Vi söker en administrativ assistent utöver det vanliga!

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Skarpnäcks stadsdelsförvaltning erbjuder dig en arbetsplats där ett aktivt medarbetarskap och ett tydligt ledarskap är grunden för att ge stockholmarna den bästa verksamheten. Eftersom vi gemensamt skapar vår arbetsmiljö är det viktigt med öppenhet, respekt och lyhördhet.



Beskrivning
Hammarbyhöjden/Björkhagens förskolor präglas av ett generöst och vänligt klimat med en öppenhet mellan förskolornas engagerade och kompetenta medarbetare.

Enheten Hammarbyhöjdens/Björkhagens förskolor består av 7 kommunala förskolor. Alla förskolorna gränsar till skog och natur som vi flitigt besöker tillsammans med barnen. På våra gårdar erbjuder vi många stationer som inbjuder våra barn till olika sorters skapande, bygg/konstruktion, odlande och som lockar till lek. Vi har egna kockar som lagar vår goda mat från grunden med stor del ekologiska och närodlade råvaror. I vår verksamhet arbetar vi mycket med hållbar utveckling. Mod, kraft och nyfikenhet är våra ledord för barn och vuxna.

I hela vår stadsdel finns en lång erfarenhet av utforskande och projektinriktat arbetssätt tillsammans med kompetenta barn och kollegor. Vår verksamhet präglas av värme och tydlighet i vårt gemensamma uppdrag där alla bidrar genom att ta ansvar och leda utveckling av vårt arbete. Mångfald och olikhet skapar kreativitet och utveckling. Vi tänker att lärande sker genom glädje, vänskap, fantasi, humor och lekfullhet.

Nu söker vi ett administrativt stöd som kan avlasta förskolechef och personal på förskolorna i enheten så att vi i ännu högre grad kan ägna oss åt kärnverksamheten med barnen. Vi erbjuder en spännande tjänst där du får chansen att ta mycket ansvar samt arbeta med varierande arbetsuppgifter i en lärande organisation.

Arbetsuppgifter
I rollen som administrativt stöd hos oss har du direktkontakt med ledning, personal, olika förvaltningar och familjer både via mejl och telefon.

Du tycker om att hjälpa till och tycker allt är möjligt med hjälp av struktur och god planering.

Du arbetar med att stötta chef och personal i olika personaladministrativa uppgifter som hantering av vikariebehov, rapportering i personalsystemen, avtalsskrivning med mera.

Du arbetar med handläggning kring arbetsmiljö (exempelvis tillbudsrapportering).

Du samordnar beställningar, kontering av fakturor samt kontakt med ekonomiavdelningen i dessa frågor.

Du samordnar förskolornas lokalfrågor, till exempel vid felanmälan och städhantering.

Dagligt arbete med enhetens diarieföring, arkivering och posthantering samt enhetens dokumentation (kallelser, protokoll med mera).

Handläggning av barnintag och sammanställning av statistiska underlag.

Enhetens stöd i IKT och övriga system som används.

Kvalifikationer
Du har lägst gymnasieutbildning. Har du därutöver utbildning på högre nivå med lämplig inriktning som skapar förståelse för uppdraget är det meriterande.

Du har dokumenterad flerårig erfarenhet av likvärdiga uppgifter.

Du har dokumenterad erfarenhet av arbete inom kommunal förvaltning eller annan större organisation.

Datorvana och förmåga att obehindrat kunna hantera IT-verktyg och bistå personal i IT-frågor är ett krav liksom erfarenhet av Officepaketet samt datoriserade administrativa system.

Du har förmåga att uttrycka dig obehindrat i svenska, både i tal och skrift.

Tidigare erfarenhet av arbete inom pedagogisk verksamhet är meriterande.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är ansvarsfull, serviceinriktad och noggrann samt trivs med att hjälpa andra. Du är en duktig administratör med god förmåga att prioritera bland många olika arbetsuppgifter. Du är van vid att arbeta självständigt. Vidare har du lätt för att skapa goda relationer och har god kommunikativ förmåga. Du trivs med att arbeta i ett högt tempo och är inte rädd för att hugga i där det behövs.

Då arbetet kräver stor flexibilitet och samarbetsförmåga med olika parter kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

 Förmåner
Som anställd har du friskvårdsbidrag och tillgång till motionslokal och du kan även köpa förmånligt träningskort till Stockholms stads simhallar med gym och träningsanläggningar. Det finns möjlighet till semesterväxling.





Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.