Vi söker en administratör inom dokumenthantering och diarieföring

Har du erfarenhet av att arbeta med dokumenthantering och diarieföring? Har du tidigare arbetat i, och besitter kunskap inom, ärendehanteringssystem? Kanske upprättar du kallelser, dagordningar och protokoll i ditt nuvarande arbete? Då kan du vara den vi letar efter!

Eskilstuna pastorat är fyra församlingar, två förskolor och en begravningsverksamhet. Stödfunktionen har en bred kompetens vilket gör att församlingarna kan fokusera på sin verksamhet. Inom stödfunktionen arbetar ett 20-tal medarbetare inom ekonomi, fastighet, HR, lön, bokning, växel, IT, kommunikation, kyrkobokföring och diarium.

Vi söker nu dig som vill bli en del av pastoratets stödfunktion i rollen som administratör inom dokumenthantering och diarieföring. Tjänsten är placerad i Kyrkans hus i centrala Eskilstuna. Varmt välkommen med din ansökan senast den 10/9! Urval och intervjuer kommer ske löpande så skicka gärna in din ansökan redan idag.

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som administratör kommer du ha ett övergripande ansvar för pastoratets dokumenthantering och diarieföring i systemet Public 360. Du kommer till stor del arbeta med att skapa och avsluta ärenden i vårt diarieföringssystem. I arbetet ingår att registrera och diarieföra såväl inkommande som utgående handlingar, liksom hantering av utlämnande av diarieförda handlingar. Vidare deltar du som sekreterare i Kyrkoråd och Kyrkofullmäktige, där du ansvarar för att upprätta kallelser, dagordningar och protokoll samt sköta hanteringen därtill så som påskrifter och anslag. Likaså upprätthåller du dokumenthanteringsplan och har hand om arkivering enligt fastställda riktlinjer. Vart fjärde år bistår du under kyrkovalet. I övrigt kan andra vanligt förekommande arbetsuppgifter i Kyrkans hus utgöra en del av tjänsten, exempelvis posthantering och bemanning av växeln.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• Gymnasieexamen
• Några års aktuell erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom dokumenthantering och diarieföring
• Tidigare erfarenhet av att skriva kallelser, dagordningar, protokoll etc.
• Goda kunskaper/aktuell erfarenhet av ärendehanteringssystem
• Goda kunskaper inom Officepaketet
• Goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift

Vi ser det som meriterande om du har:
• Högskoleutbildning inom informationsvetenskap, arkivvetenskap eller är diplomerad registrator alternativt utbildning arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Erfarenhet av dokumenthantering inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av ärendehanteringssystemet Public 360
• Erfarenhet av arkivering
• Grundläggande kunskaper av de lagar, förordningar och andra beslut som styr administrationen inom Svenska kyrkan

Vi söker dig som är en strukturerad och noggrann person som sätter stor vikt vid att hålla deadlines och leverera arbete av hög kvalitet. Genom att prioritera bland olika arbetsuppgifter hanterar du arbetsflödet på ett effektivt och metodiskt sätt. Du är självgående och tar egna initiativ då du har en god förmåga att identifiera vad som behöver göras. Din samarbetsförmåga är god och du trivs med att skapa och upprätthålla goda relationer med såväl kollegor som förtroendevalda. Du har hög integritet och hanterar känslig information med fullständig sekretess och professionalitet. Vid förändrade förutsättningar fokuserar du på alternativa möjligheter vilket gör dig både lösningsorienterad och flexibel.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och ser att du delar Svenska kyrkans grundläggande värderingar!

Vad erbjuder vi dig?
Vi erbjuder individuell lönesättning, ett generöst friskvårdsbidrag, möjlighet till flexibel arbetstid och distansarbete samt utbildningar som bidrar till din kompetensutveckling. Inte minst erbjuder vi dig kompetenta och engagerade medarbetare.

ÖVRIGT
I den här rekryteringen arbetar vi med arbetspsykologiska tester som en del av urvalet.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Vi använder e-rekrytering för att effektivisera och kvalitetssäkra rekryteringsarbetet. Alla dina uppgifter sparas på ditt CV-konto och du kan enkelt logga in och uppdatera dina uppgifter när du vill. Fyll därför i dina uppgifter så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv.

Dina personuppgifter behandlas i Visma Recruit under rekryteringsprocessen och i den utsträckning detta är nödvändigt för att uppfylla lagstiftningen. Ansökan raderas 24 månader efter avslut av rekryteringen. Om du har ett Visma Recruit-konto kan du använda redigeringen av din profil för att radera, ladda upp och redigera information.

Vid frågor gällande hur du söker tjänsten kontakta supporten på 0771693 693.

Varmt välkommen med din ansökan senast den 10/9!