både utredning, utveckling, förvaltning och stöd.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Att jobba på Formas
Formas är en statlig myndighet med cirka 90 medarbetare. Våra verksamhetsområden omfattar miljö, areella näringar och samhällsbyggande. Det innebär att vi finansierar forskning och innovation som rör klimat, cirkulär ekonomi, livsmedel, skogs- och jordbruk, hav och vatten, stadsplanering. Därutöver utvecklar vi strategier, gör analyser, sammanställer kunskapsunderlag och kommunicerar om forskning och forskningsresultat. Vi arbetar aktivt för att ligga i framkant när det kommer till digitala lösningar och processer. Läs mer på: Så är det att jobba på Formas

Om anställningen
Du kommer att anställas som arkivarie och tillhöra Förvaltningsavdelningen. Anställningen är en tillsvidare anställning, inledningsvis med 6 månaders provanställning.
Vi erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter till alla. Vi tror på jämlikhet, inkludering, mångfald och värderar olika erfarenheter. Därför ser vi positivt på sökanden med olika bakgrunder.

Välkommen med din ansökan senast den 1 juni 2021. Låter detta spännande och du vill veta mer så är du välkommen att kontakta Karin Leth, förvaltningschef 072-208 18 65, karin.leth@formas.se eller Ann-Sofi Grapengiesser,
HR-specialist, 076-139 63 92, ann-sofi.grapengiesser@formas.se

Våra fackliga representanter är Petra Wallberg, Saco, 08-775 41 27 och Cathrine Beijer, ST, 08-775 40 31